ผู้นำสร้าง Visibility ในที่ทำงานแบบ Hybrid ได้อย่างไร?

จากข้อมูลแบบสำรวจพนักงานกว่า 32,000 คนใน 17 ประเทศทั่วโลก พบว่าพนักงานส่วนมากไม่ต้องการกลับไปทำงานที่ออฟฟิศแบบ Full-time อีกต่อไป และเพื่อตอบรับความต้องการของพนักงาน หลาย ๆ องค์กรจึงต้องปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงานจากการทำงานในออฟฟิศแบบเต็มรูปแบบเป็นการทำงานแบบ Hyrbid

การทำงานแบบ Hybrid เป็นวิธีการทำงานแบบยืดหยุ่น (Flexible) ซึ่งหมายความว่าพนักงานสามารถแบ่งเวลาระหว่างการทำงานที่ออฟฟิศและการทำงานจากที่บ้านได้ แต่การทำงานแบบยืดหยุ่นนี้อาจทำให้เกิดความท้าทายสำหรับผู้นำองค์กรในการวัดผลและติดตามประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน ผู้นำองค์กรจึงอาจต้องกลับมาพิจารณาอีกครั้งว่าการมองเห็น หรือ Visibility ที่องค์กรของพวกเขาต้องการเพื่อให้ประสบความสำเร็จนั้นเป็นอย่างไร

รูปแบบการทำงานแบบยืดหยุ่น

ในทุก ๆ องค์กรการรับรองประสิทธิภาพในการทำงาน การบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจ และการตอบสนองความต้องการของพนักงาน ล้วนต้องมีการมองเห็นหรือ Visibility ในองค์กร แต่ Visbility และวิธีที่ผู้นำองค์กรสามารถสร้าง Visibility นั้นก็ขึ้นอยู่กับประเภทของความยืดหยุ่นที่นำไปใช้ระหว่างการทำงานแบบ Hybrid ดังนั้นขั้นตอนแรกในการพัฒนาแนวทางปฏิบัติในการเพิ่ม Visibility อย่างมีประสิทธิภาพคือการพิจารณาว่าวิธีการทำงานแบบยืดหยุ่นแบบไหนที่เหมาะสมที่สุดสำหรับองค์กร โดยบทความของ Gabriela Mauch ใน Harvard Business Review ได้แบ่งการทำงานแบบยืดหยุ่นออกเป็น 4 แบบ ได้แก่

Universal Flexibility: วันทำงานในออฟฟิศและวันทำงานจากที่บ้านถูกกำหนดอย่างชัดเจนสำหรับพนักงานทั่วทั้งองค์กร
Variable flexibility: วันทำงานในออฟฟิศและวันทำงานจากที่บ้านถูกกำหนดในระดับทีมและไม่จำเป็นต้องเหมือนกันทั่วทั้งองค์กร
Case-by-case Flexibility: พนักงานแต่ละคนสามารถกำหนดตารางเวลาของตนเองและปฏิบัติตามตารางเวลานั้นอย่างสม่ำเสมอ
Fluid flexibility: พนักงานทำงานได้จากที่ไหนก็ได้ตามเวลาที่ต้องการ โดยไม่มีข้อจำกัดด้านสถานที่ทำงาน

วิธีสร้าง Visibility ในการทำงานยุค Hybrid

เมื่อผู้นำองค์กรสามารถกำหนดรูปแบบการทำงานแบบยืดหยุ่นที่จะนำไปใช้ในองค์กรอย่างชัดเจนแล้ว ก็ควรเปลี่ยนโฟกัสไปที่การทำความเข้าใจว่าพนักงานจะทำงานอย่างมีประสิทธิภาพที่สุดได้อย่างไรภายใต้รูปแบบความยืดหยุ่นที่ตั้งไว้ และมีสิ่งใดบ้างที่ผู้นำต้องทำเพื่อสนับสนุนพนักงานในสภาพแวดล้อมการทำงานแบบใหม่ โดยผู้นำสามารถปฏิบัติตามขั้นตอนดังต่อไปนี้

ทำความเข้าใจว่าพนักงานแต่ละคนมีความต้องการด้าน Visbility ที่ต่างกัน

ผู้บริหาร ผู้จัดการ และพนักงานแต่ละคนล้วนต้องการ Visibility ในการทำงานในทุก ๆ วันเพื่อให้สามารถทำงานของตัวเองได้อย่างมีประสิทธิภาพ และแน่นอนว่า Visibility ที่พวกเขาแต่ละคนต้องการนั้นแตกต่างกันอย่างมาก เมื่อผู้นำองค์กรใช้นโยบายใหม่และการปฏิบัติเพื่อเพิ่ม Visibility เป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่งที่คุณจะต้องหลีกเลี่ยงวิธีแก้ปัญหาในภาพรวมที่อาจถูกมองว่าไม่เอื้ออำนวยต่อบุคคลต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง ซึ่งจะทำให้ความไว้วางใจของพนักงานลดลง โดยทั่วไปผู้บริหาร ผู้จัดการ และพนักงาน มักมีความต้องการด้าน Visibility ที่แตกต่างกัน ดังนี้

ผู้บริหารระดับสูง

ผู้บริหารระดับสูงจำเป็นต้องมี Visibility เพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานในองค์กรมีความสอดคล้องเชิงกลยุทธ์ ในการทำงานร่วมกันข้ามสายงานอย่างมีประสิทธิภาพและการประสานงานทั่วทั้งองค์กร นอกเหนือจากการจัดการด้านธุรกิจ ผู้บริหารยังมีหน้าที่รับผิดชอบในการสร้างความมั่นใจ การมีส่วนร่วม (Engagement) และความเป็นอยู่ที่ดี (Well-being) ให้กับพนักงาน ดังนั้นโดยทั่วไปแล้วผู้บริหารระดับสูงจะต้องการเข้าถึงข้อมูลเชิงลึก เช่น ตัวชี้วัด Burnout สิ่งที่พนักงานเห็นว่ารบกวนการทำงาน และข้อมูลการกระจายปริมาณงานในทีม

ตัวอย่างเช่น เมื่อผู้บริหารได้ยินข้อกังวลเรื่องความเหนื่อยล้า (Fatigue) อาจเป็นเรื่องยากที่พวกเขาจะระบุได้ว่าสิ่งนี้เป็นปัญหาที่เกิดขึ้นทั่วทั้งองค์กร เป็นปัญหาภายในหน้าที่เฉพาะ หรือเป็นแค่ปัญหาในเฉพาะพนักงานบางคน ดังนั้นข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับความเหนื่อยล้าของพนักงานจึงสามารถช่วยให้ผู้บริหารระบุได้ว่าใครต้องการความช่วยเหลือ ปัญหาที่มีอยู่แพร่กระจายได้เร็วเพียงใด และพวกเขาควรจัดลำดับความสำคัญของการดำเนินการอย่างไร

ผู้จัดการระดับกลาง

ผู้จัดการระดับกลางมักต้องการ Visibility ที่มีความละเอียดยิ่งขึ้น เพราะพวกเขาเหล่านี้มีหน้าที่ส่งเสริมประสิทธิภาพการทำงานของทีมและผู้ใต้บังคับบัญชาแต่ละคนโดยการโค้ชผ่านปัญหาต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นในการทำงานในทุก ๆ วัน นอกจากนี้แล้วผู้จัดการยังมีหน้าที่รับผิดชอบในการสรรหาโอกาสในการฝึกอบรมให้กับพนักงาน มอบหมายงานและบทบาทที่เหมาะสมที่สุดกับความสามารถของพนักงาน และผู้จัดการจำเป็นต้องทำสิ่งทั้งหมดนี้อย่างต่อเนื่องแทนที่จะใช้เพียงข้อมูลจากการประชุมรายสัปดาห์หรือรายเดือน สิ่งนี้ทำให้ผู้จัดการระดับกลางมีความจำเป็นที่จะต้องมี Visibility ในการทำงานของพนักงานที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้น

พนักงานระดับล่าง

พนักงานระดับล่างมีความต้องการ Visbility ที่มาจากการเปลี่ยนแปลงระบบการทำงานไปสู่การทำงานแบบยืดหยุ่น ตัวอย่างเช่น ในการทำงานที่ออฟฟิศแบบเดิม ๆ พนักงานอาศัยภาษากายต่าง ๆ ในการสนทนา เช่น หากมีคนใส่หูฟังอยู่อาจแปลว่าเขากำลังยุ่งและไม่ควรเข้าไปขัดจังหวะการทำงานของเขา แต่พนักงานที่ทำงานจากที่บ้านจะขาดสัญญาณทางภาษากายเหล่านี้ ทำให้พนักงานมีแนวโน้มที่จะขัดจังหวะการทำงานของกันและกันโดยไม่ได้ตั้งใจและพลาดโอกาสในการทำงานร่วมกัน ซึ่งในสถานการณ์แบบนี้ การมีข้อมูลเกี่ยวกับตารางเวลาการทำงานของเพื่อนร่วมงานสามารถช่วยพนักงานสื่อสารและทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

เมื่อผู้นำองค์กรสามารถระบุประเภทของ Visibility ที่ผู้มีส่วนร่วมในองค์กรต้องการได้แล้ว คุณสามารถย้อนกลับไปพิจารณาว่าต้องรวบรวมข้อมูลประเภทใด เพื่อที่จะช่วยให้พวกเขาได้มี Visibility ที่ต้องการ ตัวอย่างเช่น เพื่อให้เข้าใจถึงสิ่งต่าง ๆ ที่ขัดขวางการทำงานที่มีประสิทธิภาพ เช่น ความเหนื่อยล้า สิ่งรบกวนสมาธิระหว่างการทำงาน หรือความไม่สอดคล้องในการทำงานร่วมกัน ผู้นำองค์กรควรรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับเวลาทำงานโดยรวมของพนักงาน จำนวนครั้งในการปรับเปลี่ยนบริบทหน้าที่การทำงาน และการใช้เครื่องมือในการทำงานร่วมกันอย่างเหมาะสม แทนที่จะพยายามตรวจสอบชีวิตการทำงานของพนักงานแบบทุกนาที วิธีนี้ช่วยให้แน่ใจว่าผู้นำกำลังรวบรวมเฉพาะข้อมูลที่จำเป็นในการช่วยให้ผู้บริหาร ผู้จัดการ และพนักงานได้แก้ไขอุปสรรคในการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและดำเนินการปรับปรุงที่มีความหมาย โดยไม่ทำลายความไว้วางใจ บุกรุกพื้นที่ความเป็นส่วนตัว หรือขัดขวางกระบวนการการทำงานของพนักงาน

ใช้กลยุทธ์ในการประเมินข้อมูลที่ได้รับการออกแบบอย่างระมัดระวัง

การออกแบบระบบการประเมินที่มีประสิทธิภาพไม่ใช่เรื่องง่าย ข้อมูลที่ดีสามารถเป็นประโยชน์อย่างมากและแสดงถึงข้อมูลเชิงลึกที่นำไปปฏิบัติได้ แต่หากไม่มีแนวทางการประเมินข้อมูลที่ได้รับมาอย่างถูกต้องแล้ว ผู้รับข้อมูลอาจไม่ได้ประโยชน์อะไรเลย

ตัวอย่างเช่น ข้อมูลเกี่ยวกับเวลาที่พนักงานเข้าสู่ระบบและออกจากระบบในคอมพิวเตอร์สามารถให้ข้อสรุปกับผู้นำองค์กรที่นำไปสู่ผลลัพธ์ที่แตกต่างกันอย่างมากขึ้นอยู่กับวิธีการใช้ข้อมูลนี้ หากองค์กรกำหนดให้ "จำนวนชั่วโมงทำงานเฉลี่ยต่อวัน" เป็นตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพในการทำงาน ผู้นำอาจรู้สึกว่าจำเป็นต้องให้รางวัลพนักงานที่ทำงานมีชั่วโมงการทำงานยาวนานที่สุด แต่แน่นอนว่าระยะเวลาที่พนักงานบางคนเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์นั้นไม่ใช่ตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพการทำงานที่แม่นยำเสมอไป ระบบการประเมินเช่นนี้อาจทำให้พนักงานรู้สึกไม่พอใจ สูญเสียความไว้วางใจในตัวผู้นำ และมีพฤติกรรมการทำงานที่ไม่ทำให้เกิดผลดีต่อองค์กร

แต่หากองค์กรใช้ข้อมูลเดียวกันเพื่อติดตาม "ความผันแปรของเวลาเริ่มงาน" หรือการเปลี่ยนแปลงของเวลาเริ่มงานที่ผิดปกติไปจากเวลาเริ่มงานปกติที่เคยทำ สิ่งนี้เป็นตัวบ่งชี้พฤติกรรมการทำงานที่สามารถช่วยให้ผู้จัดการระบุพนักงานที่อาจประสบปัญหาเรื่อง Engagement และผู้จัดการจะสามารถเริ่มการสนทนากับพนักงานเพื่อช่วยให้พวกเขาหาวิธีที่จะทำให้รู้สึกกระตือรือร้นในงานของพวกเขามากขึ้น ตัวชี้วัดนี้มีแนวโน้มที่จะนำไปสู่ผลลัพธ์ในเชิงบวก เนื่องจากความผันแปรของเวลาเริ่มงานไม่มีถูกหรือผิด ดีหรือไม่ดี แต่จะสามารถบอกผู้นำและผู้จัดการได้ว่ามีบางสิ่งที่เปลี่ยนแปลงไปในกิจวัตรประจำวันของพนักงาน

การประเมินข้อมูลอย่างชาญฉลาดเป็นสิ่งสำคัญในการทำความเข้าใจผลกระทบของการทำงานที่เปลี่ยนแปลงไป ดังนั้นการระบุตัวบ่งชี้ทางด้านประสิทธิภาพการทำงานตัวใหม่ที่เป็นประโยชน์ต่อองค์กรในช่วงเวลาของการทำงานแบบ Hybrid จึงเป็นสิ่งสำคัญที่สุด และจากนั้นผู้นำองค์กรจึงจะรู้ได้ว่าควรโฟกัสในการสร้าง Visibility ไปในทิศทางใด

สร้างความไว้วางใจและความมั่นใจให้กับพนักงาน

ในทุก ๆ การเปลี่ยนแปลงครั้งสำคัญ การพัฒนาและการรักษาความไว้วางใจซึ่งกันและกันนั้นเป็นสิ่งสำคัญ ความไว้วางใจจะช่วยสร้างความมั่นใจว่าแนวทางในการทำงานแบบใหม่และการสร้าง Visibility ที่ผู้นำองค์กรได้นำเสนอนั้นจะสำเร็จได้ โดยมี 3 องค์ประกอบที่จำเป็นในการสร้างความไว้วางใจระหว่างการเปลี่ยนแปลงนี้:

การสื่อสารที่โปร่งใส: ทั้งในขั้นตอนการวางแผนและการดำเนินการ ผู้นำองค์กรต้องสื่อสารข้อมูลที่พวกเขาตั้งใจจะรวบรวมอย่างชัดเจน รวมไปถึงความคาดหวังในการใช้ข้อมูลเหล่านั้น และการเปลี่ยนแปลงทางกลยุทธ์ใด ๆ ที่เกิดขึ้นระหว่างการดำเนินการ

การเข้าถึงข้อมูลเชิงลึก: เมื่อผู้นำองค์กรตัดสินใจได้แล้วว่าจะเก็บรวบรวมข้อมูลอย่างไร สิ่งสำคัญคือต้องสร้างกระบวนการเพื่อให้แน่ใจว่ามีการแบ่งปันข้อมูลกับผู้มีส่วนร่วมทั้งหมดในองค์กรอย่างทันท่วงที และในลักษณะที่พวกเขารู้สึกได้ว่าข้อมูลนั้นมีความเกี่ยวข้องและช่วยสนับสนุนงานที่พวกเขาทำอยู่

การดำเนินการและการปรับเปลี่ยนแบบเรียลไทม์: สุดท้าย ผู้นำองค์กรต้องดำเนินการตามข้อมูลที่รวบรวมได้ ซึ่งจะรวมไปถึงการร่วมมือกับผู้จัดการและพนักงานเพื่อระบุโอกาสในการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องและสร้างวงจรการให้และรับ Feeback จากการตอบรับของพนักงาน ผลลัพธ์ทางธุรกิจ และข้อมูลจากผู้นำและผู้เชี่ยวชาญคนอื่น ๆ

หากนายจ้างไม่มี Visibility ในแบบที่ต้องการ พวกเขาจะพลาดโอกาสอันมีค่าในการให้การฝึกอบรมกับพนักงาน เพิ่มประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์ และลงทุนในเทคโนโลยีใหม่ ๆ ที่สำคัญต่อองค์กร แต่ถ้าหากพนักงานไม่ได้รับความยืดหยุ่นตามที่ต้องการ พวกเขาจะสูญเสียความไว้วางใจในตัวผู้นำ รู้สึกไม่พอใจกับการขาดอิสระในการทำงาน และ Engage ในงานที่ทำน้อยลง ความท้าทายที่ผู้นำในปัจจุบันต้องเผชิญคือการพิจารณาอย่างรอบคอบถึงการใช้รูปแบบของความยืดหยุ่นและการให้ Visibility ที่เหมาะสมและจะช่วยให้ทีมมีประสิทธิภาพการทำงานที่สูงขึ้นเพื่อเป็นประโยชน์สำหรับธุรกิจในท้ายที่สุด