The science behind happier workplaces

ในช่วงเวลาแห่งการปฏิวัติการทำงานนี้ การลาออกของพนักงานถือเป็นปัญหาอันดับต้น ๆ ที่องค์กรส่วนใหญ่พบเจอ องค์กรต่าง ๆ กำลังคิดทบทวนหาแนวทางการจัดการผู้ที่มีความสามารถเพื่อเข้ามาทำงานร่วมกับองค์กร ซึ่งก็คือพนักงานที่มีความสามารถในการก้าวทันการเปลี่ยนแปลง เช่น ความสามารถในการปรับตัว การรู้เท่าทันเทคโนโลยี และความสามารถในการจัดการคน พนักงานที่มีคุณสมบัติเหล่านี้กำลังเป็นที่ต้องการอย่างมาก แต่นายจ้างในปัจจุบันกลับกำลังพยายามอย่างหนักเพื่อรักษาพนักงานที่มีความสามารถเหล่านี้ไว้กับองค์กร

ทางออกที่ชัดเจนที่สุดในการเพิ่มอัตราการรักษาพนักงานที่มีความสามารถไว้ก็คือ การสร้างโปรแกรมการฝึกอบรมและการพัฒนาให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น แต่อย่างไรก็ตาม แม้องค์กรจะพยายามนำโปรแกรมเหล่านี้มาใช้หรืออาจมีโปรแกรมการฝึกอบรมและการพัฒนาอย่างละเอียดอยู่แล้วก็ตาม ปัญหาหลักของโปรแกรมที่มีอยู่คือ ส่วนมากโปรแกรมเหล่านี้ไม่ได้ออกแบบมาโดยคำนึงถึงผู้ใช้หรือพนักงานเป็นหลัก

จากบทความของ Magaret Rogersใน Harvard Busisness Review ได้แนะนำวิธีที่ผู้จัดการสามารถเปลี่ยนโปรแกรมการฝึกอบรมและการพัฒนาให้มีประสิทธิภาพและคำนึงถึงประโยชน์ที่มีต่อพนักงานมากขึ้น โดยให้ผู้จัดการสามารถสร้างสภาพแวดล้อมในการเรียนรู้ให้กับพนักงาน ด้วยวิธีเหล่านี้:

1. ถามคำถามเพิ่มเติมในการประชุมแบบ one-on-one เพื่อรับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับพนักงาน

เช่นเดียวกับที่ธุรกิจต้องเข้าใจสิ่งในที่ลูกค้าต้องการเพื่อทำให้ผลิตผลิตภัณฑ์มีประโยชน์สูงสุด ผู้จัดการก็เช่นเดียวกันที่ต้องเข้าใจว่าพนักงานต้องการอะไรเพื่อทำให้พวกเขามีโอกาสที่จะเรียนรู้และพัฒนาตนเองให้มากที่สุด ซึ่งการตั้งคำถามเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการทำให้คุณเข้าใจพนักงานของคุณมากยิ่งขึ้น

ผู้จัดการสามารถเริ่มต้นด้วยการจัดการประชุมแบบ one-on-one กับสมาชิกในทีมแต่ละคนเป็นประจำ และถามพวกเขาถึงทักษะที่พวกเขามีความมั่นใจที่สุดและทักษะที่ต้องการจะพัฒนา รวมไปถึงสิ่งที่พวกเขารู้สึกว่ามีความท้าทายเป็นพิเศษ ผู้จัดการสามารถตั้งคำถามกับสมาชิกในทีม เช่น ‘ส่วนใดในงานของคุณที่น่าสนใจและคุ้มค่าในการทำมากที่สุด?’ ‘คุณกำลังทำอะไรเพื่อให้บรรลุเป้าหมายในอาชีพทั้งในระยะสั้นและระยะยาว?’ ‘มีอะไรอีกไหมที่คุณต้องการเรียนรู้เพิ่มเติม?’

ในการประชุมนี้ ผู้จัดการต้องฟังอย่างตั้งใจและแสดงความอยากรู้อยากเห็นอย่างแท้จริงมากกว่าที่จะตัดสินคำพูดของสมาชิกในทีม คุณอาจปิดแล็ปท็อปของคุณและจดบันทึกด้วยปากกาและสมุดแทน และทวนคำพูดที่สมาชิกพูดระหว่างการประชุมด้วยคำพูดของคุณเอง เพื่อให้แน่ใจว่าคุณเข้าใจข้อมูลเชิงลึกของพวกเขาอย่างถ่องแท้

2. สร้างโอกาสในการทำงานมากขึ้นเพื่อช่วยให้พนักงานได้พัฒนา

เมื่อผู้จัดการระบุทักษะที่สมาชิกในทีมต้องการเรียนรู้ได้แล้ว ให้คุณมองหาโอกาสที่จะช่วยให้พวกเขาได้พัฒนาทักษะเหล่านั้น การใช้ “ช่วงเวลาแห่งการเรียนรู้” หรือ “Learning moments” เป็นวิธีที่ง่ายและเร็วในการเริ่มต้น ช่วงเวลาเหล่านี้อาจมีนัยสำคัญมากหรือเพียงเล็กน้อย แต่การมีส่วนร่วมกับสมาชิกในทีมในลักษณะนี้เป็นกุญแจสำคัญในการช่วยให้พวกเขาก้าวออกจากขอบเขตที่คุ้นเคย เพื่อฝึกฝนและสร้างความมั่นใจ

ตัวอย่างเช่น หากสมาชิกในทีมคนหนึ่งของคุณรู้สึกอึดอัดที่ต้องพูดคุยในเรื่องที่รู้สึกลำบากใจที่จะพูดแต่ก็เป็นสิ่งจำเป็นที่ต้องพูด ในการประชุมแบบ one-on-one เขาอาจแสดงความหงุดหงิดเกี่ยวกับเพื่อนร่วมงานที่เขาพยายามจะร่วมงานด้วย คุณสามารถใช้โอกาสนี้เพื่อสร้าง "ช่วงเวลาแห่งการเรียนรู้" ด้วยการเล่นบทบาทสมมติในการสร้างบทสนทนาที่ยุ่งยากหรือเขียนแผนปฏิบัติการในการรับมือกับสถานการณ์นั้น ๆ ซึ่งวิธีนี้จะช่วยให้สมาชิกในทีมของคุณฝึกฝนและพัฒนาทักษะด้านการสื่อสารของเขาในสภาพแวดล้อมที่ปลอดภัย สิ่งนี้ต่างจากการแบ่งปันคำแนะนำเชิงทฤษฎีเพียงอย่างเดียว และครั้งต่อไปที่สมาชิกในทีมคนนี้เจอสถานการณ์ที่คล้ายคลึงกัน เขาจะมีเครื่องมือที่จะช่วยให้เขาแก้ไขและเอาชนะมันได้

การทำให้ทุกความท้าทายของสมาชิกในทีมเป็นโอกาสในการฝึกฝนและเติบโต ไม่ว่าจะเป็นเรื่องส่วนตัว เช่น การพัฒนาทักษะการสื่อสาร หรือการปฏิบัติจริง เช่น การเรียนรู้เทคโนโลยีใหม่ ๆ มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการสร้างสภาพแวดล้อมที่ทำให้สมาชิกเชื่อว่าพวกเขามีคุณค่าเพียงพอสำหรับโอกาสในการพัฒนา นอกจากนี้ยังเปิดโอกาสให้ผู้จัดการได้ช่วยเหลือสมาชิกในการเพิ่มทักษะอย่างมีประสิทธิภาพเมื่อมีอุปสรรคใหม่ ๆ เกิดขึ้น นอกเหนือจากการฝึกอบรมอย่างเป็นทางการและจากประสบการณ์การทำงานในชีวิตประจำวัน

3. สร้างประสบการณ์การเรียนรู้ที่หลากหลายโดยพิจารณาจากประสบการณ์ของแต่ละบุคคล

ผู้จัดการต้องพิจารณาว่าประสบการณ์การเรียนรู้ในด้านใดจะตอบสนองความต้องการของสมาชิกในทีมแต่ละคนได้ดีที่สุด โดยพิจารณาจากปัจจัยต่าง ๆ เช่น การดำรงตำแหน่งของสมาชิก ระดับประสบการณ์ และความสามารถในการปรับตัว หากสมาชิกในทีมไม่คุ้นเคยหรือไม่มีทักษะที่จำเป็นในการทำงาน คุณต้องให้พวกเขาเข้าร่วมในโครงการที่พวกเขาสามารถพึ่งพาและได้รับการช่วยเหลือจากเพื่อนร่วมงานที่มีประสบการณ์มากกว่าได้ แต่ในส่วนของโครงการการเรียนรู้ที่ต้องการพนักงานที่มีความสามารถในการรับความเสี่ยงและทำงานนอกเหนือความถนัดนั้น เหมาะสมกับคนที่มีประสบการณ์ในการทำงานที่ต้องใช้ทักษะจำเป็นบางอย่างมาก่อน เพราะสำหรับพวกเขาช่วงเวลาเหล่านี้จะเป็นโอกาสในการทดสอบทักษะของตนเองได้อย่างอิสระมากขึ้นและมีบทบาทในการทำงานมากยิ่งขึ้น

ตัวอย่างเช่น คุณมีสมาชิกในทีมสองคนที่สนใจในการนำเสนอและพูดในที่สาธารณะ และพวกเขาทั้งสองรู้ดีว่าการพัฒนาทักษะในการพูดเป็นทักษะที่มีคุณค่า จากการประชุมครั้งก่อน คุณรู้ว่าสมาชิกหนึ่งในนั้นมีประสบการณ์น้อยกว่าและจะรู้สึกประหม่ามากกว่าเวลาที่จะต้องพูดในที่สาธารณะ สมาชิกคนนี้อาจได้รับประโยชน์มากกว่าจากการจัดกลุ่มเล็ก ๆ เช่น การนำเสนอสั้น ๆ ระหว่างการรับประทานอาหารกลางวัน แต่สำหรับสมาชิกในทีมอีกคนที่ได้ฝึกฝนในด้านการนำเสนอและพูดในที่สาธารณะมาหลายครั้งแล้ว คุณอาจให้โอกาสเขาในการนำเสนอในหัวข้อในการประชุมของบริษัทหรือในการประชุมต่อหน้าผู้ชมกลุ่มใหญ่ สิ่งสำคัญคือคุณจะต้องเก็บโอกาสที่สำคัญที่สุดไว้สำหรับผู้ที่พร้อมรับโอกาสนั้นมากที่สุด

คุณอาจสนับสนุนให้สมาชิกในทีมที่มีประสบการณ์มากกว่าออกแบบหรือแสวงหาโอกาสในการเรียนรู้และเติบโตด้วยตนเอง ส่วนสมาชิกที่มีประสบการณ์น้อยกว่ามักต้องการคำแนะนำเพิ่มเติมเกี่ยวกับพื้นที่ในการพัฒนา แต่ไม่ว่าจะด้วยวิธีใดก็ตาม การให้สมาชิกในทีมได้มีอิสระในการเรียนรู้เป็นสิ่งสำคัญ ความรู้สึกปลอดภัยเป็นสิ่งจำเป็นเมื่อพวกเขายังไม่มีความมั่นใจมากพอ แต่การผลักดันให้สมาชิกในทีมได้ออกไปทำในสิ่งที่ตนเองไม่ถนัดจะส่งผลให้เกิดการพัฒนาอย่างแท้จริง

4. ให้ Feedback อย่างสม่ำเสมอเกี่ยวกับสิ่งที่ควรทำต่อไปและควรปรับปรุง

Feedback เป็นสิ่งที่มีค่าที่สุดของกระบวนการในการพัฒนาและรักษาผู้มีความสามารถไว้กับองค์กร ผู้จัดการสามารถเริ่มต้นจากการกำหนดความคาดหวังที่ชัดเจน ในขณะที่ทีมของคุณกำลังดำเนินการสร้างโอกาสในการทำงานของพวกเขา คุณต้องทำงานร่วมกับสมาชิกในทีมเพื่อกำหนดเป้าหมาย ผู้จัดการควรให้ Feedback เป็นประจำเกี่ยวกับสิ่งที่สมาชิกทำได้ดีและสิ่งที่คุณเห็นโอกาสในการปรับปรุง และมากไปกว่านั้น ผู้จัดการต้องพูดคุยถึงทั้งความสำเร็จและความล้มเหลวโดยไม่ตัดสิน หากสมาชิกในทีมลองทำสิ่งใหม่แต่ไม่สำเร็จ ให้ชื่นชมถึงความพยายามของพวกเขา เพราะพวกเขามักจะเติบโตจากประสบการณ์ของพวกเขาและไม่ถูกลงโทษเพราะความผิดพลาด

ในขณะเดียวกัน คุณสามารถจัดทำแผนเพื่อการปรับปรุงให้กับสมาชิกในทีมเพื่อให้มั่นใจได้ว่าพวกเขาจะนำสิ่งที่ได้เรียนรู้ไปใช้อย่างจริงจัง ไม่ว่าจะเป็นการกำหนดเวลาที่ชัดเจนขึ้น ช่วยให้พวกเขาจัดการเวลาได้ดีขึ้น หรือคิดถึงปัญหายาก ๆ ที่อาจเกิดขึ้น การติดตามการพัฒนาส่วนบุคคลยังเป็นวิธีที่มีประโยชน์สำหรับทีมในการวัดประสิทธิภาพและการเติบโตของตัวพวกเขาเองอีกด้วย

5. จัดการเวลาของคุณให้ดีและกำหนดความคาดหวังที่ทำได้จริงสำหรับตัวคุณเอง

การพัฒนาพนักงานอาจเป็นสิ่งที่ทำได้ไม่ง่ายเลยสำหรับผู้จัดการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณมีจำนวนสมาชิกในทีมมากขึ้น ก่อนที่คุณจะดำเนินการในการสร้างโปรแกรมการพัฒนาให้กับทีม คุณต้องพิจารณาว่าคุณมีเวลามากแค่ไหน และคุณสามารถให้การมีส่วนร่วมและการสนับสนุนสมาชิกในทีมได้ในระดับใดโดยพิจารณาจากงานทั้งหมดที่อยู่ในหน้าที่ความรับผิดชอบของคุณเอง การกำหนดความคาดหวังที่ทำได้จริงสำหรับตัวคุณเองนั้นเป็นสิ่งสำคัญ อย่าลืมว่าการฝึกสอนทั้งหมดนี้ไม่จำเป็นต้องมาจากคุณเพียงคนเดียว ในบางกรณี คุณอาจแบ่งเบาหน้าที่ในการพัฒนาพนักงานให้เป็นหน้าที่ของ ผู้จัดการคนอื่น ๆ  ผู้นำระดับสูง หรือเพื่อนร่วมงานของพวกเขาเอง

อาจฟังดูยากเกินไปหากบริษัทจะเสนอการฝึกอบรมแบบส่วนตัวให้กับพนักงานทุกคน แต่สิ่งนี้สามารถเป็นไปได้หากผู้จัดการสร้างสภาพแวดล้อมในการเรียนรู้ที่ดีให้กับพนักงาน ด้วยการจัดการประชุมแบบ one-on-one เพื่อรับข้อมูลจากพนักงาน สร้างโอกาสการเรียนรู้ให้กับพวกเขาอย่างเหมาะสม และให้ Feedback ที่เป็นประโยชน์อย่างสม่ำเสมอ ทาง Happily.ai มีฟีเจอร์ที่ช่วยให้องค์กรของคุณได้พัฒนาวัฒนธรรมการให้ Feedback มีการ Check-in รายวันระหว่างหัวหน้าและลูกทีม และที่สำคัญเรายังมีฟีเจอร์ University ที่เป็นจุดรวมพลให้พนักงานได้แลกเปลี่ยนความรู้กันภายในองค์กร และฟีเจอร์อื่น ๆ อีกมากมาย  หากคุณต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับเราและวิธีที่เราสามารถช่วยคุณในการพัฒนาและรักษาผู้มีความสามารถไว้กับองค์กร เยี่ยมชมเว็บไซต์เราได้เลยที่ Happily.ai

เอกสารอ้างอิง

[1] https://hbr.org/2020/01/a-better-way-to-develop-and-retain-top-talent

[2] Photo by Austin Diesel on Unsplash