The science behind happier workplaces

มี ​Framework มากมายที่ช่วยผู้นำในการสร้างทีมขึ้นมาใหม่ แต่ปัญหาคือ Framework เหล่านี้จะใช้ได้ต่อเมื่อผู้นำเป็นคนสร้างทีม เลือกสมาชิกด้วยตนเองอย่างรอบคอบ และกำหนดทิศทางการทำงานของทีมตั้งแต่ต้น แต่สำหรับผู้นำที่ได้รับการแต่งตั้งใหม่ ส่วนใหญ่แล้วจะไม่ค่อยมีความคุ้นเคยกับทีมที่ได้รับมอบหมายให้ดูแลในตอนแรก และมักจะไม่สามารถเปลี่ยนแปลงสมาชิกในทีมเพื่อช่วยให้ธุรกิจเกิดการเติบโตหรือเปลี่ยนแปลงได้ดีเท่าที่ควร บางครั้งผู้นำขาดอำนาจหรือทรัพยากรที่จำเป็นในการเปลี่ยนบุคลากรอย่างรวดเร็ว หรือไม่สามารถดำเนินการได้อย่างทันท่วงทีเนื่องจากข้อจำกัดทางวัฒนธรรมองค์กร และบ่อยครั้งที่สมาชิกในทีมที่มีอยู่มีความสำคัญต่อการดำเนินธุรกิจแค่ในระยะสั้น แต่อาจไม่ใช่บุคคลที่เหมาะสมที่จะนำพาองค์กรไปสู่ความสำเร็จในอนาคต ในกรณีนี้ ผู้นำจำเป็นจะต้องหาวิธีการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพกับทีมที่ไม่ได้สร้างขึ้นเองแต่ได้รับมอบหมายมา

แนวทาง 3 ขั้นตอนสำหรับผู้นำในการสร้าง ทีม Alignment

จากบทความของ Michael D. Watkins ใน Havard Business Review ได้นำเสนอแนวทาง 3 ขั้นตอนสำหรับผู้นำในการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพกับทีมที่ตนต้องรับช่วงต่อ ซึ่งเป็นทีมที่มีอยู่แล้วและผู้นำไม่ได้สร้างทีมงานนี้ขึ้นเอง ได้แก่ การประเมินทีม (Assess) การปฏิรูปทีม (Reshape) และ การเร่งพัฒนาทีม (Accelerate team development)

ประเมินทีม (Assess)

ในขั้นตอนการประเมินทีมนั้น ผู้นำจะต้องตรวจสอบว่าหน้าที่รับผิดชอบของสมาชิกในทีมแต่ละคนมีความเหมาะสมและถูกต้องแล้วหรือไม่ แม้ว่าผู้นำส่วนใหญ่จะได้รับมอบหมายให้ดูแลทีมที่มีอยู่ แต่ก็มีเพียงไม่กี่คนที่ไตร่ตรองถึงสิ่งที่พวกเขามองหาในสมาชิกในทีม และสำหรับผู้นำเหล่านี้ วิธีการประเมินที่พวกเขาใช้อยู่อาจจะใช้ได้ดีในสถานการณ์ที่คุ้นเคย แต่อาจมีปัญหา เนื่องจากลักษณะของสมาชิกในทีมที่มีประสิทธิภาพแตกต่างกันอย่างมากขึ้นอยู่กับสถานการณ์

การประเมินของคุณจะรวดเร็วและแม่นยำยิ่งขึ้นหากคุณระบุเกณฑ์ของคุณอย่างชัดเจน สมาชิกในทีมควรมีคุณสมบัติอะไรบ้างเพื่อจัดการกับความท้าทายที่ทีมของคุณต้องเผชิญ ทักษะที่หลากหลายมีความสำคัญกับทีมของคุณมากแค่ไหน หรือคุณลักษณะใดที่คุณคิดว่าคุณสามารถช่วยส่งเสริมได้ในฐานะผู้นำ เช่น คุณอาจส่งเสริม Engagement ของสมาชิกในทีมได้ แต่ไม่สามารถส่งเสริมความน่าเชื่อถือ (Trustworthiness) ของพวกเขาได้ เพราะความน่าเชื่อถือเป็นคุณลักษณะที่ติดตัวมาโดยธรรมชาติ ไม่ใช่สิ่งที่ผู้นำสามารถส่งเสริมได้ด้วยการจัดการที่ดี

ความคาดหวังที่คุณมีต่อสมาชิกในทีมจะขึ้นอยู่กับความสำคัญของบทบาทของพวกเขาในการบรรลุเป้าหมายของคุณ ผู้ที่อยู่ในตำแหน่งที่สำคัญจะได้รับการประเมินด้วยความเร่งด่วนและด้วยมาตรฐานที่สูงกว่า และอีกปัจจัยที่ต้องพิจารณาคือคุณต้องการให้สมาชิกในทีมของคุณทำงานเป็นทีมมากแค่ไหน และในงานใด ให้คุณถามตัวเองว่า “คนที่อยู่ในการดูแลของฉันจะต้องร่วมมือกันมากไหม หรือ จะโอเคไหมหากพวกเขาทำงานโดยอิสระเป็นส่วนใหญ่” คำตอบจะช่วยกำหนดว่ามีความสำคัญแค่ไหนในการปลูกฝังการทำงานเป็นทีมให้กับสมาชิกของคุณ

เพื่อที่จะดำเนินการประเมินทีมอย่างมีประสิทธิภาพ คุณจะต้องจัดการประชุมแบบตัวต่อตัวและแบบทีม เสริมด้วยการรวบรวมข้อมูลจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก เช่น ลูกค้า ซัพพลายเออร์ และเพื่อนร่วมงานนอกทีม มากไปกว่านั้นคุณควรจะดูประวัติผลงานและการประเมินประสิทธิภาพการทำงานของสมาชิกในทีมแต่ละคนอีกด้วย การประเมินทีมอย่างมีประสิทธิภาพจะช่วยให้ผู้นำตัดสินได้ว่าทีมกำลังมีปัญหาในเรื่องใดและต้องทำอย่างไรเพื่อจัดการกับปัญหานั้น ๆ

ปฏิรูปทีม (Reshape)

หลังจากการประเมินทีม ขั้นตอนต่อไปที่ผู้นำต้องทำคือการปฏิรูปทีมภายใต้ข้อจำกัดของวัฒนธรรมองค์กร อำนาจของผู้นำ และ Talent ที่มีอยู่ เพราะท้ายที่สุดแล้ว ผู้นำใหม่ต้องการให้สมาชิกในทีมของพวกเขาแสดงพฤติกรรมที่มีประสิทธิภาพสูง เช่น การแบ่งปันข้อมูลอย่างเปิดเผย การระบุและจัดการกับความขัดแย้งอย่างรวดเร็ว การแก้ปัญหาอย่างสร้างสรรค์ และการสนับสนุนซึ่งกันและกัน ผู้นำสามารถส่งเสริมพฤติกรรมเหล่านี้โดยเน้นที่ปัจจัย 4 ประการ ได้แก่

  1. องค์ประกอบของทีม (Composition): วิธีที่ชัดเจนที่สุดในการปรับรูปแบบองค์ประกอบทีมคือการเปลี่ยนทีมหรือใครก็ตามที่ไม่มีความสามารถในเวลานั้นออกไป แต่สิ่งนี้อาจเป็นเรื่องยาก โดยเฉพาะในกรณีที่ผู้นำต้องทำงานร่วมกับทีมที่พวกเขาได้รับมอบหมายมา แต่มีอยู่ 2 วิธีที่ผู้นำสามารถใช้ในการปรับรูปแบบองค์ประกอบของทีม หนึ่งในนั้นคือ คุณอาจรอการลาออกของพนักงานตามปกติเพื่อสร้างพื้นที่สำหรับคนที่มีคุณสมบัติที่คุณต้องการ ซึ่งโดยปกติแล้วจะใช้เวลานาน แต่คุณอาจเร่งกระบวนการนี้ได้โดยการส่งสัญญาณถึงความคาดหวังในประสิทธิภาพการทำงานที่สูงขึ้น สิ่งนี้จะกระตุ้นให้ผู้ที่อาจมีความสามารถแต่ไม่เหมาะกับทีมของคุณแสวงหาบทบาทอื่น และหากเหมาะสม คุณอาจช่วยแนะนำตำแหน่งในด้านอื่น ๆ ขององค์กรให้กับพวกเขา อีกหนึ่งวิธีที่คุณสามารถทำได้คือ คุณอาจมอบหมายหน้าที่ใหม่ ๆ ให้ผู้ที่มีศักยภาพสูง หรือ เลือกที่จะเปลี่ยนบทบาทของสมาชิกในทีมเพื่อให้ตรงกับความสามารถของพวกเขามากยิ่งขึ้น
  2. ความสอดคล้องกับวิสัยทัศน์ที่มีร่วมกัน (Alignment): คุณจะต้องมั่นใจว่าสมาชิกในทีมทุกคนมีทิศทางในการทำงานและจุดมุ่งหมายที่ชัดเจน และเพื่อให้สมาชิกทุกคนทำงานไปในทิศทางเดียวกัน ทีมของคุณจะต้องมีคำตอบที่ชัดเจนและสอดคล้องกันในคำถามพื้นฐานสี่ข้อนี้: 1) เราจะทำอะไรให้สำเร็จ? 2) ทำไมเราถึงต้องทำ? 3) เราจะทำอย่างไรให้สำเร็จ? 4) ใครมีหน้าที่ทำอะไรบ้าง? โดยส่วนใหญ่แล้วข้อที่มักจะเป็นปัญหาสำหรับทีมคือข้อที่สอง แต่หากทีมไม่มีวิสัยทัศน์ที่ชัดเจนและขาดแรงจูงใจในการทำงาน ทีมก็อาจจะไม่ขับเคลื่อนไปในทิศทางที่ถูกต้อง การให้ค่าตอบแทนและสวัสดิการนั้นไม่เพียงพอสำหรับพวกเขา คุณจำเป็นต้องให้รางวัลสมาชิกในทีมอย่างครบถ้วน ซึ่งรวมถึงให้งานที่น่าสนใจ สถานะทางการงานที่ดี และโอกาสสำหรับความก้าวหน้า
  3. รูปแบบการทำงานของทีม (Operating Model): การปรับรูปแบบการทำงานของทีมคือการทบทวนใหม่อีกครั้งว่าสมาชิกในทีมต้องมารวมตัวกันเพื่อทำงานอย่างไรและเมื่อใด ซึ่งอาจรวมไปถึงการเพิ่มหรือลดจำนวนสมาชิก "หลัก" การสร้างทีมย่อย การปรับเปลี่ยนประเภทและความถี่ของการประชุม การจัดการประชุมในลักษณะที่แตกต่างออกไป และการออกแบบโปรโตคอลใหม่ ๆ สำหรับติดตามผลการทำงาน การเปลี่ยนแปลงนี้เป็นกลไกลที่มีประสิทธิภาพในการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของทีม คุณต้องระบุข้อจำกัดที่แท้จริงเกี่ยวกับวิธีการทำงาน จากนั้นถามตัวเองว่าทีมจะปฏิบัติงานภายในข้อจำกัดนั้น ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นได้อย่างไร นอกจากนี้ คุณต้องพิจารณาว่าควรสร้างทีมย่อย (แบบเป็นทางการหรือไม่เป็นทางการ) เพื่อปรับปรุงการทำงานร่วมกันระหว่างสมาชิกในทีมหรือไม่ และมีกิจกรรมไหนบ้างที่ต้องให้ความสนใจมากกว่ากิจกรรมอื่น ๆ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณจัดลำดับขั้นตอนการประชุมที่ให้ผลดีมากยิ่งขึ้น
  4. การรวบรวมกฎเกณฑ์และความคาดหวังใหม่ ๆ : องค์ประกอบสุดท้ายของการปฏิรูปทีมคือการบูรณาการ ผู้นำต้องสร้างกฎพื้นฐานและกระบวนการในการรักษาพฤติกรรมที่ต้องการ และทำหน้าที่เป็นแบบอย่างที่ดีสำหรับสมาชิกในทีมของคุณ การจัดการกับพฤติกรรมที่ไม่เหมาะสมและส่งเสริมความรู้สึกของการมีจุดประสงค์ร่วมกันเป็นสิ่งสำคัญ ในขั้นตอนการบูรณาการ ทุกคนในทีมจะต้องเห็นด้วยกับหลักปฎิบัติที่มีร่วมกัน เช่น สมาชิกในทีมจะแบ่งปันข้อมูลอย่างเปิดเผยและปฏิบัติต่อกันด้วยความเคารพ หลังจากนั้นผู้นำจะต้องมุ่งเน้นไปที่ "การใช้ชีวิต" ตามหลักการและกระบวนการเหล่านี้ด้วยตัวเอง คุณต้องส่งเสริมพฤติกรรมที่ต้องการ และจัดการทันทีเมื่อเห็นพฤติกรรมที่ไม่เหมาะสม

เร่งพัฒนาทีม (Accelerate team development)

ผู้นำต้องทำให้ทีมรู้สึกมีพลังด้วยการเริ่มต้นด้วยชัยชนะหรือความสำเร็จเพื่อที่จะเพิ่มความมั่นใจของทีมในความสามารถของพวกเขาและเน้นย้ำคุณค่าของกฎเกณฑ์และกระบวนการในการทำงานใหม่ ๆ ที่ทีมได้สร้างขึ้น คุณสามารถเริ่มต้นด้วยการตั้งเป้าหมายที่ท้าทายและลงมือทำ จากนั้นระบุให้ชัดเจนถึงงานที่เกี่ยวข้องและใครเป็นผู้รับผิดชอบในแต่ละงาน พิจารณาว่าการสนับสนุนของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียใดที่มีความสำคัญ จัดสรรความรับผิดชอบในการสร้างความสัมพันธ์ และพัฒนาวิธีการแบ่งปันผลลัพธ์กับทั้งองค์กร เมื่อทีมเริ่มต้นการทำงานด้วยความประสบความสำเร็จแล้ว ผลที่ได้ตามมาคือวัฏจักรของความสำเร็จและความมั่นใจ

ไม่ใช่เรื่องง่ายเลยสำหรับผู้นำที่ถูกมอบหมายให้นำทีมที่ตนเองไม่ได้สร้างขึ้น ผู้นำใหม่ที่ต้องเข้ามารับช่วงต่อทีมที่มีอยู่แล้วจะต้องประเมินสมาชิกในทีมและบรรยากาศในการทำงานของทีมที่ได้รับมาเพื่อให้เห็นภาพที่ชัดเจนว่าในปัจจุบันทีมมีการทำงานอย่างไร ในขั้นต่อไปผู้นำจะต้องปฏิรูปหรือปรับโครงสร้างทีมตามความจำเป็น และสุดท้ายผู้นำสามารถเร่งการพัฒนาทีมและปรับปรุงประสิทธิภาพในการทำงานของทีมโดยการให้โอกาสทีมได้เริ่มต้นการทำงานร่วมกันด้วยชัยชนะ และวางแผนที่จะรักษาชัยชนะนั้นไว้ต่อไป

เอกสารอ้างอิง

[1] https://hbr.org/2016/06/leading-the-team-you-inherit

[2] https://www.imd.org/research-knowledge/articles/reshaping-the-team-you-inherit/

[2] Photo by Dylan Gillis on Unsplash