Performance Management หรือ การบริหารผลการปฏิบัติงาน เป็นส่วนสำคัญขององค์กรที่ประสบความสำเร็จ ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับกระบวนการตั้งเป้าหมายอย่างเป็นระบบ การติดตามความคืบหน้า การให้ Feedback กันในองค์กร และการปรับแต่งกลยุทธ์ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในทุกระดับ ด้วยการใช้แนวทาง Performance Management ที่มีประสิทธิภาพ องค์กรสามารถส่งเสริมวัฒนธรรมที่มีประสิทธิภาพสูง (High-performance Culture) เพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงาน (Employee Engagement) และผลักดันความสำเร็จขององค์กร คู่มือนี้จะบอกถึงองค์ประกอบต่าง ๆ ของ Performance Management พร้อมด้วยงานศึกษาที่สนับสนุนและชี้ให้เห็นถึงผลการเปลี่ยนแปลงและประโยชน์ที่องค์กรจะได้รับ
1. ความสำคัญของ Performance Management
1.1 เพิ่มความผูกพันต่อองค์กรของพนักงานหรือ Employee Engagement
ระบบ Performance Management ที่แข็งแกร่งนั้นเกี่ยวข้องกับพนักงานโดยตรงในกระบวนการกำหนดเป้าหมาย ซึ่งจะเป็นการเพิ่มความผูกพันและความมุ่งมั่นของพนักงานต่อองค์กร จากการศึกษาของ Gallup พนักงานที่มีความผูกพันต่อองค์กรนั้นมีประสิทธิภาพในการทำงานมากกว่าพนักงานที่ไม่ได้รู้สึกผูกพันกับองค์กรถึง 21% ซึ่งส่งผลให้ความสามารถในการทำกำไรขององค์กรเพิ่มสูงขึ้นและการลาออกของพนักงานลดต่ำลง (Harter, Schmidt, & Hayes, 2002)
1.2 เพิ่มการรักษาพนักงานให้อยู่ต่อกับองค์กรหรือ Employee Retention
Performance Management ช่วยสร้างโอกาสสำหรับการเติบโตและการพัฒนา ซึ่งนำไปสู่ความพึงพอใจในงานที่สูงขึ้นและการรักษาพนักงานให้อยู่ต่อกับองค์กร โดยการศึกษาของ Corporate Executive Board พบว่าองค์กรที่มีระบบ Performance Management ที่มีประสิทธิภาพมีอัตราการลาออกโดยสมัครใจของพนักงานลดลงกว่า 40% (CEB, 2014)
1.3 ขับเคลื่อนความสำเร็จขององค์กร
Performance Management ที่มีประสิทธิภาพจะปรับเป้าหมายส่วนบุคคลให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ขององค์กร เพื่อให้มั่นใจได้ว่าทุกคนกำลังทำงานเพื่อจุดประสงค์เดียวกันหรือมีเป้าหมายอันเดียวกัน จากการศึกษาของ Hackett Group เปิดเผยว่า บริษัทที่มีกระบวนการ Performance Management ที่สมบูรณ์จะมีประสิทธิภาพดีกว่าบริษัทอื่นในแง่ของการเติบโตของรายได้ อัตรากำไรจากการดำเนินงาน และผลตอบแทนรวมของผู้ถือหุ้น (Hackett Group, 2007)
2. องค์ประกอบหลักของ Performance Management
2.1 การตั้งเป้าหมาย
การตั้งเป้าหมายที่ชัดเจน วัดผลได้ และบรรลุผลได้ เป็นรากฐานของระบบ Performance Management ที่มีประสิทธิภาพ งานวิจัยพบว่าการกำหนดเป้าหมายที่เฉพาะเจาะจงและท้าทายจะนำไปสู่ระดับประสิทธิภาพที่สูงขึ้นเมื่อเทียบกับเป้าหมายที่คลุมเครือหรือง่ายเกินไป (Locke & Latham, 2002) กรอบแนวคิด SMART (Specific - เฉพาะเจาะจง, Measurable - วัดผลได้, Achievable - บรรลุผลได้, Relevant - สัมพันธ์กัน และ Time-bound - จำกัดเวลา) เป็นเครื่องมือหนึ่งที่มีประโยชน์สำหรับการตั้งเป้าหมายที่มีประสิทธิภาพ
2.2 การให้และรับ Feedback อย่างต่อเนื่อง
การให้และรับ Feedback กันอย่างสม่ำเสมอสำคัญต่อการพัฒนาพนักงานและการปรับปรุงประสิทธิภาพในการทำงาน การศึกษาโดย NeuroLeadership Institute พบว่าพนักงานที่ได้รับ Feedback อย่างต่อเนื่องนี้ทำให้พวกเขามีประสิทธิภาพในการทำงานดีขึ้นถึง 12% เมื่อเทียบกับพนักงานที่ได้รับ Feedback แค่เฉพาะในช่วงการ Review ประจำปีเท่านั้น (Rock, Jones, & Watters, 2015)
2.3 การประเมิน Performance การทำงาน
การประเมิน Performance ในการทำงานประจำปีเปิดโอกาสให้มีการทบทวนและประเมินผลการทำงานของพนักงานอย่างเป็นทางการ จากงานวิจัยของ Dr. John Sullivan ชี้ให้เห็นว่าองค์กรที่มีประสิทธิภาพสูงมีการประเมินผลการทำงานของพนักงานบ่อยขึ้น ส่งผลให้มีความเข้าใจที่ดีขึ้นเกี่ยวกับจุดแข็งและสิ่งที่ต้องปรับปรุงของพนักงาน (Sullivan, 2012)
2.4 การพัฒนาพนักงาน
Performance Management ไม่ใช่แค่การประเมินประสิทธิภาพการทำงานเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการให้โอกาสในการเติบโตและการพัฒนาของพนักงานอีกด้วย การศึกษาจาก Association for Talent Development พบว่าองค์กรที่มีวัฒนธรรมการเรียนรู้ที่แข็งแกร่งมีประสิทธิภาพเหนือกว่าคู่แข่งในด้านนวัตกรรม การมีส่วนร่วมของพนักงาน และประสิทธิภาพทางการเงิน (ATD, 2016)
3. การนำระบบ Performance Management มาใช้อย่างมีประสิทธิภาพ
3.1 ความมุ่งมั่นของผู้นำ
เพื่อให้ Performance Management ประสบความสำเร็จ ผู้นำองค์กรต้องมุ่งมั่นที่จะส่งเสริมวัฒนธรรมแห่งการพัฒนาอย่างต่อเนื่องและการสื่อสารที่เปิดกว้าง ซึ่งรวมไปถึงการจัดหาทรัพยากรที่จำเป็นและการฝึกอบรมพนักงานเพื่อสนับสนุนความคิดริเริ่มในดำเนินการ Performance Management
3.2การสื่อสารที่ชัดเจน
การสื่อสารที่ชัดเจนและโปร่งใสจำเป็นต่อการตั้งความคาดหวัง การให้ Feedback และการบอกถึงปัญหาประสิทธิภาพการทำงาน ซึ่งจะเกี่ยวข้องกับการพูดคุย Check-in อย่างสม่ำเสมอ, การอัพเดทความก้าวหน้าของงาน, และการให้ Feedback ที่สร้างสรรค์และนำไปปรับใช้ได้จริง
3.3 การให้พนักงานมีส่วนร่วม
การมีส่วนร่วมของพนักงานในขั้นตอนการตั้งเป้าหมายและการขอให้พวกเขามีส่วนร่วมในกลยุทธ์การทำ Performance Management สามารถช่วยสร้างความไว้วางใจและกระตุ้นให้เกิดการยอมรับจากพนักงานทุกระดับในองค์กร
3.4 การพัฒนาอย่างต่อเนื่อง
Performance Management เป็นกระบวนการต่อเนื่องที่ต้องมีการประเมินและพัฒนาปรับปรุงอย่างสม่ำเสมอ องค์กรสามารถคงความคล่องตัวไว้และสามารถปรับตัวเข้ากับการเปลี่ยนแปลงได้ ด้วยการทบทวนและอัปเดตกลยุทธ์ของ Performance Management อย่างต่อเนื่อง
บทสรุป
Performance Management จำเป็นอย่างยิ่งสำหรับความสำเร็จขององค์กร เพราะช่วยส่งเสริมสถานที่ทำงานที่มีประสิทธิภาพสูง ด้วยการผสมผสานการตั้งเป้าหมายเชิงกลยุทธ์, การให้และรับ Feedback อย่างต่อเนื่อง, การประเมินผลการทำงานอย่างสม่ำเสมอ, และการพัฒนาพนักงาน ทำให้องค์กรสามารถพัฒนาความผูกพันต่อองค์กรของพนักงาน การรักษาลูกค้า และประสิทธิภาพการทำงานได้ จากข้อมูลงานวิจัยที่ได้กล่าวไว้ในเนื้อหาแสดงให้เห็นว่า Performance Management ที่มีประสิทธิภาพมีส่วนช่วยในการเติบโตและความสำเร็จโดยรวมขององค์กร ในฐานะผู้นำ คุณควรสร้างสภาพแวดล้อมที่ส่งเสริมการสื่อสารอย่างเปิดเผย ความไว้วางใจ และการพัฒนาปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง และใช้ Performance Management เพื่อเปลี่ยนสถานที่ทำงานของคุณให้เป็นองค์กรที่ไม่หยุดนิ่ง มีนวัตกรรม และขับเคลื่อนด้วยผลลัพธ์ ซึ่งนำไปสู่การเพิ่ม Productivity เพิ่มความพึงพอใจของพนักงาน และการเติบโตขององค์กรอย่างยั่งยืน
