สร้างวัฒนธรรมองค์กรแบบ Hybrid ให้สำเร็จได้อย่างไร

แม้ว่าพนักงานส่วนใหญ่จะต้องกลับไปทำงานที่บริษัทในขณะที่เศรษฐกิจกลับมาดีขึ้นอีกครั้ง ผู้บริหารหลาย ๆ คนได้ระบุไว้ในการสำรวจของ McKinsey ว่าวัฒนธรรมองค์กรแบบ Hybrid จะยังคงอยู่ การระบาดครั้งนี้ทำให้องค์กรสามารถฝ่าฟันอุปสรรคทางวัฒนธรรมและเทคโนโลยีที่ขัดขวางการทำงานแบบระยะไกล (Remote work)ในอดีต ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงเชิงโครงสร้างในสถานที่ทำงานสำหรับคนส่วนใหญ่ จากการสัมภาษณ์ผู้บริหารระดับสูงเกี่ยวกับการทำงานแบบระยะไกล ทำให้เกิดความคิดเห็นที่หลากหลาย บางคนแสดงความมั่นใจว่าการทำงานแบบระยะไกลสามารถดำเนินต่อไปได้ ในขณะที่บางคนเห็นข้อดีแค่บางประการของการทำงานระยะไกล

คำถามที่ว่า การทำงานแบบระยะไกลเป็นผลดีต่อผลผลิตหรือไม่ จนถึงตอนนี้ยังมีความชัดเจนเพียงเล็กน้อยเท่านั้น และยังคงมีข้อโต้แย้งอย่างกว้างขวางเกี่ยวกับผลกระทบด้านประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงาน จากแบบสำรวจผู้บริโภคของ McKinsey ในเดือนพฤษภาคม ปี 2020 พบว่าพนักงาน 41% ตอบว่าพวกเขาทำงานจากที่บ้านได้อย่างมีประสิทธิภาพมากกว่าการทำงานในออฟฟิศ เนื่องจากพนักงานได้รับประสบการณ์การทำงานแบบระยะไกลในช่วงที่มีการระบาดใหญ่ ความมั่นใจในประสิทธิภาพการทำงานของพวกเขาจึงเพิ่มขึ้น และนายจ้างจำนวนมากก็เห็นเช่นเดียวกันว่าประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานนั้นดีขึ้นจากการทำงานจากระยะไกล แต่อุปสรรคอย่างหนึ่งต่อประสิทธิภาพการทำงานแบบระยะไกลคือการเชื่อมต่อ ในหลายพื้นที่ของประเทศที่กำลังพัฒนานั้นมีโครงสร้างพื้นฐานด้านการเชื่อมต่อที่ไม่ค่อยดีนักหรือแทบจะไม่มีเลย ดังนั้นภาครัฐและเอกชนจำเป็นต้องร่วมกันลงทุนและพัฒนาโครงสร้างพื้นฐานทางดิจิทัล

ในขณะที่พนักงานจำนวนมากมีความคุ้นเคยกับความสะดวกสบายและความยืดหยุ่นของการทำงานจากระยะไกล และมีความต้องการที่จะทำแบบนี้ต่อไป หลาย ๆ บริษัทก็กำลังผลักดันให้พนักงานของพวกเขากลับมาทำงานที่ออฟฟิศ เพื่อให้เป็นประโยชน์ต่อทุกฝ่ายมากที่สุด หลาย ๆ องค์กรจึงนำการผสมผสานระหว่างการให้พนักงานกลับเข้าไปทำงานที่ออฟฟิศและการทำงานแบบระยะไกลมาใช้ แต่การทำงานแบบผสมผสานหรือ Hybrid นี้ ไม่ใด้เป็นแค่เพียงการกำหนดอย่างง่าย ๆ ว่าพนักงานควรเข้าไปทำงานที่ออฟฟิศหรือทำงานจากที่บ้านวันไหนบ้าง วัฒนธรรมการทำงานแบบ Hyrbid จะประสบความสำเร็จได้ก็ต่อเมื่อบริษัทมีการปฏิบัติต่อพนักงานทุกคนเหมือนพวกเขากำลังทำงานจากระยะไกล ซึ่งนั่นหมายความว่าพนักงานทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูล ผู้คน และเครื่องมืออย่างเดียวกันได้ และมีโอกาสในการประสบความสำเร็จอย่างเท่าเทียมกัน

5 วิธีสำหรับผู้นำในการสร้างวัฒนธรรมแบบ Hybrid

จากบทความของ James Stanier, Michael Li, และ Jesse Anderson ใน Havard Business Review ได้นำเสนอ 5 วิธีสำหรับผู้นำในการสร้างวัฒนธรรมแบบ Hybrid ได้อย่างประสบความสำเร็จ ดังนี้

1. ใช้การสื่อสารแบบ Asynchronous หรือ การสื่อสารแบบไม่เรียลไทม์

เมื่อพนักงานทำงานจากหลาย ๆ ที่ ผู้นำจะต้องมั่นใจว่าพนักงานทุกคนมีโอกาสและมีส่วนร่วมในการสื่อสารอย่างเท่าเทียมกัน ซึ่งโดยทั่วไปสามารถทำได้โดยเปลี่ยนจากการสื่อสารแบบเรียลไทม์ไปเป็นการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรหรือที่สามารถบันทึกไว้ เช่น แทนที่การประชุมในแต่ละวันด้วยการอัปเดตผ่านการพิมพ์ข้อความสั้น ๆ ในห้องแชท หรือใช้เอกสารที่อำนวยความสะดวกให้กับพนักงานในการแบ่งปันความคิดเห็น หากมีความจำเป็นที่จะต้องสื่อสารแบบเรียลไทม์ คุณสามารถนำเทคโนโลยีมาช่วยในการบันทึกข้อมูลการสนทนานั้น ๆ เช่น การบันทึกการประชุมที่จัดขึ้นใน Zoom และ Google Meets หรือคุณอาจใช้การถอดเสียงโดยอัตโนมัติจากวิดีโอคอล

2. กำหนดขอบเขตการสื่อสารให้ชัดเจน

ผู้นำต้องตั้งกฎเกณฑ์การมีส่วนร่วมของพนักงานในการเข้าใช้งานในทุก ๆ แพลตฟอร์มการสื่อสาร ทั้งทางอีเมล ข้อความแชท และวิดีโอคอล โดยให้ระดับความสำคัญและความเร่งด่วนที่แตกต่างกันไป คุณต้องกำหนดความคาดหวังในการใช้แต่ละแพลตฟอร์มอย่างชัดเจน เช่น จะเป็นอะไรไหมถ้าพนักงานจะไม่ตอบข้อความในแชทจนกว่าจะถึงวันถัดไป? แล้วในอีเมลล่ะ? พนักงานทุกคนต้องย้อนดูบันทึกการประชุมที่พวกเขาไม่สามารถเข้าร่วมได้หรือไม่? กฎเหล่านี้สามารถลดความวิตกกังวลและความกลัวของพนักงานที่จะพลาดโอกาสในการสื่อสารได้ และมากไปกว่านั้นคุณต้องแนะนำให้พนักงานของคุณบันทึกเวลาการทำงานรวมถึงเวลาการลาพักร้อนอย่างชัดเจนในปฏิทินของพวกเขาในแบบที่ผู้อื่นสามารถมองเห็นได้ เพื่อที่จะได้ไม่มีการขัดจังหวะหรือรบกวนเวลาของกันและกัน

3. จัดเก็บเอกสารข้อมูลสำคัญอย่างถาวรและเข้าถึงได้

คุณต้องจัดเก็บเอกสารสำหรับข้อมูลสำคัญอย่างถาวรและให้ค้นหาได้สำหรับทั่วทั้งบริษัท เพื่อช่วยให้ขั้นตอนการตัดสินใจมีประสิทธิภาพมากขึ้นสำหรับพนักงาน ทีม และแผนกต่าง ๆ ตัวอย่างเช่น ในทีมซอฟต์แวร์สามารถเขียนการออกแบบฟีเจอร์ใหม่และรายการการเปลี่ยนแปลงลงในระบบได้ และเอกสารการออกแบบเหล่านี้ถูกเก็บไว้เพื่อให้ทีมงานวิศวกรในอนาคตเข้าใจได้ดียิ่งขึ้นว่าทำไมการตัดสินใจเหล่านั้นจึงเกิดขึ้น สิ่งนี้เป็นเหมือนขุมทรัพย์สำหรับพนักงานใหม่ที่ต้องการค้นหาที่มาที่ไปของงานที่พวกเขากำลังทำอยู่ นอกจากนี้ การส่งเสริมวัฒนธรรมในการเขียนข้อเสนอและการออกแบบอย่างเปิดเผยโดยที่ผู้อื่นสามารถเข้ามาแสดงความคิดเห็นได้นั้น จะช่วยให้พนักงานมีความเข้าใจและมีส่วนร่วมในการสนับสนุนทิศทางการทำงานโดยรวมของบริษัท และยังช่วยเพิ่มขวัญกำลังใจและความรู้สึกความเป็นเจ้าของงานให้กับพนักงานอีกด้วย

4. สื่อสารอย่างทั่วถึง

ในที่ทำงาน แต่ละวันจะเต็มไปด้วยการสนทนาแบบตัวต่อตัวเพื่อเผยแพร่และแบ่งปันข้อมูล นี่อาจเป็นวิธีการสื่อสารที่ใช้การได้ในที่ทำงานขนาดเล็ก แต่เมื่อพนักงานไม่ได้อยู่รวมกันในที่ทำงาน ผู้นำจำเป็นต้องพัฒนาวัฒนธรรมการสื่อสารผ่านการเขียนหรือบันทึกข้อความ คุณสามารถเริ่มด้วยการเขียน Newsletter เป็นประจำถึงพนักงานของคุณ หรือบันทึกข้อความประจำสัปดาห์เพื่อส่งให้ทีมทุก ๆ ต้นสัปดาห์ มากไปกว่านั้น คุณต้องส่งเสริมให้ทีมของคุณแบ่งปันความสำเร็จของพวกเขาโดยเริ่มด้วยการสรุปสิ่งที่พวกเขากำลังทำอยู่ให้กับสมาชิกในทีม และต่อไปอาจแบ่งปันข้อมูลนั้นกับทีมอื่น ๆ ในแผนกของพวกเขา วัฒนธรรมการแบ่งปันนี้มักจะส่งเสริมให้มีการแบ่งปันกันต่อไป

5. ให้สิทธิ์ในการใช้เครื่องมือกับพนักงานทุกคน

เพื่อให้การทำงานระยะไกลมีประสิทธิภาพมากขึ้น คุณจำเป็นต้องให้พนักงานทุกคนใช้และมีสิทธิ์เข้าถึงเครื่องมือที่เหมือนกัน เช่นการใช้ซอฟต์แวร์ในการทำงานร่วมกัน ซึ่งผู้เข้าร่วมหลายคนสามารถแก้ไขและแสดงความคิดเห็นได้ เครื่องมือที่ว่านี้ยังสามารถมาในรูปแบบของสิ่งที่พนักงานสามารถเข้าถึงได้จากที่บ้านของพวกเขา เช่นการเสนอค่าตอบแทนในการทำงานจากที่บ้านให้กับพนักงานเพื่อปรับปรุงพื้นที่ในการทำงานที่บ้าน หากการทำงานแบบ Hybrid เป็นทางเลือกหนึ่งสำหรับพนักงานของคุณ บริษัทก็มีหน้าที่รับผิดชอบในการอำนวยความสะดวกให้พนักงานสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุดและประสบความสำเร็จได้จากทุกที่

ในขณะที่หลาย ๆ องค์กรเริ่มให้พนักงานกลับไปทำงานที่บริษัท วัฒนธรรมองค์กรแบบ Hybrid ก็จะยังคงอยู่ต่อไปและอาจถูกนำมาใช้อย่างแพร่หลายขึ้น หากผู้นำหรือผู้จัดการไม่สามารถส่งเสริมวัฒนธรรมการทำงานแบบ Hybrid ได้เป็นอย่างดี พนักงานของคุณจะทำงานได้อย่างไม่มีประสิทธิภาพเท่าที่ควร เพื่อให้เป็นประโยชน์ต่อทั้งองค์กร ผู้นำ และพนักงาน ผู้นำจำเป็นต้องทำให้พนักงานมีโอกาสเข้าถึงการสื่อสาร เครื่องมือในการสื่อสาร และเอกสารข้อมูลสำคัญของบริษัทอย่างเท่าเทียมกัน พร้อมทั้งตั้งกฎเกณฑ์การมีส่วนร่วมของพนักงานอย่างชัดเจน สิ่งนี้จะทำให้คุณสร้างวัฒนธรรมองค์กรแบบ Hybrid ให้ประสบความสำเร็จมากที่สุด

เอกสารอ้างอิง

[1] https://hbr.org/2022/03/what-great-hybrid-cultures-do-differently

[2] https://www.mckinsey.com/featured-insights/future-of-work/whats-next-for-remote-work-an-analysis-of-2000-tasks-800-jobs-and-nine-countries

[3] https://www.conference-board.org/pdfdownload.cfm?masterProductID=20874

[4] https://www.mckinsey.com/featured-insights/future-of-work/what-800-executives-envision-for-the-postpandemic-workforce

[5] Photo by Tina Witherspoon on Unsplash