The science behind happier workplaces

Pulse Survey กำลังได้รับความนิยมเพิ่มขึ้นในการทำงานด้าน Employee Engagement และเป็นหนึ่งในเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพซึ่งจะมาทดแทนการทำแบบสำรวจ Employee Engagement ประจำปี แต่ก็ยังมีคนมากมายที่ยังไม่เข้าใจดีพอเกี่ยวกับ Pulse Survey ซึ่งอาจทำให้การนำ Pulse Survey มาใช้อย่างมีประสิทธิภาพนั้นเป็นเรื่องที่ทำได้ยาก เพราะฉะนั้น ขั้นตอนแรกในการเปลี่ยน Pulse Survey ให้เป็นเครื่องมือสำหรับผู้นำองค์กร ก็คือการทำความเข้าใจว่า Pulse Survey คืออะไรและให้ประโยชน์ต่อองค์กรของคุณได้อย่างไร

Pulse Survey คืออะไร?

Pulse Survey เป็นเทคนิคหนึ่งที่ทำเพื่อให้ได้มุมมองหรือความคิดเห็นเกี่ยวกับบรรยากาศในที่ทำงานที่รวดเร็ว แต่ได้ข้อมูลจำกัด หรือก็คือ แบบสำรวจความผูกพันต่อองค์กรของพนักงานขนาดพอดีคำ เป็นชุดคำถามสั้น ๆ ซึ่งประกอบไปด้วยคำถามประมาณ 1 ถึง 15 ข้อ และถูกส่งให้พนักงานเป็นประจำ

วัตถุประสงค์หลัก ๆ ของ Pulse Survey มีอยู่ 3 ข้อด้วยกัน คือ

1. ช่วยวัดและเพิ่มระดับ Engagement ของพนักงาน

2. ช่วยประเมินแผนปฏิบัติการที่มีอยู่ว่าใช้การได้หรือไม่ เพื่อที่จะแก้ไขได้อย่างรวดเร็วและทันเวลา

3. ช่วยแสดงให้เห็นว่า Feedback ของพนักงานมีความสำคัญต่อองค์กร

Pulse Survey ต่างจากแบบสำรวจ Employee Engagement ประจำปีอย่างไรบ้าง?

ความถี่: Pulse Survey จะถูกส่งให้พนักงานเป็นประจำอย่างสม่ำเสมอ ซึ่งต่างจากแบบสำรวจประจำปีที่ถูกส่งให้พนักงานเพียงแค่ปีละครั้ง Pulse Survey อาจถูกส่งเป็นรายวัน รายสัปดาห์ รายเดือน หรือรายไตรมาส ความถี่ในการส่ง Pulse Survey นั้นไม่มีกฏตายตัว แต่จะขึ้นอยู่กับว่า บริษัทของคุณต้องการเห็นผลจากการสำรวจบ่อยแค่ไหน และ บริษัทของคุณสามารถตอบสนองต่อผลลัพธ์ได้เร็วแค่ไหน

ความเฉพาะเจาะจง: Pulse Survey มักจะเน้นถามคำถามทีละหัวข้อหรือเป็นชุดหัวข้อที่มีความเกี่ยวข้องกัน ในขณะที่แบบสำรวจ Employee Engagement ประจำปีอาจครอบคลุมหัวข้อต่าง ๆ ในการทำงานที่กว้างกว่า

ความยาว: Pulse Survey นั้นสั้นกว่าแบบสำรวจ Employee Engagement ประจำปีมาก ส่วนใหญ่แล้วจะมีคำถามเพียงแค่ 1 ถึง 15 ข้อเท่านั้น สำหรับจำนวนคำถามที่ต่างกัน หาก Pulse Survey ถูกส่งในความถี่ที่มากขึ้น จำนวนคำถามที่มีก็ควรจะน้อยลง

Pulse Survey มีประโยชน์อย่างไร

สำหรับพนักงาน: Pulse Survey เป็นเครื่องมือในการสนับสนุนความเป็นอยู่ที่ดีของพนักงาน (Well-being) เนื่องจากจะทำให้พนักงานรู้สึกได้รับการดูแลเอาใจใส่มากขึ้น พนักงานสามารถได้รับการช่วยเหลือในการแก้ไขปัญหาต่าง ๆ ได้อย่างครบถ้วนและทันท่วงทีผ่าน Feedback ที่ให้กับผู้จัดการของพวกเขาเป็นประจำ นอกจากนี้พนักงานจะรู้สึกมีส่วนร่วมในการขับเคลื่อนวัฒนธรรมองค์กรมากขึ้นเมื่อพวกเขามีช่องทางในการออกความคิดเห็นต่าง ๆ

สำหรับผู้นำและผู้จัดการ: Pulse Survey ช่วยให้ผู้นำและผู้จัดการเข้าใจความรู้สึกและสภาพจิตใจของพนักงาน รวมถึงความท้าทายที่พวกเขากำลังเผชิญอยู่ได้ทันเวลาและได้ดียิ่งขึ้น และนำ Feedback ของพนักงานมาดำเนินการต่าง ๆ ในเวลาที่เหมาะสมเพื่อช่วยแก้ปัญหาให้กับพนักงานอย่างทันท่วงที นอกจากนี้ Pulse Survey ยังเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้ผู้นำได้เห็นคำตอบที่ตรงไปตรงมาและเชื่อถือได้มากกว่าแบบสำรวจประจำปี เพราะพนักงานสามารถตอบแบบสอบถามตามความรู้สึกในช่วงเวลานั้น ๆ ได้เลยโดยไม่ต้องรอถึงระยะเวลาที่ต้องทำแบบสอบถามรายปี และสำหรับผู้นำที่เป็นโค้ชสามารถใช้ Pulse Survey เป็นเครื่องมือในการติดตามผล โดยวัดและแสดงให้เห็นว่าโปรแกรมการโค้ชที่ได้ทำให้กับพนักงานส่งผลต่อการเปลี่ยนแปลงอย่างไรบ้าง

สำหรับองค์กร: Pulse Survey ช่วยให้องค์กรสามารถติดตามการเปลี่ยนแปลง และดำเนินการได้อย่างรวดเร็ว รวมไปถึงการลดอัตราการลาออกและเพิ่ม Engagement ของพนักงาน เพราะองค์กรสามารถดำเนินการแก้ไขปัญหาที่พนักงานมีและเผชิญอยู่ได้อย่างรวดเร็ว องค์กรสามารถใช้ชุดคำถามใหม่ ๆ เพื่อให้ได้ข้อมูลที่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ต่อยอดได้ และที่สำคัญที่สุด Pulse Survey จะช่วยขับเคลื่อนการเปลี่ยนแปลง ส่งเสริมวัฒนธรรมองค์กร และสร้างความสามัคคีในหมู่พนักงาน เนื่องจากพนักงานได้มีส่วนร่วมในการพูดคุยถึงหัวข้อต่าง ๆ ร่วมกันอย่างสม่ำเสมอ และเมื่อพนักงานมีปฏิสัมพันธ์ระหว่างกันมากขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งในการพูดคุยในหัวข้อที่ไม่เกี่ยวกับงาน พวกเขามีแนวโน้มที่จะมีประสิทธิภาพในการทำงานที่สูงขึ้นในฐานะทีม

เนื้อหาของ Pulse Survey และตัวอย่างคำถาม

Pulse Survey เป็นแบบสอบถามที่จะช่วยให้องค์กรเข้าใจความผูกพันต่อองค์กรของพนักงานในแง่มุมต่าง ๆ ของชีวิตการทํางาน จากคำถามที่ส่งให้กับพนักงานเป็นประจำในแต่ละหัวข้อ เช่น

  • ความสุขในที่ทำงาน: จากระดับคะแนน 0 ถึง 10 คุณมีความสุขในที่ทำงานมากแค่ไหน?
  • ความพึงพอใจในการทำงาน: คุณรู้สึกเครียดกับงานหรือมีงานมากเกินจนรู้สึกไม่ไหว?
  • การชื่นชมยอมรับ: คุณรู้สึกว่างานที่คุณกําลังทําอยู่เป็นงานที่มีความสําคัญ?
  • การให้ Feedback: คุณได้รับ Feedbackในที่ทำงานอย่างเพียงพอ?
  • ความสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงานและหัวหน้า: คุณได้พูดคุยเรื่องสำคัญหรือทำงานร่วมกันกับหัวหน้าของคุณ?
  • ความสอดคล้องกับทิศทางขององค์กร: คุณรู้ว่างานของคุณมีส่วนสำคัญต่อเป้าหมายหรือภารกิจของบริษัทอย่างไร?
  • การเป็นตัวแทนขององค์กร: คุณมีแนวโน้มที่จะแนะนำองค์กรของคุณว่าเป็นที่ที่ดีที่น่าทำงาน?
  • โอกาสในการเรียนรู้และพัฒนา: การทํางานที่นี่ ทําให้คุณรู้สึกว่าตัวเองได้เรียนรู้และมีการเติบโต?

Pulse Survey ของคุณไม่จำเป็นต้องรวบรวมคำถามในทุกแง่มุมของการทำงาน แต่สิ่งสำคัญก็คือ คุณต้องถามในสิ่งที่สามารถนำมาปรับใช้ให้เข้ากับ เป้าหมาย และสิ่งที่ต้องการติดตามในองค์กรของคุณ โดยควรที่จะเน้นถามเฉพาะเรื่องที่เกี่ยวข้องและสำคัญต่อองค์กรของคุณเท่านั้น คุณสามารถอ่านข้อมูลเพิ่มเติมหรือเยี่ยมชมตัวอย่างแบบสอบถาม Pulse Survey ในการทำ Employee Engagement ที่พร้อมนำไปใช้ได้ทันทีที่นี่

เคล็ดลับในการทำ Pulse Survey ให้ได้ประสิทธิภาพสูงที่สุด

คุณในฐานะผู้นำองค์กรหรือผู้จัดการจะได้รับประโยชน์สูงสุดจาก Pulse Survey ก็ต่อเมื่อรู้วิธีใช้เครื่องมือนี้อย่างถูกวิธี เพื่อที่จะเปลี่ยน Pulse Survey ให้เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพ ผู้นำองค์กรและผู้จัดการควรทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

  1. กำหนดกลยุทธ์สิ่งที่ต้องการวัดให้สอดคล้องกับกระบวนการและค่านิยมของบริษัท
  2. เรียนรู้และทำความเข้าใจในการนำสิ่งที่ต้องการวัดมาใช้
  3. กำหนดว่าใครเป็นผู้ที่ได้รับ Feedback และวิธีการที่จะใช้ในการวิเคราะห์และแบ่งปันข้อมูล
  4. สื่อสารกับพนักงานเกี่ยวกับเป้าหมาย ระดับความเป็นส่วนตัวของพนักงาน และเหตุผลในการนำ Feedback ของพวกเขาไปใช้
  5. จัดโปรแกรมอบรมให้กับพนักงาน
  6. ดำเนินการในรูปแบบที่สามารถวัดผล บันทึก และสื่อสารให้กับพนักงานได้
  7. เรียนรู้จาก Feedback และข้อมูลที่รวบรวมได้ต่อไป

ความท้าทายในการทำ Pulse Survey: การวิเคราะห์ข้อมูล

Pulse Survey อาจดูเป็นเครื่องมือที่นำมาใช้ได้ง่ายและให้ข้อมูลที่สำคัญต่อองค์กรได้เป็นอย่างดี แต่ความท้าทายที่แท้จริงของการทำ Pulse Survey คือการใช้ประโยชน์จากข้อมูลที่ได้เก็บรวบรวมมาเพื่อการเปลี่ยนแปลงอย่างมีประสิทธิภาพ ในการวิเคราะห์ข้อมูลที่ได้รับจาก Pulse Survey คุณจะต้องนำข้อมูลเหล่านั้นมาเชื่อมโยงกับการปฏิบัติ เพื่อให้องค์กรสามารถมุ่งเน้นในการดำเนินการที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลเชิงลึกที่สำคัญจริง ๆ ต่อองค์กร

และอย่างที่ได้กล่าวไปเบื้องต้นว่าในการทำ Pulse Survey สามารถทำได้ในความถี่ที่แตกต่างกัน ซึ่งก็จะส่งผลให้ความยากในการวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อนำไปปฏิบัติได้นั้นมีความยากที่ไม่เท่ากัน Pulse Survey แบบรายวันอาจให้ข้อมูลที่แม่นยำและเป็นประโยชน์ที่สุดสำหรับคุณ แต่ต้องอย่าลืมว่า ยิ่งคุณมีข้อมูลที่เยอะขึ้นเท่าไร การวิเคราะห์ข้อมูลก็จะยิ่งยุ่งยากมากขึ้นเท่านั้น

ที่ Happily.ai เราสามารถช่วยให้คุณได้รับประโยชน์สูงสุดจากการทำ Pulse Survey ด้วยการวิเคราะห์ข้อมูลบุคคลแบบรายวัน หรือที่เราเรียกว่า แบบสำรวจความสุขรายวัน (Daily Pulse Survey) และการนำเสนอข้อมูลเชิงลึกที่สามารถนำไปปฏิบัติได้จริงสำหรับผู้นำองค์กรและผู้จัดการ คุณไม่ต้องกังวลกับความยุ่งยากในการวิเคราะห์ข้อมูลที่ได้รับมาในจำนวนมากอีกต่อไป และหากคุณกำลังตามหาเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพนี้อยู่ สามารถเข้าไปเยี่ยมชมเว็บไซต์ของเราได้ที่นี่

Feedback

เอกสารอ้างอิง

[1] https://www.edume.com/blog/pulse-survey

[2] https://www.cultureamp.com/blog/employee-pulse-survey

[3] https://www.qualtrics.com/au/experience-management/employee/what-is-employee-pulse-survey/?rid=ip&prevsite=en&newsite=au&geo=TH&geomatch=au

[4] https://staffbase.com/blog/10-employee-pulse-survey-questions-you-should-be-asking/

[5] https://blog.happily.ai/th/daily-pulse-survey-employee-engagement-tool-managers-business-hr-leaders/

[6] Allen, Julian & Jain, Sachin & Church, Allan. (2020). Using a Pulse Survey Approach to Drive Organizational Change.