กลยุทธ์สำหรับผู้จัดการในการจัดการเมื่อมีพนักงานไม่เพียงพอ

ด้วยการลาออกของพนักงานที่ยังคงเพิ่มสูงขึ้น หลาย ๆ องค์กรจึงประสบกับปัญหาการขาดแคลนพนักงาน โดยปกติแล้วเมื่อมีพนักงานลาออก ปริมาณงานของพวกเขาเหล่านั้นก็จะถูกแจกจ่ายไปให้กับพนักงานที่เหลืออยู่ ในปัจจุบันมีเครื่องมือมากมายที่จะช่วยให้ผู้จัดการสามารถแบ่งปริมาณงานให้พนักงานที่เหลืออยู่ได้อย่างยุติธรรมและเท่าเทียม และช่วยให้พนักงานสามารถจัดการกับปริมาณงานที่เพิ่มขึ้นได้ แต่อย่างไรก็ตาม ผู้จัดการหลายคนอาจยังไม่มีวิธีที่ดีพอในการจัดการเมื่อทีมของพวกเขาขาดแคลนพนักงานอย่างกระทันหัน การกระจายปริมาณงานให้กับพนักงานที่เหลืออยู่ในช่วงที่บริษัทขาดแคลนพนักงานจึงยังคงเป็นปัญหาระยะยาวที่หลาย ๆ องค์กรไม่สามารถป้องกันได้

นอกจากการแจกจ่ายงานให้กับพนักงานที่เหลืออยู่แล้ว วิธีหลักในการแก้ไขปัญหาการขาดแคลนพนักงานอีกอย่างหนึ่งก็คือการจ้างพนักงานใหม่เพื่อมาทดแทน แต่ในเวลานี้ การสรรหาบุคคลากรเข้ามาในองค์กรนั้นทำได้ยากกว่าที่เคย สิ่งที่จะช่วยลดปัญหาการขาดแคลนพนักงานได้ดีที่สุดจึงเป็นการรักษาพนักงานที่มีความสามารถไว้กับองค์กร (Talent Retention) ซึ่งสามารถทำได้โดยการสร้างวัฒนธรรมการเรียนรู้และพัฒนา และทำให้แน่ใจว่าโครงการหรืองานที่คุณมอบหมายให้พนักงานเหล่านี้ทำนั้นตอบสนองต่อความต้องการของพวกเขาและส่งผลให้เกิดการพัฒนาอย่างแท้จริงหรือไม่

กลยุทธ์ในการจัดการสำหรับผู้จัดการ

วิธีแก้ปัญหาการขาดแคลนพนักงานแบบเดิม ๆ จะไม่เพียงพออีกต่อไป จากบทความของ Margaret M. Luciano ใน Harvard Business Review ได้นำเสนอกลยุทธ์สำหรับผู้จัดการในการจัดการเมื่อทีมของคุณขาดแคลนพนักงาน ดังนี้

มอบหมายงานให้สมาชิกในทีมในจำนวนและเวลาที่เหมาะสม

หากผู้จัดการมอบหมายงานหรือโครงการต่าง ๆ ให้กับสมาชิกในทีมมากไปจนพวกเขาไม่สามารถใช้เวลาที่มีในการจดจ่อกับงานที่ทำอยู่ สิ่งนี้จะสามารถเปลี่ยนพนักงานที่มีความสามารถสูงให้เป็นคนที่มีผลการปฏิบัติงานไม่ดีเท่าที่ควร ตัวอย่างเช่น เนื่องจากผู้จัดการฝ่ายขายเหลือจำนวนลดน้อยลง ผู้จัดการฝ่ายขายคนเก่งที่เหลืออยู่ต้องใช้ 10% ของเวลาการทำงานของเธอในการดูแลทีมในโครงการหลักอีก 10 ทีม จนไม่มีเวลาเหลือสำหรับการทำงานตามหน้าที่ความรับผิดชอบส่วนตัวของเธอ ผลที่ได้คือผู้จัดการฝ่ายขายคนนี้มีตารางงานรายสัปดาห์ที่เต็มไปด้วยการประชุมที่ซ้ำซ้อน มีทีมในโครงการหลักที่ไม่พอใจในการทำงานจำนวนมาก และมีผลการปฏิบัติงานที่ไม่มีประสิทธิภาพ

เป็นสิ่งสำคัญมากที่ผู้จัดการต้องจัดลำดับความสำคัญของโครงการต่าง ๆ โดยดำเนินการกับโครงการที่สำคัญก่อนและเลื่อนสิ่งที่สามารถเลื่อนได้ไปก่อน ส่วนในโครงการที่ไม่สามารถเลื่อนออกไปได้ คุณจะต้องดำเนินการอย่างมีกลยุทธ์และกำหนดระยะเวลาอย่างรอบคอบมากขึ้น แม้ว่าอาจมีความต้องการที่จะจัดให้โครงการของคุณมีความสำคัญเป็นอันดับต้น ๆ แต่ในฐานะผู้จัดการ สิ่งที่สำคัญกว่านั้นคือการทำให้สมาชิกในทีมของคุณมีสมาธิจดจ่อกับการทำงานของพวกเขาให้มากที่สุด

จัดลำดับความสำคัญในความต้องการของลูกค้า

การทำธุรกิจแบบดั้งเดิมมักจะเน้นถึงความสำคัญของการมีกลุ่มลูกค้าและผลิตภัณฑ์ที่หลากหลายเพื่อลดความเสี่ยงและทำให้ธุรกิจแข็งแกร่งขึ้น เพราะอันที่จริง การมุ่งความสนใจไปที่ลูกค้ารายใหญ่เพียงไม่กี่รายนั้นอาจไม่ปลอดภัย แต่อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณอยู่ในสถานการณ์ที่ไม่สามารถจัดการกับฐานลูกค้าทั้งหมดของคุณได้ดีพอ การให้เวลากับลูกค้าทุกคนได้ไม่เต็มที่อาจกระตุ้นให้ลูกค้าคนสำคัญของคุณไม่พอใจ

เป็นปัญหาที่เกิดขึ้นทั่วไปในอุตสาหกรรมต่าง ๆ ว่าจำนวนลูกค้าที่พนักงานแต่ละคนจะได้รับมอบหมายให้ดูแลนั้นเพิ่มขึ้นอย่างมาก บางครั้งอาจเพิ่มขึ้นถึงสองเท่าหรือสามเท่า ตัวอย่างเช่น ในเมื่อสองปีก่อนผู้จัดการด้านสินทรัพย์ในบริษัทแห่งหนึ่งอาจต้องโทรหาลูกค้าประมาณ 60 รายต่อสัปดาห์ แต่ขณะนี้มีลูกค้ามากขึ้นถึง 246 รายต่อสัปดาห์ นั่นหมายความว่าผู้จัดการด้านสินทรัพย์คนนี้ใช้เวลาได้เพียงไม่ถึง 10 นาทีเพื่อที่จะคุยกับลูกค้าหนึ่งราย โดยที่ไม่มีเวลาสำหรับการจัดการงานอย่างอื่น เช่น การพบปะกับลูกค้าใหม่หรือทำการวิจัยตลาด สิ่งที่เกิดขึ้นตามมาคือ ไม่มีลูกค้ารายใดที่ได้รับการบริการที่ดีเยี่ยม และพนักงานยังต้องทำงานล่วงเวลาภายใต้แรงกดดันมหาศาลอย่างต่อเนื่อง จึงไม่น่าแปลกใจที่พวกเขาจะลาออกไปรับงานใหม่

บางครั้งการจัดลำดับความสำคัญของลูกค้าอาจหมายถึงการต้องตัดลูกค้าบางรายออก แต่ก็ยังพอมีวิธีอื่น ๆ ที่ผู้จัดการสามารถทำได้ ตัวอย่างเช่น ลูกค้าบางคนอาจไม่ต้องการให้คุณโทรศัพท์ไปพูดคุยในทุก ๆ สัปดาห์ บางคนอาจพึงพอใจกับการโทรในทุก ๆ ไตรมาสพร้อมด้วยอีเมลอัตโนมัติรายสัปดาห์หรือ Newsletter รายเดือน นอกจากนี้ ให้คุณพิจารณาว่ามีอัลกอริธึมหรือการคัดกรองใน Excel ง่าย ๆ เพื่อกำหนดว่าลูกค้ารายใดที่คุณต้องให้ความสำคัญในสัปดาห์นั้น ๆ ไหม การจัดระดับความสำคัญด้วยวิธีนี้จะมีประสิทธิภาพในการลดปริมาณงานของพนักงานในขณะที่ยังรักษาฐานลูกค้าของคุณไว้ได้ แต่หากวิธีนี้ไม่เพียงพอ อาจดีกว่าถ้าคุณจะให้ความสำคัญกับลูกค้าหลักของคุณเพียงไม่กี่คน และตัดคนที่ไม่สำคัญออกไป

ค้นหาเครื่องมือที่ช่วยปรับปรุงการทำงานประจำวันของพนักงานได้อย่างรวดเร็ว

มองหาเครื่องมือที่สามารถปรับปรุงการทำงานประจำวันของพนักงานได้อย่างมีนัยสำคัญและควรเป็นเครื่องมือที่พนักงานจะสามารถเรียนรู้และใช้งานได้ภายในเวลาน้อยกว่าหนึ่งสัปดาห์ ตัวอย่างเช่น ค้นหาว่ามีวิธีใดบ้างในการกรอกข้อมูลแบบอัตโนมัติ เช่น การเปลี่ยนแบบฟอร์มแบบกระดาษเป็นแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ที่ลูกค้าสามารถกรอกข้อมูลเองได้ การสอนพนักงานเกี่ยวกับสูตรการคำนวณบางอย่างใน Excel การสร้าง Template รายงานที่จะช่วยประหยัดเวลาในการคำนวณสิ่งต่าง ๆ หรือการใช้เอกสารที่แชร์กันในทีมเพื่อรวบรวม Feedback จากอีเมลของลูกค้าหลาย ๆ รายไว้ด้วยกัน

หรือหากเป็นงานที่ไม่ต้องทำเป็นประจำ เช่น รายงานการเงินหรือการปฏิบัติงานรายเดือน ซึ่งเป็นสิ่งน่าเบื่อสำหรับพนักงาน ให้คุณพยายามหาเครื่องมือที่สามารถปรับปรุงกระบวนการเหล่านี้ให้สั้นลง (ควรจะทำได้ภายในเวลาไม่เกินหนึ่งวัน) หากเป็นไปได้คุณอาจนำที่ปรึกษาจากภายนอกหรือฝ่ายทรัพยากรบุคคลมาช่วยจัดการการออกแบบและแนะนำเครื่องมือเหล่านี้เพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้พนักงานรู้สึกว่ามีสิ่งที่ต้องทำเพิ่มเติมเยอะจนเกินไป แม้ว่าการลงทุนในการปรับปรุงกระบวนการการทำงานอาจมีราคาแพง แต่ที่สุดแล้วน่าจะถูกกว่าการสรรหาบุคลากรเพิ่มเติม การฝึกอบรมพนักงานใหม่ และการจัดการกับการลาออกของพนักงานที่ผิดหวังกับกระบวนการการทำงานที่ไม่มีประสิทธิภาพ

เนื่องจากการลาออกของพนักงานที่สูงขึ้น ซึ่งนำไปสู่การขาดแคลนพนักงาน ทำให้ปริมาณงานของพนักงานในปัจจุบันเพิ่มขึ้นมากจนไม่สามารถจัดการได้ดีเท่าที่ควร ในฐานะผู้จัดการถึงเวลาแล้วที่คุณจะต้องหาเครื่องมือที่จะช่วยปรับปรุงกระบวนการในการจัดลำดับความสำคัญของโครงการต่าง ๆ การดูแลลูกค้า และเพิ่มผลผลิตให้กับบริการหรือผลิตภัณฑ์ของบริษัท

ดังนั้นจึงสำคัญอย่างยิ่งในสถานการณ์เช่นนี้ที่องค์กรต้องดูแล Well-being ของพนักงาน ช่วยเหลือพวกเขาให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่เครียดจากภาระงาน และมี Well-being ที่ดี ไม่เกิดการ Burnout ไปเสียก่อน อย่าลืมส่งเสริมและหมั่นตรวจตราระดับ Well-being ของพนักงานของคุณด้วยเทคนิคและวิธีการในอีบุ๊กด้านล่างนี้นะคะ

เอกสารอ้างอิง

[1] https://hbr.org/2022/05/3-strategies-for-managing-an-understaffed-team

[2] https://blog.happily.ai/th/retain-top-talent-with-on-the-job-professional-development/

[3] https://blog.happily.ai/th/retain-top-talent-with-on-the-job-professional-development/