แบบสำรวจความสุขรายวัน - หมากตัวสำคัญที่ผู้จัดการ หัวหน้าฝ่ายบุคคลและผู้นำองค์กรไม่ควรมองข้าม

แบบสำรวจความสุขพนักงานรายวัน

แบบสำรวจความสุขรายวันช่วยเปลี่ยนวิธีการใช้ข้อมูล จากการใช้เพื่อแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นให้กลายเป็นใช้เพื่อมองเห็นปัญหาและแก้ไขมันอย่างทันท่วงทีด้วยวิธีการเชิงรุก

การสำรวจความผูกพันต่อองค์กรของพนักงาน (Employee Engagement) เป็นสิ่งที่เกิดขึ้นเพียงปีละครั้งเพื่อรับฟังฟีดแบ็กจากพนักงาน โดยมีจุดประสงค์เพื่อให้องค์กรมองเห็นจุดที่สามารถพัฒนาได้ แต่บ่อยครั้งที่ความล่าช้าในการเก็บข้อมูลและการเริ่มต้นแก้ไขปัญหา (ซึ่งอาจกินเวลาถึง 4–6 เดือน) ก็กลายเป็นข้อจำกัดที่ผูกรั้งตัวข้อมูลเอาไว้ ถ้าหากเราเชื่อว่าแบบสำรวจจะก่อให้เกิดความผูกพันต่อองค์กร ผลจากแบบสำรวจเหล่านี้ก็ควรถูกอัพเดทให้เป็นปัจจุบันให้มากที่สุดเช่นกัน เพราะมันช่วยให้เราเห็นความต้องการของพนักงาน ซึ่งเปลี่ยนไปอย่างรวดเร็วไม่แพ้กัน

แบบสำรวจความสุขรายวันหรือ Daily Pulse Surveys คือแบบสำรวจความผูกพันต่อองค์กรของพนักงานขนาดพอดีคำ ที่กลายเป็นวิธียอดนิยมในการเก็บรวบรวมฟีดแบ็กจากพนักงานที่เป็นปัจจุบันมากที่สุด การเก็บข้อมูลในลักษณะนี้เป็นประจำหรือเป็นกิจวัตรจะช่วยให้องค์กรมีข้อมูลที่ทันสมัย ซึ่งมีรายละเอียดและความถูกต้องมากกว่าการเก็บข้อมูลแบบนานๆ ครั้ง อีกทั้งการเก็บข้อมูลในลักษณะนี้จะช่วยให้องค์กรสามารถใช้ชุดคำถามใหม่ๆ เพื่อให้ได้ข้อมูลใหม่ที่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ต่อได้

ยกตัวอย่างเช่น เราสามารถถามพนักงานของเราว่า คุณรู้สึกอย่างไรในแต่ละวัน หรือ มีวันไหนในสัปดาห์ที่ผ่านมาที่คุณรู้สึกเครียดหรือเบื่อหน่ายจากการทำงานบ้างหรือไม่ คำถามเหล่านี้จะช่วยเปลี่ยนความพยายามในการประเมินความสุขขององค์กรแบบ กว้างๆ ในแต่ละปี ให้กลายเป็นความเข้าใจ ว่าความเครียดมีผลต่อพนักงานของเราอย่างไร เพื่อที่เราจะได้แก้ไขก่อนที่มันจะสายไป

พนักงานของเรารู้สึกอย่างไรในแต่ละวัน

ในฐานะที่คุณเป็นผู้นำ มันสำคัญมากที่คุณจะต้องเข้าใจความรู้สึกและสภาพจิตใจของพนักงาน รวมถึงความท้าทายที่พวกเขากำลังเผชิญและแน่นอน ทำอย่างไรคุณถึงจะช่วยเหลือพวกเขาได้ ในอดีตนั้นเราอาจต้องใช้การสังเกตหรือแม้กระทั่งสัญชาติญาณเพื่อประเมินสิ่งเหล่านี้ด้วยตัวเอง แต่ในปัจจุบันเราสามารถใช้แบบสำรวจที่ปราศจากการคาดเดาเพื่อการบริหารจัดการและการตัดสินใจในองค์กรได้

งานวิจัยของเรา

เราใช้แบบสำรวจความสุขรายวันของ Happily.ai เพื่อเก็บรวบรวมฟีดแบ็กจากพนักงานเกี่ยวกับอารมณ์ความรู้สึกของพวกเขาในแต่ละวัน นอกเหนือจากคุณลักษณะอื่นๆ กว่า 200 รายการที่ครอบคลุมองค์ประกอบของชีวิตการทำงานตั้งแต่ความผ่อนคลายในการทำงาน (Wellness) และการได้รับความสำคัญหรือการชื่นชม (Recognition) ไปจนถึงการเป็นไปในแนวเดียวกันกับบริษัท (Company alignment) และการพัฒนาตนเอง (Personal growth)

ผลด้านล่างนี้คือฟีดแบ็กที่มาจากการถามคำถามเพียง 3 ข้อเท่านั้นซึ่งได้แก่

1. วันนี้คุณรู้สึกอย่างไร (ถามทุกวัน)
2. ในสัปดาห์ที่ผ่านมา คุณรู้สึกว่าได้รับการชื่นชมหรือได้รับความสำคัญหรือไม่ (ถามทุกสัปดาห์)
3. ในสัปดาห์ที่ผ่านมา คุณรู้สึกเครียดหรือเบื่อหน่ายจากการทำงานหรือไม่ (ถามทุกสัปดาห์)

ผลลัพธ์จากพนักงานเพียงบางส่วนของเราสามารถบอกผู้จัดการ หัวหน้าฝ่ายบุคคลหรือผู้นำองค์กรได้ว่า 3 คำถามนี้จะช่วยพวกเราให้สามารถยื่นมือเข้าไปช่วยเหลือพนักงานหรือตัดสินใจในบางเรื่องได้ดีขึ้นอย่างไร

ในแผนภาพข้อมูลด้านล่างนี้ แต่ละแถบหมายถึงสัปดาห์ โดยแถบสีเขียวและแดงหมายถึงจำนวนความสุขและความทุกข์ของพนักงานตามการรายงานในแต่ละสัปดาห์ ตัวอักษร W และ R จะแสดงขึ้นมาในสัปดาห์ที่มีการรายงานถึงความผ่อนคลายในการทำงานและ การได้รับความสำคัญหรือการชื่นชมของพนักงาน อยู่ในระดับต่ำ

พนักงาน A

ฟีดแบ็กที่มาจากแบบสำรวจของพนักงาน A ชี้ให้เห็นว่าส่วนใหญ่แล้ว เขาหรือเธอมีความสุขในการทำงาน อย่างไรก็ดี ความสุขในการทำงานถูกขัดจังหวะจากสัปดาห์ที่มีความผ่อนคลายในการทำงานต่ำ (เครียดหรือเบื่อหน่ายจากการทำงาน) ซึ่งเรียงต่อกันเป็นเวลาหลายสัปดาห์

พนักงาน B

ฟีดแบ็กจากพนักงาน B ชี้ให้เห็นว่าเขาหรือเธอขาดการได้รับความสำคัญหรือการชื่นชมแทบทุกสัปดาห์ที่มีการเก็บผลสำรวจ (ยกเว้น 1 สัปดาห์) แต่กระนั้นมันไม่ได้ส่งผลต่อความสุขในการทำงานของเขาหรือเธอ อย่างไรก็ตาม ความสุขในการทำงานกลับลดลงเมื่อความผ่อนคลายในการทำงานลดต่ำลง ซึ่งต้องใช้เวลานานพอสมควรหลังจากปัญหาตรงนี้หมดไปที่พนักงานคนนี้จะกลับมามีความสุขในการทำงานอีกครั้ง

พนักงาน C

แม้พนักงานคนนี้จะมีความผ่อนคลายในการทำงานต่ำเป็นเวลาหลายสัปดาห์ติดต่อกัน แต่ปัจจัยดังกล่าวดูจะไม่ส่งผลต่อความสุขในการทำงานของเขาหรือเธอ กลับกัน การไม่ได้รับความสำคัญหรือการชื่นชมต่างหากที่ส่งผลต่อความสุขในการทำงานมากกว่าในกรณีนี้ ซึ่งเห็นได้ชัดในสัปดาห์ที่พนักงานคนนี้ไม่ได้รับการให้ความสำคัญหรือการชื่นชม (นอกจากนี้ บางรายยังมีความทุกข์เพิ่มขึ้นสูงแทนอีกด้วย)

พนักงาน D

ฟีดแบ็กจากพนักงาน D ชี้ให้เห็นว่าทั้งความผ่อนคลายในการทำงานและการได้รับความสำคัญและการชื่นชมต่างไม่ใช่ปัจจัยที่ส่งผลต่อความสุขในการทำงาน แต่อย่างไรก็ตาม ความสุขในการทำงานที่ลดลงอย่างรุนแรงในช่วงสัปดาห์หลังแสดงให้เห็นว่าอาจเกิดจากองค์ประกอบอื่นๆ ในความผูกพันต่อองค์กร

ข้อมูลเชิงลึกแบบเรียลไทม์ (Real-time insight)

แบบสำรวจความสุขรายวันทำให้เรารับรู้ถึงความรู้สึกของพนักงานในแต่ละแง่มุมของชีวิตการทำงาน ซึ่งช่วยให้หัวหน้าและผู้จัดการสามารถยื่นมือเข้าช่วยเหลือพนักงานได้อย่างเป็นประโยชน์ รวมถึงเป็นผู้ที่เข้าใจปัญหาและความท้าทายของพนักงานอีกด้วย แทนที่เราจะทำการแก้ไขปัญหาในตอนที่มันเกิดขึ้นแล้ว เราสามารถเลือกวิธีการเชิงรุกเพื่อตัดสินใจและช่วยเหลือพนักงานของเราได้อย่างทันท่วงที

บทความจาก Wall Street Journal อธิบายถึงแบบสำรวจความสุขรายวันที่เปรียบเสมือนแหล่งน้ำทางอารมณ์ของทีม ที่เราสามารถใช้มันเพื่อดับไฟปัญหาก่อนที่มันจะลุกลามออกไปไกล [2] ผลลัพธ์จากงานวิจัยของเราก็ยังเป็นเครื่องยืนยันอีกด้วยว่าแบบสำรวจความสุขรายวันให้คำตอบที่ตรงไปตรงมาและน่าเชื่อถือกว่าการทำแบบสำรวจรายปี อีกเรื่องหนึ่งที่สำคัญคือการจัดการข้อมูลอย่างเป็นระบบ และจะยิ่งเป็นประโยชน์หากคุณฝึกฝนผู้จัดการให้เขาสามารถมองเห็น เข้าใจและประเมินผลลัพธ์จากการกระทำต่างๆ และหากเราสามารถตอบสนองต่อฟีดแบ็กของพนักงานได้อย่างรวดเร็วและตามด้วยการแก้ไขปัญหาเชิงรุกแล้ว เราก็จะสามารถลดการลาออกจากบริษัท และยังเพิ่มความผูกพันต่อองค์กรของพนักงานได้อีกด้วย

หมากเปลี่ยนเกม

สำหรับผู้จัดการ หัวหน้าฝ่ายบุคคลหรือผู้นำองค์กร แบบสำรวจความสุขรายวันถือเป็นตัวเปลี่ยนเกมชั้นดี เพราะปัจจัยที่นำไปสู่ความสำเร็จนั้น ขึ้นอยู่กับว่าองค์กรมีวิธีการใช้ข้อมูลอย่างไร และมันเป็นสิ่งจำเป็นที่พนักงานที่ให้ข้อมูลเป็นประจำจะต้องมองกระบวนการเก็บข้อมูลนี้ในแง่บวกเข้าไว้ ข้อมูลเหล่านี้ควรนำไปสู่การพูดคุยและการพูดคุยนี้ควรนำไปสู่ความเปลี่ยนแปลงและผลลัพธ์ทางธุรกิจที่จับต้องได้ [3]

การทำแบบสำรวจความสุขรายวันสามารถพลิกโฉมองค์กรของคุณจากหน้ามือเป็นหลังมือ เพราะคุณกำลังสร้างกระบวนการที่จะทำให้เกิดทั้งความผูกพันต่อองค์กร การเสริมสร้างการพัฒนาอย่างไม่หยุดยั้ง การฝึกฝนพนักงานและการช่วยผู้จัดการและหัวหน้าทีมในการทำหน้าที่ของพวกเขาให้ดีและง่ายยิ่งขึ้น

Happily.ai ช่วยเหลือองค์กรของคุณผ่านการเริ่มต้นที่พนักงาน วัฒนธรรมและการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล เพราะสิ่งเหล่านี้จะนำไปสู่ผลลัพธ์ทางการลงทุนที่เป็นบวกและจับต้องได้ และหากคุณต้องการให้เราเปลี่ยนแปลงองค์กรของคุณ ติดต่อเราเพื่อขอข้อมูลเพิ่มเติมได้เลย

เอกสารอ้างอิง

[1] https://www.hrtechnologist.com/articles/employee-engagement/pulse-surveys-vs-annual-surveys-which-is-a-better-measure-of-employee-engagement/

[2] Silverman, R. E. (2014, December 2). Are you happy at work? Bosses push weekly polls. Wall Street Journal, http://www.wsj.com/articles/more-bosses-use-shortfrequent-polls-to-measure-morale-1417550446

[3] Employment Relations Today 43(1):33–39 · April 2016, “The Potential of Pulse Surveys: Transforming Surveys into Leadership Tools” (https://www.researchgate.net/publication/301308146_The_Potential_of_Pulse_Surveys_Transforming_Surveys_into_Leadership_Tools)