เคล็ดลับที่ทำให้การประชุม One-on-Ones มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

การประชุมแบบตัวต่อตัว หรือ One-on-One

ในสถานการณ์ที่เกิดการเปลี่ยนแปลงอย่างยิ่งใหญ่จากการระบาดของโควิด-19 การทำงานได้เปลี่ยนรูปแบบอย่างเห็นได้ชัด ตั้งแต่การทำงานที่บ้าน และในปัจจุบันที่มีแนวโน้มมาเป็นการทำงานแบบผสมผสาน คือทำทั้งที่บ้านและที่ทำงาน ทำให้การประชุมออนไลน์เป็นที่นิยมพุ่งสูงขึ้น เห็นได้จากการก้าวกระโดดของเครื่องมือการประชุมออนไลน์อย่าง Zoom ที่เติบโตเร็วแบบก้าวกระโดดในช่วงที่ผ่าน โดยมีการเปิดเผยยอดขายที่เพิ่มสูงขึ้นถึง 370% ในช่วงสามเดือนสุดท้ายของปี 2020 เมื่อเทียบกับช่วงเวลาเดียวกันในปี 2019 คือมียอดขายสูงถึง 882.5 ล้านเหรียญสหรัฐ ดังนั้นคนทำงานในปัจจุบันได้ใช้เวลาไปกับการประชุมอย่างมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้จัดการหรือหัวหน้าทีมที่ต้องดูแลลูกทีม โดยการดูแลสมาชิกภายในทีมนี้รวมไปถึงการประชุมแบบตัวต่อตัวหรือ One-on-Ones อีกด้วย ซึ่งการใช้เวลาในการประชุมนี้จะมากหรือน้อยขึ้นอยู่กับขนาดของทีมด้วย และด้วยสถานการณ์ที่ทุกคนต่างก็มีตารางประชุมกันแน่นขึ้น โดยเวลาเฉลี่ยที่ใช้ในการประชุมอยู่ที่ 21.5 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ ในขณะที่เวลาในการประชุมช่วงก่อนหน้าเกิดการแพร่ระบาดใช้เพียงแค่ 14.2 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ และ Reclaim.ai ยังพบอีกว่าการประชุม One-on-Ones ช่วยทำให้งานและองค์กรขับเคลื่อนได้ในช่วงการระบาด โดยมีการประชุมเพิ่มขึ้นมาใหม่ถึง 79.6%

ในฐานะของผู้จัดการหรือหัวหน้าทีมเรามีวิธีที่จะทำให้การประชุม One-on-Ones มีประสิทธิภาพ โดยใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพและได้ผลลัพธ์จากการประชุมทั้งต่อลูกทีมและหัวหน้าทีม

เคล็ดลับสำหรับการประชุม One-on-Ones ที่มีประสิทธิภาพ

จากบทความของ HBR ผู้เขียน Rebecca Knight ได้แนะนำเคล็ดลับที่ทำให้การประชุม One-on-Ones มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นแก่ผู้จัดการ ผ่านมุมมองและความคิดเห็นของผู้เชี่ยวชาญสองท่านได้แก่ Elizabeth Grace Saunders, ผู้แต่งหนังสือ How to Invest Your Time Like Money และผู้ก่อตั้ง Real Life E Time Coaching & Training และ Margaret Moore, CEO ของ Wellcoaches Corporation และผู้ร่วมแต่งหนังสือเรื่อง Organize Your Emotions, Optimize Your Life

โดย Saunders ได้กล่าวว่า การประชุม One-on-Ones เป็นเครื่องมือที่เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่สำคัญมากที่สุดอย่างหนึ่งของผู้จัดการ โดยในการประชุมนี้ผู้จัดการหรือหัวหน้ามีโอกาสถามคำถามเชิงกลยุทธ์กับลูกทีม เช่น พวกเราทำงานโดยมีการโฟกัสถูกจุดใช่ไหม และเมื่อพิจารณาในเรื่องความสัมพันธ์ การประชุมแบบตัวต่อตัวนี้เป็นสิ่งที่แสดงให้ลูกทีมเห็นว่าพวกเขามีคุณค่าและผู้จัดการอย่างคุณให้ความสำคัญกับพวกเขา และในส่วนของ Moore กล่าวว่า เป้าหมายของการประชุม One-on-Ones คือการที่ผู้จัดการแสดงความมุ่งมั่นที่จะช่วยให้เพื่อนร่วมงานหรือลูกทีมพัฒนาและเติบโตในหน้าที่การงาน แต่ผู้จัดการก็ยังต้องคิดถึงหลักการขององค์กรอีกด้วย และคิดว่าคุณจะทำงานร่วมกับลูกทีมคนนี้ให้งานสำเร็จลุล่วงได้ดีที่สุดอย่างไร

โดยมีทั้งหมด 7 เคล็ดลับสำหรับการประชุม One-on-Ones ที่มีประสิทธิภาพ ทำได้โดย

1. จัดตารางเวลาที่แน่นอนในการประชุม One-on-Ones โดยความถี่ของการประชุมนี้ขึ้นกับขนาดของทีมว่ามีขนาดเล็กหรือใหญ่ หรือคนในทีมมีประสบการณ์มากน้อยเพียงใด Saunders กล่าวว่า ไม่สำคัญว่าการประชุมจะมีบ่อยแค่ไหน แต่สิ่งสำคัญคือการประชุมนี้ต้องถูกกำหนดลงในปฏิทินของผู้จัดการและเป็นกิจกรรมที่มีการทำซ้ำ การกำหนดตารางเวลาที่แน่นอนนี้ช่วยให้ลูกทีมทราบว่าต้องเตรียมตัวอย่างไรและลดการโต้แย้งเรื่องการรบกวนเวลาขณะทำงาน และอีกสิ่งที่สำคัญมากๆ คือ อย่ายกเลิกการประชุมแบบกระชั้นชิด เพราะแทนที่ลูกทีมของคุณจะรู้สึกถึงการให้ความสำคัญของหัวหน้าทีมในการจัดประชุม One-on-Ones แต่อาจทำให้ลูกทีมรู้สึกได้ว่าพวกเขาไม่ได้มีความสำคัญจริงๆ
2. เตรียมตัวเรื่องที่จะพูดคุยกันในการประชุม One-on-Ones ในการประชุมโดยทั่วไปต้องมีการเตรียมวาระการประชุม แต่ด้วยปัจจัยหลายๆ อย่าง ในการประชุม One-on-Ones ไม่จำเป็นต้องเป็นทางการขนาดนี้ ผู้จัดการและลูกทีมเพียงแค่จดลิสต์รายการที่ต้องการจะคุยกันในมีตติ้งและกำหนดเวลาคร่าวๆ ในแต่ละหัวข้อ ขึ้นอยู่กับลำดับความสำคัญของหัวข้อนั้นๆ สิ่งนี้จะช่วยให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น และการประชุมนี้สามารถยืดหยุ่นได้ โดยที่ Saunders กล่าวว่า การประชุมที่ดีที่สุดคือการที่ผู้ร่วมประชุมอยู่ในโหมดร่วมกันสร้างสรรค์ นั่นก็คือทุกคนสามารถออกความคิดเห็นเกี่ยวกับการประชุมและหัวข้อต่างๆ ร่วมกันได้
3. ใส่ใจและให้เวลากับการพูดคุยกันในการประชุม One-on-Ones โดย Moore ได้กล่าวว่า อย่าคิดว่าการประชุม One-on-Ones ก็เป็นแค่อีกสิ่งหนึ่งที่อยู่ในลิสต์รายการที่ต้องทำ แต่ให้พิจารณาว่าการประชุมนี้เป็นช่วงเวลาอันล้ำค่าของการ connect กับลูกทีม หรือให้คิดว่า คุณในฐานะผู้จัดการอยู่ที่นี่เพื่อสร้างความเปลี่ยนแปลงให้กับคนคนหนึ่งซึ่งก็คือลูกทีมของคุณนั่นเอง และผู้จัดการควรให้ความสำคัญและใส่ใจกับการประชุม โดยปิดเครื่องมือการสื่อสารรวมถึงเสียงจากคอมพิวเตอร์เพื่อป้องกันการรบกวนระหว่างการประชุม
4. เริ่มต้นจากสิ่งดีๆ หรือเรื่องราวเชิงบวก Saunders ยังแนะนำอีกว่าในการเริ่มต้นการประชุมควรเริ่มด้วยการแชร์เรื่องราวดีๆ เช่นการกล่าวชื่นชมและขอบคุณสำหรับความตั้งใจในการทำงาน โดยการพูดคุยกันด้วยเรื่องดีๆ เป็นวิธีที่ดีในการเริ่มการประชุม One-on-Ones เพราะสิ่งนี้ช่วยสร้างพลังงานเชิงบวกให้กับผู้ร่วมประชุม
5. แก้ไขปัญหาร่วมกัน การประชุม One-on-Ones นี้เป็นโอกาสที่ดีที่จะตอบปัญหาเชิงกลยุทธ์และแก้ไขปัญหาร่วมกัน เป็นสิ่งสำคัญที่ผู้จัดการจะต้องสร้างสมดุลระหว่างการถามคำถามกับการรับฟังสิ่งที่เพื่อนร่วมงานหรือลูกทีมพูด และจดจำไว้เสมอว่า คุณอยู่ตรงนี้เพื่อเรียนรู้ ผู้จัดการบางคนขอให้ลูกทีมสร้างลิสต์ของความท้าทายที่เจอพร้อมทั้งวิธีการแก้ไขมาให้ดูก่อนล่วงหน้า สิ่งนี้ทำให้ลูกทีมได้ผ่านกระบวนการแก้ไขปัญหามาก่อนล่วงหน้า และหลังจากนั้นผู้จัดการสามารถให้ฟีดแบ็กเชิงสร้างสรรค์เพิ่มเติมได้
6. ถามคำถามเกี่ยวกับความก้าวหน้าในสายงาน แม้ว่าการพูดคุยกันในเรื่องกลยุทธ์จะมีความสำคัญแต่เรื่องส่วนบุคคลของพนักงานก็มีความสำคัญเช่นเดียวกัน การประชุมนี้ยังอาจเป็นโอกาสที่ช่วยให้สมาชิกในทีมมีความคิดที่รอบคอบขึ้นเกี่ยวกับอาชีพและชีวิตของพวกเขา ผู้จัดการบางคนพูดถึงเรื่องความก้าวหน้าในสายงานในทุกการประชุม และถ้าคุณมีแผนจะพูดถึงเรื่องความก้าวหน้าในสายงานกับลูกทีม คุณต้องรอบคอบเพราะเรื่องนี้ต้องการการไตร่ตรองและคิดทบทวน โดย Moore กล่าวว่า ให้เวลาและพื้นที่แก่ลูกทีมของคุณได้คิดว่าอะไรคือสิ่งที่พวกเขาต้องการ ก่อนที่คุณจะพูดประเด็นเกี่ยวกับความก้าวหน้าในสายอาชีพขึ้นมา Saunders กล่าวเสริมอีกว่า เมื่อมีการพบกันแบบ face-to-face นี้ ผู้จัดการควรถามคำถามปลายเปิดโดยตรงต่อเรื่องเป้าหมายของลูกทีม สิ่งนี้ทำให้ลูกทีมมีแรงบันดาลใจและทำงานในทิศทางที่สอดคล้องกับเป้าหมายของทีมและองค์กร
7. พูดชื่นชมและขอบคุณกัน การจบการประชุมก็จะคล้ายกันกับการเริ่มต้นการประชุม คือทำให้เป็นบรรยากาศเชิงบวก Moore แนะนำว่า ควรปิดการประชุมด้วยการขอบคุณกัน โดยไม่จำเป็นต้องพูดยืดยาว แค่เพียงหยุดสักครู่ก่อนพูดว่า “ขอบคุณ” แค่เพียงห้าวินาที และ Saunders เห็นด้วยว่า การเน้นย้ำด้วยคำดีๆ นั้นมีความหมายต่อลูกทีม แต่ทั้งนี้ทั้งนั้นต้องเป็นคำพูดที่ออกมาจากใจจริงๆ หรือเพียงแค่คุณสามารถพูดเกี่ยวกับสิ่งที่ลูกทีมทำได้ดี อย่างเช่น ฉันรู้สึกซาบซึ้งและเห็นคุณค่าในสิ่งที่คุณทำ สิ่งนี้เป็นสิ่งที่ทรงพลังอย่างมาก

ข้อปฏิบัติที่ควรจดจำ

ควรทำ

• เริ่มการประชุมด้วยการแชร์เรื่องราวดีๆ สิ่งนี้ช่วยสร้างพลังงานเชิงบวกได้
• แจ้งลูกทีมของคุณล่วงหน้าถ้าคุณวางแผนที่จะพูดถึงเรื่องความก้าวหน้าในสายอาชีพ — บทสนทนาเหล่านี้ต้องการการไตร่ตรองและคิดทบทวน
• แสดงความสนใจ โดยรับฟังความกังวลของลูกทีมและให้ฟีดแบ็กและแนวคิดเกี่ยวกับวิธีที่จะแก้ปัญหา

ไม่ควรทำ

• ยกเลิกการประชุม แสดงให้ลูกทีมของคุณเห็นว่าพวกเขามีความสำคัญโดยการเข้าประชุมให้ตรงเวลา
• เข้มงวดจนเกินไป แม้ว่าควรมีวาระการประชุม แต่ก็ควรมีความยืดหยุ่นด้วย
• ลืมที่จะพูดคำว่า “ขอบคุณ” การแสดงให้เพื่อนร่วมงานเห็นว่าคุณให้ความสำคัญแก่พวกเขาเป็นสิ่งสำคัญ

การประชุม One-on-Ones เป็นเครื่องมือทีสำคัญมากอย่างหนึ่งของผู้จัดการ ที่ทำให้ทีมมีประสิทธิภาพสูงขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงที่มีการทำงานที่ไม่ได้เจอกันในที่ทำงานตลอดเวลา ช่วยสร้างความสัมพันธ์ที่ดีขึ้น มีการทำงานไปในทิศทางเดียวกัน และสุดท้ายทั้งหมดนี้จะนำไปสู่การทำให้ทีมมีการทำงานที่ดีขึ้น ส่งผลต่อการทำงานที่สอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กร และองค์กรสามารถเติบโตและประสบความสำเร็จทางธุรกิจได้

เอกสารอ้างอิง

[1] https://www.bbc.com/news/business-56247489

[2] https://www.protocol.com/workplace/one-on-one-meetings

[3] https://hbr.org/2016/08/how-to-make-your-one-on-ones-with-employees-more-productive