The science behind happier workplaces

เนื่องด้วยช่วงที่ผ่านมาตั้งแต่ 2019 - 2021 ที่ คนทำงานทุกคน คงเริ่มเห็นแล้วว่า อะไรที่ดูเหมือนจะแน่นอนก็ไม่แน่นอน หลายแผนก็ไม่ได้ถูกนำมาปฎิบัติ เนื่องด้วย ความเปลี่ยนแปลงได้เกิดขึ้นอย่างรวดเร็ว เช่น การระบาดของโรค (Covid-19 Pandemic) และความไม่แน่นอนทางการเมือง ซึ่งช่วงหนึ่งนั้นมีความไวมาก ระดับที่หลายบริษัท ต้องเปลี่ยนจากการวางแผนราย 6 เดือน รายปี มาเป็นการจับตามอง ในทุกวัน ทุกสัปดาห์ เลยทีเดียว

และนั่น ก็ทำให้คำว่า V.U.C.A. ซึ่งเป็น ทฤษฎีด้านการจัดการในภาวะที่ไม่แน่นอน ยากจะอธิบาย โดยถูกใช้ในกลุ่ม ทหารสหรัฐฯ ช่วง ยุคสงครามเย็น กลับมาเป็นที่สนใจอีกครั้งหนึ่ง

หลายคนที่ไม่ได้ เรียนด้านบริหาร มาโดยตรง อาจจะมีข้อสงสัยว่า V.U.C.A. นั้นหมายถึงอะไร และ มีความสำคัญอย่างไร วันนี้ทางเราจึงขอนำเสนอ ทฤษฎีการจัดการ นี้ให้ผู้อ่านทุกคนได้ ทำการเรียนรู้ เพื่อที่จะนำเอาไป ดัดแปลงใช้งานจริง ในกาลข้างหน้า โดยวันนี้จะเป็น การนำเสนอความหมายของตัวย่อทั้ง 4 ให้เป็นที่เข้าใจกันอย่างชัดเจน รวมทั้งการรับมืออย่างคร่าวๆ ให้คุณนำไปใช้กันได้ทันที

V.U.C.A. Thai Infographic by Happily.ai
V.U.C.A. Infographic by Happily.ai

V = Volatility

หรือ ความผันผวนสูง ในระดับที่ เกินความคาดเดา ที่คุณจะทำนายแทบไม่ได้ ทุกอย่างเกิดขึ้นอย่างฉับพลัน เช่น อยู่ๆก็เกิด ประกาศ lockdown กระทันหัน, เกิดการก่อการร้ายจนต้องปิดเมืองชั่วคราว หรือเรื่องใกล้ตัวอย่างเช่น พนักงานคนสำคัญติด Covid-19 ทั้งๆที่ไม่ได้ออกไปไหนเลย โดยข้อนี้ค่อนข้างเด่นชัดมากในช่วงนี้ ที่สถานการณ์มักเปลี่ยนแปลงได้ไวมากๆดังตัวอย่างที่ยกมา

ทางออก: Learning Ability

คุณจะไม่ โซซัดโซเซ เหมือนโดน หมัดฮุก ซ้ำแล้วซ้ำเล่าบนเวทีมวย จากการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วหลายๆอย่าง ถ้าคุณมี ทักษะการเรียนรู้ การให้ความสำคัญใน Core Values ขององค์กร  รวมไปถึง การเปิดโอกาส ให้พนักงานได้นำเอา เทคนิคการทำงาน ระบบการทำงานใหม่ๆเข้ามาใช้รับมือกับ สิ่งแปลกๆ ที่เกิดขึ้นมาแบบทันทีทันใด นอกจากจะมีผลดีกับ ศักยภาพในการทำงาน ของพนักงานแล้ว ยังจะช่วยให้องค์กรของคุณ แข็งแกร่งเหมือน แมว 9 ชีวิต ที่ฆ่าไม่ตายเพราะ ปรับตัว และ วิวัฒนาการ ได้ตลอดเวลา

U = Uncertainty

อาจจะมองว่าคล้ายกับข้อก่อน แต่ข้อนี้คือ มักจะเกี่ยวข้องกับหลากปัจจัย ณ ช่วงเวลานั้น ที่มีผลต่อการตัดสินใจ เพราะไม่สามารถมั่นใจอะไรได้เลย เช่น วัคซีนจะมีผลลัพท์ที่ดีไหม ฉีดวัคซีนกันแล้ว แม้แต่เรื่องใกล้ตัวสุดที่ คุณไม่อาจทราบได้เลยจากข้างหน้าว่า พนักงานคนไหนเริ่มที่จะถอดใจ อยากจะลาออก แม้ในช่วงที่คุณต้องการ คนที่เป็นงานที่สุด

ทางออก: ใช้ Insight

การตัดสินใจโดย สัญชาตญาณ นั้นมักเกี่ยวข้องกับ การประมวลด้วยประสบการณ์ที่ผ่านมา ซึ่งในปัจจุบัน อาจใช้งานไม่ได้อีกแล้ว หรือ การใช้อารมณ์ว่า มันควรจะเป็นอย่างนั้นอย่างนี้ ทั้งๆที่ไม่ใช่เลย ดังนั้น คุณจึงต้องนำเอาศาสตร์แห่ง Data หรือ Data Science เข้ามาใช้วิเคราะห์เพื่อการก้าวต่อไป ตัวอย่างง่ายๆ ถ้าคุณใช้สัญาชาตญาณ คุณจะไม่รู้เลยว่าใครอยากจะลาออก ใครกำลังไม่พอใจในความเป็นไปในปัจจุบันภายในองค์กร ถ้าคุณใช้ Data เข้ามา อย่างการเก็บและประมวลผ่าน Happily.ai ซึ่งเป็น application ในการ ส่งเสริมความสุขในองค์กร จะสามารถวัดได้เลยว่า ทีมไหนมีสถานการณ์เป็นอย่างไร คนไหนกำลังมีความเสี่ยงในระดับที่คุณต้องลงไปช่วยเหลือโดยด่วน เป็นต้น

(ศึกษาเคสการใช้งานเบื้องต้น)

C = Complexity

ความสับสนนอกจากจะมาการเปลี่ยนแปลงอย่าฉับไว และความไม่ชัดเจนแล้ว ยังมาจากความซับซ้อนของสถานการณ์ได้อีกด้วย ซึ่งความซับซ้อนนั้น อาจมาจากหลากปัจจัย เช่น การมีข้อมูลที่มากเกินไปทั้งที่เป็นประโยชน์และไม่เป็นประโยชน์ การมีผู้ที่ได้และเสียประโยชน์เกี่ยวข้องกับสถานการณ์ที่เกิดขึ้นหลายฝักฝ่าย จนกระทั่งมีทางออกที่มีตัวเลือกมากมายเกินไป ทั้งในแง่บวกและแง่ลบ สิ่งเหล่านี้เป็นเรื่องที่น่าลำบากใจสำหรับกลุ่มผู้ตัดสินใจ หรือ Decision Makers อย่างมากว่า ควรจะจัดการด้วยทางเลือกใด?

ทางออก: ตั้งคำถามอยู่เสมอและอย่าลืมความสำคัญของทีมเวิร์ก

เมื่อตัวเลือกมากขึ้นเรื่อยๆ สิ่งที่คุณจำเป็นต้องทำคือ การตั้งคำถามอย่างสม่ำเสมอกับตัวเลือกต่างๆที่ปรากฎขึ้นมา แต่ไม่ใช่การตั้งคำถามไปเลื่อยเปื่อย แต่ต้องอิงกับจุดยืน หรือ core values ขององค์กร ในขณะเดียวกัน ก็อย่าลืมทีมเวิร์กด้วย เพราะสถานการณ์ที่ซับซ้อนแบบนี้ คุณยิ่งต้องพึ่งพาความเก่ง ความ expert ในแต่ละด้าน จากสมาชิกทีมของคุณมาช่วยในการตัดสินใจ และลงไปปฎิบัติเพื่อที่จะได้ฝ่าฟันสถานการณ์อันยุ่งยากนี้ออกไปได้ ดังนั้น อย่าลืมดูแลสมาชิกทีมของคุณให้ดี ด้วยระบบเหรียญ Recognition และ Reward จาก Happily.ai เพราะ

"สมาชิกทีมที่ได้รับความภาคภูมิใจนั้น มีแนวโน้มที่จะช่วยเหลือคุณได้ดีขึ้น รวมทั้งเป็นปัจจัยในความรอดปลอดภัยขององค์กรในระยะยาว"

A = Ambiguity

ในสถานการณ์ปัจจุบันที่เน้นการทำ social distance นั้น สิ่งที่เกิดขึ้นได้ง่าย คือ ความคลุมเครือ ซึ่งโดยทั่วไปนั้นมาจากการห่างไกลกัน มีการใช้ภาษากายแบบซึ่งหน้าน้อยลง การพูดคุยผ่านทางสื่อออนไลน์นั้น ไม่สามารถที่จะเข้าถึงจิตใจ ความคิดของอีกฝ่ายได้ดีนัก นำไปสู่สารพัด ความเข้าใจผิด ความไม่ไว้วางใจ ความหวาดระแวงซึ่งกันและกัน

ทางออก: Clear Communication

การสื่อสารในสถานการณ์แบบนี้ นั้น ต้องมีความโปร่งใส ชัดเจน มากพอที่จะสร้าง ความไว้วางใจ ให้กับทุกฝ่าย และทำให้ทีมมี ความไว้เนื้อเชื่อใจกัน โดย Happily.ai ได้มองเห็นปัญหา ความคลุมเครือด้านการสื่อสาร ที่ทำให้เกิด ภาวะไร้ความไว้เนื้อเชื่อใจกัน

Virtual Workplace Community - Happily Village
Happily Village - จุดศูนย์รวมการสื่อสารภายในองค์กร ในรูปแบบ Virtual Community

นำมาสู่ การพัฒนาการสื่อสารต่างๆในตัว Application ขึ้นมา ไม่ว่าจะเป็นระบบ Town Hall ที่คล้ายๆกับกระดานข่าว Pantip ภายในองค์กร ที่ช่วยให้พนักงานนั้นมีการทำกิจกรรมร่วมกันมากขึ้น รวมไปถึงการใช้ เหรียญ recognition เพื่อการชื่นชมกัน การให้ Peer Feedback ที่เรียกว่าเป็น การถามตรงๆว่า อย่างใดดี อย่างใดควรปรับปรุง และคำถามปลายเปิด จากหัวหน้าสู่ลูกทีม ที่ทำให้เรียนรู้ถึง ความรู้สึกนึกคิด กันมากยิ่งขึ้น

(ศึกษาเพิ่มเติมและทดลองใช้งาน คลิ๊กเลย!)