วิธีดำเนินการและวิเคราะห์แบบสอบถาม Employee Engagement

จากรายงาน "State of the Global Workplace" ของ Gallup ปี 2022 กล่าวว่า จากพนักงานทั้งหมดที่เข้าร่วมการสำรวจ มีพนักงานเพียง 21% เท่านั้นที่มีสถานที่ทำงานที่ทำให้พวกเขารู้สึกมีส่วนร่วมกับองค์กร ซึ่งเป็นตัวเลขที่ค่อนข้างต่ำ และเป็นที่ทราบกันดีว่าระดับความผูกพันหรือมีส่วนร่วมต่อองค์กรของพนักงานหรือ Employee Engagement เป็นปัจจัยที่มีความสำคัญในความสำเร็จขององค์กร เพราะสิ่งนี้ส่งผลกระทบต่อ Well-being หรือสุขภาวะของพนักงาน, ประสิทธิผลของงาน, ความพึงพอใจในงาน และประสิทธิภาพโดยรวมทั้งหมดขององค์กร อย่างไรก็ตาม หากองค์กรไม่ได้มีความเข้าใจถึงตัวขับเคลื่อนความผูกพันต่อองค์กรที่เหมาะสมแล้ว ผู้นำองค์กรอาจประสบปัญหาในการสร้างกลยุทธ์ที่มีประสิทธิภาพในการพัฒนาระดับ Employee Engagement ให้ดีขึ้นได้  ดังนั้นจึงมีความจำเป็นอย่างยิ่งที่ต้องดำเนินการสำรวจ Employee Engagement ในองค์กรเพื่อให้ได้ข้อมูลเชิงลึกเพิ่มมากขึ้นเกี่ยวกับความรู้สึกนึกคิดของพนักงานที่มีต่องาน ต่อองค์กร และต่อสภาพแวดล้อมการทำงานของพวกเขา โดยแบบสำรวจหรือแบบสอบถามนี้จะให้ข้อมูลที่มีประโยชน์ต่อผู้นำองค์กร และทำให้ผู้นำสามารถบอกได้ถึงจุดที่ต้องการปรับปรุง สามารถพัฒนาแนวทางการปรับเปลี่ยนพฤติกรรมที่ตรงกับกลุ่มเป้าหมาย และเพิ่ม Employee Engagement ที่นำไปสู่การเพิ่ม Well-being ของพนักงาน, ประสิทธิผลการทำงาน, การรักษาพนักงานให้อยู่กับองค์กร และความสำเร็จขององค์กรโดยรวม

ในบทความนี้ เรานำเสนอเนื้อหาดังต่อไปนี้

• แบบสอบถาม Employee Engagement คืออะไร?
• องค์กรควรดำเนินการสำรวจ Employee Engagement บ่อยแค่ไหน?
• ผู้นำและผู้จัดการดำเนินการสำรวจ Employee Engagement ได้อย่างไร?
• ผู้นำและผู้จัดการรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลจากแบบสอบถาม Employee Engagement ได้อย่างไร
• ตัวอย่างวิธีการรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลจากแบบสอบถาม Employee Engagement

แบบสอบถาม Employee Engagement คืออะไร?

แบบสอบถาม Employee Engagement เป็นเครื่องมือหนึ่งที่ใช้ในองค์กรเพื่อวัดระดับความพึงพอใจ แรงจูงใจ และความมุ่งมั่นของพนักงานที่มีต่องานและองค์กร แบบสอบถามนี้จะรวบรวมข้อมูลผ่านชุดคำถามมาตรฐานที่ช่วยระบุตัวขับเคลื่อน Engagement และจุดที่ต้องปรับปรุง

องค์กรควรดำเนินการสำรวจ Employee Engagement บ่อยแค่ไหน?

ความถี่ของการดำเนินการสำรวจ Employee Engagement ขึ้นอยู่กับหลายปัจจัย เช่น ขนาดขององค์กร ประเภทอุตสาหกรรม และระดับการเปลี่ยนแปลงภายในองค์กร โดยทั่วไปแล้วองค์กรดำเนินการสำรวจ Employee Engagement ปีละหนึ่งครั้ง แต่ในบางบริษัทเลือกที่จะดำเนินการถี่กว่านี้ เช่น ดำเนินการทุกหกเดือนหรือทุกไตรมาส อย่างไรก็ตาม การดำเนินการสำรวจ Employee Engagement บ่อย ๆ สามารถช่วยให้องค์กรสามารถติดตามความก้าวหน้าในการดำเนินการด้านต่าง ๆ ระบุถึงการเปลี่ยนระดับ Employee Engagement และปรับแผนการดำเนินงานแบบเรียลไทม์หรือดำเนินการได้อย่างรวดเร็วมากยิ่งขึ้น

ผู้นำและผู้จัดการดำเนินการสำรวจ Employee Engagement ได้อย่างไร?

ดำเนินการสำรวจ Employee Engagement มีหลายขั้นตอน ดังนี้

• กำหนดจุดประสงค์ของการสำรวจ: ระบุสิ่งที่ต้องการสำรวจอย่างเฉพาะเจาะจง เช่น ความพึงพอใจของพนักงาน แรงจูงใจ และการมีส่วนร่วมต่องานและองค์กร
• เลือกเครื่องมือที่เหมาะสม: เลือกเครื่องมือในการสำรวจที่ได้รับการรับรอง เชื่อถือได้ และตรงต่อความต้องการใช้งานขององค์กร และทำให้แน่ใจได้ว่าเครื่องมือในการสำรวจนี้ง่ายต่อการใช้งาน การเข้าถึง สำหรับพนักงานทุกคนและสามารถให้ข้อมูลเชิงลึกได้
• ทำให้แน่ใจว่าเป็นความลับและปกปิดตัวตนของผู้ทำแบบสอบถาม: สื่อสารกับพนักงานว่าการตอบคำถามของพวกเขาจะเป็นความลับและไม่เปิดเผยตัวตน สิ่งนี้ทำให้พนักงานตอบความจริงและให้ฟีดแบ็กที่เปิดกว้าง นำไปสู่ข้อมูลที่มีความถูกต้องแม่นยำมากยิ่งขึ้น
• กำหนดเวลาในการตอบแบบสอบถาม: กำหนดเวลาในการตอบแบบสอบถามที่ให้พนักงานมีเวลาเพียงพอในการตอบแบบสอบถามให้เสร็จและให้เวลาองค์กรในการวิเคราะห์ข้อมูล
• สื่อสารกับพนักงาน: โดยสามารถทำผ่านขั้นตอนตั้งแต่เริ่มแนะนำการทำแบบสำรวจจนถึงการติดตามผล สิ่งนี้จะช่วยส่งเสริมการเข้าร่วมการสำรวจและพัฒนาคุณภาพของการตอบแบบสอบถาม
• วิเคราะห์ข้อมูลที่ได้จากแบบสอบถาม: เมื่อพนักงานทำแบบสอบถามเสร็จเรียบร้อยแล้ว ต่อไปก็คือการวิเคราะห์ข้อมูลที่ได้มาเพื่อระบุถึงจุดที่ต้องปรับปรุง การวิเคราะห์นี้รวมไปถึงการแบ่งข้อมูลออกเป็นส่วน ๆ สามารถแบ่งได้จาก แผนกงาน อายุ เพศ และข้อมูลทางสถิติประชากรอื่น ๆ ที่บอกถึงข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับระดับ Engagement ของพนักงานทั่วทั้งองค์กร
• พัฒนาแผนการดำเนินการ: แผนการดำเนินการที่นำมาจากผลของแบบสำรวจเพื่อที่จะแก้ไขจุดที่ต้องปรับปรุง ซี่งรวมไปถึงการปรับเปลี่ยนพฤติกรรมกลุ่มเป้าหมายเช่น การฝึกอบรมและการพัฒนา การสื่อสารที่ดีขึ้น การชื่นชมยอมรับและการให้รางวัล หรือการเปลี่ยนแปลงนโยบายในที่ทำงาน
• เฝ้าติดตามความก้าวหน้า: ติดตามความก้าวหน้าและการเปลี่ยนแปลงระดับ Engagment อยู่เสมอเพื่อประเมินประสิทธิภาพของการปรับเปลี่ยน และเพื่อปรับแผนการดำเนินการให้เหมาะสม

ด้วยการดำเนินการตามขั้นตอนที่ได้กล่าวมานี้ ผู้นำและผู้จัดการสามารถดำเนินการและวิเคราะห์แบบสำรวจ Employee Engagement เพื่อได้รับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับความรู้สึกนึกคิดของพนักงานและทัศนคติของพวกเขาที่มีต่องานและองค์กร สิ่งนี้สามารถช่วยพัฒนา Employee Engagement ให้ดียิ่งขึ้น และนำไปสู่ Well-being ของพนักงานที่ดีขึ้น Productivity ที่เพิ่มขึ้น การรักษาพนักงานให้อยู่กับองค์กรนานขึ้น และความสำเร็จขององค์กรในภาพรวม

ผู้นำและผู้จัดการรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลจากแบบสอบถาม Employee Engagement ได้อย่างไร

การเก็บรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลจากแบบสอบถาม Employee Engagement เป็นสิ่งสำคัญในการทำความเข้าใจความต้องการและความกังวลของพนักงานและสำคัญต่อการพัฒนาสภาพแวดล้อมการทำงานให้ดีขึ้น ผู้นำองค์กรและผู้จัดการสามารถเก็บรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลแบบสำรวจ Employee Engagement ด้วยการดำเนินการตามขั้นตอนดังต่อไปนี้

1. ออกแบบแบบสอบถาม: ขั้นตอนแรกคือการออกแบบแบบสอบถามที่รวมชุดคำถามที่เกี่ยวข้องกับเป้าหมายและจุดประสงค์ขององค์กร แบบสอบถามนี้ควรครอบคลุมหลาย ๆ มุมมองของสภาพแวดล้อมการทำงาน รวมไปถึง ความพึงพอใจในงาน วัฒนธรรมองค์กร สภาวะผู้นำ และการสื่อสาร
2. แจกจ่ายแบบสอบถาม: เมื่อออกแบบแบบสอบถามเรียบร้อยแล้ว แบบสอบถามจะถูกส่งไปยังพนักงานทุกคน โดยการแจกจ่ายแบบสอบถามสามารถทำได้หลายช่องทาง เช่น ผ่านเครื่องมือออนไลน์ ผ่านซอฟแวร์ ผ่านการส่งอีเมล หรือทำผ่านแบบสอบถามในรูปแบบกระดาษ
3. รวบรวมข้อมูล: หลังจากที่แจกจ่ายแบบสอบถามแล้ว ข้อมูลการตอบแบบสอบถามควรเก็บรวบรวมไว้ที่เก็บส่วนกลาง โดยสามารถเก็บข้อมูลไว้บนแผ่นงาน Excel หรือเครื่องมือแบบสอบถามออนไล์ที่มีการเก็บรวมรวมข้อมูลไว้ให้ เช่น Google Form
4. วิเคราะห์ข้อมูล: ขั้นตอนต่อไปคือการวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อบ่งชี้ถึงแนวโน้มและรูปแบบ โดยการแบ่งข้อมูลเป็นส่วนตามข้อมูลสถิติประชากร (เช่น เพศ อายุ อายุงาน แผนก และอื่น ๆ ) แล้วเปรียบเทียบข้อมูลที่ได้ (ปัจจุบัน) กับข้อมูลเก่าที่ได้จากแบบสอบถามก่อนหน้านี้ และจัดลำดับความสำคัญในการแก้ปัญหาสิ่งที่ต้องปรับปรุงแก้ไข ในขั้นตอนนี้สามารถนำเสนอข้อมูล เทรนด์ และรูปแบบที่ได้ด้วยการสร้างแผนภูมิและกราฟ และดำเนินการวิเคราะห์ทางสถิติเพื่อหาความสอดคล้องและความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูลที่ได้จากคำถามที่แตกต่างกัน
5. แชร์ผลการวิเคราะห์ข้อมูล: หลังจากที่วิเคราะห์ข้อมูลไปแล้ว ผลที่ได้ควรนำไปแชร์กับผู้นำองค์กรและผู้จัดการ โดยสามารถทำผ่านการนำเสนองานหรือรายงานที่ไฮไลท์ข้อค้นพบหลักและข้อแนะนำสำหรับการปรับปรุงพัฒนาจุดที่มีปัญหา
6. ดำเนินการตามผลที่ได้: ขั้นตอนสุดท้าย ผู้นำองค์กรและผู้จัดการควรดำเนินการตามผลของแบบสอบถาม โดยจะเกี่ยวข้องกับการปรับใช้นโยบายใหม่หรือริเริ่มโครงการใหม่เพื่อพัฒนา Employee Engagement หรือเพื่อปรับปรุงปัญหาที่ค้นพบจากข้อมูลในแบบสอบถาม

ตัวอย่างวิธีการรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลจากแบบสอบถาม Employee Engagement

นี่คือตัวอย่างของการเก็บรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลจากแบบสอบถาม Employee Engagement ในเรื่อง Well-being ของบริษัทหนึ่ง

1. ออกแบบแบบสอบถาม
   บริษัทออกแบบแบบสอบถามที่ถามคำถามที่เกี่ยวกับ Well-being ของพนักงาน เช่น
   คุณรู้สึกเครียดกับงานหรือมีงานมากเกินจนรู้สึกไม่ไหว?
   จาก 0 ถึง 10 คุณให้คะแนนตัวเองในการแบ่งความสมดุลระหว่างงานและชีวิตส่วนตัวของคุณเท่าใด? (จากแย่ไปดีมาก)
   คุณรู้สึกว่ากำลังตกอยู่ภายใต้แรงกดดันที่ไม่ค่อยจะโอเค?
   ช่วงนี้มีเรื่องอะไรที่ทำให้คุณนอนไม่หลับบ้างไหม?
   คุณพักเบรคระหว่างวันทำงานบ่อยแค่ไหน?
2. แจกจ่ายแบบสอบถาม
   แบบสอบถามถูกส่งไปให้กับพนักงานทุกคนผ่านเครื่องมือแบบสำรวจออนไลน์
3. เก็บรวบรวมข้อมูล
   คำตอบจากแบบสอบถามถูกรวบรวมด้วยการใช้เครื่องมือแบบสำรวจออนไลน์ไปไว้ที่ส่วนกลาง
4. วิเคราะห์ข้อมูล
   ข้อมูลจากการสำรวจถูกวิเคราะห์ด้วยการสร้างแผนภูมิและกราฟที่นำเสนอข้อมูลให้มองเห็นได้อย่างง่าย ตัวอย่างเช่น บริษัทสามารถสร้างแผนภูมิแสดงจำนวนเปอร์เซ็นต์ของพนักงานที่รู้สึกเครียดเรื่องงาน และข้อมูลยังสามารถวิเคราะห์ทางสถิติเพื่อระบุถึงความสอดคล้องและความสัมพันธ์ระหว่างคำถามต่าง ๆ ในแบบสอบถามอีกด้วย ตัวอย่างเช่น บริษัทสามารถมองเห็นว่ามีความสัมพันธ์ระหว่าง Work-life Balance กับความพึงพอใจในงาน หรือไม่
5. แชร์ผลการวิเคราะห์
   ผลจากแบบสอบถามถูกแชร์ให้กับผู้นำองค์กรและผู้จัดการผ่านรายงานที่ไฮไลท์ข้อค้นพบที่สำคัญและคำแนะนำสำหรับการพัฒนาปรับปรุง ตัวอย่างเช่น รายงานอาจแนะนำให้บริษัทเสนอการปรับการทำงานให้ยืดหยุ่นมากขึ้นเพื่อพัฒนาเรื่อง Work-life Balance หรืออาจแนะนำผู้จัดการให้จัดประชุม 1:1 กับลูกทีมเพื่อปรับปรุงเรื่องการจัดลำดับความสำคัญของงานเพื่อช่วยเรื่องความเครียดในการจัดการงาน
   ศึกษาข้อมูลเพิ่มเติมจากคู่มือและเทมเพลตการประชุม 1:1 ของเรา
6. ดำเนินการตามผลการสำรวจ
   บริษัทดำเนินการตามผลที่ได้จากการสำรวจ ตัวอย่างเช่น บริษัทอาจใช้นโยบายการทำงานแบบยืดหยุ่น หรือเสนอสวัสดิการด้านการดูแลสุขภาพกายและสุขภาพจิตใจแก่พนักงาน หรือผู้จัดการจัดการประชุม 1:1 พูดคุยกับลูกทีมเพื่อช่วยเหลือด้านความเครียดที่เกิดจากการทำงาน

แบบสอบถาม Employee Engagement มุ่งเน้นเรื่อง Well-being ของพนักงานที่ให้ข้อมูลเชิงลึกที่เป็นประโยชน์ ที่ทำให้องค์กรสามารถดำเนินการเพื่อพัฒนาและปรับปรุง Well-being ความพึงพอใจ และการมีส่วนร่วมของพนักงานในองค์กร

บทสรุป

Employee Engagement สำคัญต่อความสำเร็จของทุกองค์กร และการดำเนินการสำรวจ Employee Engagement ทำให้องค์กรเข้าใจความรู้สึกนึกคิดของพนักงาน ด้วยขั้นตอนการดำเนินการสำรวจ Employee Engagement ความถี่ของการสำรวจ และวิธีเก็บรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลที่กล่าวมาในบทความนี้จะช่วยให้ผู้นำองค์กรสามารถตัดสินใจเพื่อพัฒนาระดับ Employee Engagement ของพนักงานและขับเคลื่อนความสำเร็จขององค์กรในภาพรวมได้

โปรดระลึกไว้เสมอว่าการดำเนินการสำรวจ Employee Engagement อย่างง่ายนี้ยังไม่เพียงพอต่อการพัฒนาระดับ Employee Engagement แต่องค์กรยังต้องดำเนินการตาม Feedback ที่ได้รับมา แล้วสื่อสารกับพนักงานเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นจากการดำเนินการตาม Feedback นี้ และเฝ้าติดตามความก้าวหน้าเป็นระยะ ๆ เพื่อทำให้แน่ใจได้ว่าระดับ Employee Engagement ในองค์กรนี้ดีขึ้น อย่ารอนานไปกว่านี้ เริ่มดำเนินการตั้งแต่ขั้นตอนแรกด้วยการทำให้พนักงานรู้สึกมีส่วนร่วมและมีประสิทธิภาพในการทำงานมากขึ้นด้วยการดำเนินการสำรวจ Employee Engagement กันเลยตั้งแต่วันนี้!