คู่มือพร้อมเทมเพลตสำหรับการประชุม One-on-One

การประชุม One-on-One

การประชุม One-on-One คือ การเช็กอินหรือพบปะพูดคุยเป็นประจำแบบตัวต่อตัวในองค์กร ซึ่งปกติแล้วก็คือการเช็กอินระหว่างหัวหน้ากับลูกทีมของตนเองนั่นเอง สิ่งนี้เป็นเครื่องมือในการบริหารที่สำคัญอย่างหนึ่งของหัวหน้าหรือผู้จัดการ โดยการประชุมนี้มีขึ้นเพื่อให้และรับฟีดแบ็ก และทำให้พนักงานเข้าใจข้อมูลการทำงานที่เกิดขึ้นให้ตรงกัน แก้ไขปัญหาต่าง ๆ และช่วยให้ลูกทีมมีการเติบโตในหน้าที่การงาน

การประชุมพบปะพูดคุยกับสมาชิกในทีมเป็นสิ่งที่ผู้นำทีมหรือผู้จัดการต้องให้ความสำคัญ เพราะสิ่งนี้ช่วยให้สมาชิกในทีมทำงานในทิศทางที่สอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กร และยิ่งในสถานการณ์ที่ทำให้ทีมต้องทำงานจากทางไกล  (WFH) หรือทำงานแบบผสมผสาน (Hybrid) ทำให้การพบปะของหัวหน้าทีมและสมาชิกในทีมลดน้อยลง ดังนั้นการประชุมแบบตัวต่อตัวหรือที่เรารู้จักกันดีว่า One-on-One meeting จึงยิ่งมีความสำคัญเป็นอย่างมาก เนื่องจากทุกคนต่างมีงานของตนเองที่ต้องทำ ดังนั้นในการประชุมจึงไม่ควรเสียเวลาในหัวข้อหรือเนื้อหาที่ไม่สำคัญ

การประชุม One-on-One ไม่มีรูปแบบที่ตายตัว โดยจะเน้นการพูดคุยกับพนักงานมากกว่าการอัพเดทความก้าวหน้าของงานซึ่งสิ่งนี้ทำให้การประชุม One-on-One เป็นสิ่งพิเศษ การประชุมนี้มีความสำคัญอย่างมากเพราะสิ่งนี้ช่วยวางรากฐานความสัมพันธ์ในการทำงานที่ไว้เนื้อเชื่อใจกัน และช่วยส่งเสริมการทำงานที่มีประสิทธิภาพ

โดยในบทความนี้เราจะนำเสนอ

• จุดประสงค์ของการประชุม One-on-One
• ประโยชน์ของการประชุม One-on-One
• แนวทางปฏิบัติในการประชุม One-on-One
• เคล็ดลับการประชุม One-on-One ที่มีประสิทธิภาพสำหรับผู้จัดการ
• เทมเพลตคำถามที่ใช้ในการประชุม One-on-One

จุดประสงค์ของการประชุม One-on-One

การประชุมแบบ One-on-One นี้มีจุดประสงค์เพื่อจะดูว่าสมาชิกในทีมเป็นอย่างไรบ้าง ไม่ว่าจะเป็นเรื่องงาน เรื่องชีวิตความเป็นอยู่ส่วนตัว และอารมณ์ในช่วงเวลาขณะนั้น หัวหน้าทีมหรือผู้จัดการสามารถพูดคุยเรื่องความท้าทายที่เกิดขึ้น ระดับของแรงจูงใจ และโอกาสในการเติบโตทางหน้าที่การงานของสมาชิกในทีมแต่ละคน ซึ่งสิ่งเหล่านี้ช่วยให้หัวหน้าทีมรู้ว่าสมาชิกในทีมเป็นอย่างไรบ้าง ต้องการความช่วยเหลือในเรื่องใด และรู้ชัดเจนมากยิ่งขึ้นว่าพนักงานต้องการสิ่งใดเพื่อให้พวกเขาประสบความสำเร็จในการทำงาน

การประชุมแบบ One-on-One เป็นประจำช่วยสร้างความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นระหว่างหัวหน้าและลูกทีม และยังเป็นโอกาสหนึ่งที่ทำให้หัวหน้าทีมหรือผู้จัดการได้รับฟีดแบ็กโดยตรงจากลูกทีมในเรื่องประสบการณ์การทำงาน ความเครียดหรือความผ่อนคลายในการทำงาน หรือแม้กระทั่งความท้าทายที่เจอในงานขณะนั้น ซึ่งการถามคำถามที่เหมาะสมมีส่วนช่วยให้สมาชิกในทีมรู้สึกมีส่วนร่วมและมีแรงจูงใจในงานที่ทำอยู่ และยังใช้เวลาในการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด

ประโยชน์ของการประชุม One-on-One

ประโยชน์สำหรับพนักงาน

• ได้รับฟีดแบ็กและคำแนะนำที่ช่วยให้ประสบความสำเร็จในหน้าที่การงาน
• ได้รับการรับฟังพร้อมทั้งคำแนะนำในการแก้ปัญหาได้ทันเวลาจากหัวหน้างาน
• ให้ความรู้สึกปลอดภัยเมื่อรู้ถึงสถานะของตนเองว่ายืนอยู่จุดไหน จากการได้รับฟีดแบ็กอย่างต่อเนื่องจากหัวหน้าตนเอง
• สร้างโอกาสในการนำเสนอหัวข้อสนทนาที่ต้องการคุยกับหัวหน้า ที่อาจเป็นหัวข้อที่หาเวลาคุยกันในระหว่างวันได้ยาก

ประโยชน์สำหรับหัวหน้าทีมหรือผู้จัดการ

• ช่วยให้คุณแนะนำแนวทางการพัฒนาให้กับสมาชิกในทีม
• ช่วยแก้ไขปัญหาต่าง ๆ ได้แต่เนิ่น ๆ
• ช่วยให้อัตราการรักษาพนักงานไม่ให้ลาออก (Employee Retention) เพิ่มสูงขึ้น
• ช่วยปลดล็อกศักยภาพของสมาชิกภายในทีม
• ช่วยสร้างพื้นที่และความไว้วางใจเพื่อให้แน่ใจว่าคุณรู้ใจสมาชิกในทีมของคุณ และสามารถทำให้พนักงานมีความสุขและมีประสิทธิภาพในการทำงาน
• ได้พัฒนาทักษะและปรับปรุงตนเองในการเป็นหัวหน้าที่ดี ทั้งเรื่องการรับและให้ฟีดแบ็ก การเป็นผู้ฟังที่ดี การสื่อสารระหว่างบุคคล และการดึงศักยภาพของสมาชิกในทีมออกมา
• ได้รับข้อมูลที่เป็นประโยชน์เกี่ยวกับสิ่งที่สมาชิกในทีมคาด

ประโยชน์สำหรับองค์กร

• เติบโตและประสบความสำเร็จจากการที่หัวหน้ามีความสัมพันธ์ที่ดีกับทีมและทำให้ทีมมีประสิทธิภาพสูงสุดในการทำงาน
• เพิ่มความผูกพันต่อองค์กรของพนักงาน หรือ Employee Engagement
• ช่วยลดอัตราการลาออกของพนักงาน (Turnover)
• ช่วยให้ Productivity เพิ่มขึ้น

แนวทางปฏิบัติในการประชุม One-on-One

สำหรับพนักงาน

1. เข้าประชุมอย่างเปิดใจและโฟกัสที่เป้าหมายเดียว เป็นการกระทำง่าย ๆ ที่ทำให้กำหนดโทนการประชุมและแสดงให้เห็นว่าคุณให้คุณค่าแก่เวลาของผู้จัดการและเวลาของตัวคุณเอง บางครั้งเป้าหมายเดียวนี้จะสามารถทำให้เรามีรายการของคำถามที่ดีในเชิงกลวิธี หรือกล่าวคือการค้นหาหรือพูดคุยหัวข้อหนึ่งอย่างลึกซึ้งหรืออย่างละเอียด
2. มีส่วนร่วมในการสร้างตารางการประชุมอย่างกระตือรือร้น สิ่งนี้ทำให้คุณได้รับสิ่งที่คุณต้องการจากการประชุม ซึ่งคุณไม่เพียงแต่แค่รายงานความคืบหน้างานของตนเองและตอบคำถามผู้จัดการ แต่คุณควรแชร์ประสบการณ์ ความท้าทาย และไอเดียที่มี ขอความช่วยเหลือทั้งเรื่องทรัพยากรในการทำงาน การฝึกอบรม การพัฒนา และโอกาส
3. เตรียมตารางการประชุมก่อนล่วงหน้า สิ่งนี้ทำให้พนักงานกำหนดเป้าหมายและรู้ถึงความตั้งใจสำหรับการประชุมในครั้งนี้ ผู้จัดการมีโอกาสที่จะเตรียมตัวสำหรับการพูดคุยกันภายในระยะเวลาของการประชุม การมีตารางการประชุมนี้ช่วยให้เราสามารถจดรายการที่เราต้องทำต่อไปและการติดตามงาน จนไปถึงการมีประสิทธิผลที่สูงขึ้น
4. นำเสนอภาพรวมของงานที่ดำเนินการเสร็จสมบูรณ์แล้ว เพื่อให้แน่ใจได้ว่าความสำคัญของลำดับการทำงานของคุณสอดคล้องกับความคาดหวังของผู้จัดการของคุณหรือไม่ การเตรียมสิ่งเหล่านี้ก่อนการประชุมแสดงถึงการริเริ่มและช่วยจัดลำดับการทำงานว่าอะไรที่เป็นสิ่งสำคัญที่สุดในตอนนี้
5. หมั่นอัพเดทจุดประสงค์ของการทำงานที่มีประสิทธิภาพ การมีจุดประสงค์การทำงานที่อัพเดทตลอดเวลาเป็นการช่วยให้เรารู้ว่าสิ่งที่เราทำอยู่หรือพยายามอย่างหนักในการทำนี้สอดคล้องกับเป้าหมายหรือไม่
6. เริ่มการพูดคุยกันด้วยจุดประสงค์ของการประชุม การประชุมเพื่อพูดคุยกันเกี่ยวกับเรื่องจุดประสงค์ที่สามารถนำไปปฏิบัติได้นั้นมีความแตกต่างอย่างมากกับการประชุมที่เน้นเรื่องความเข้าใจเป้าหมายและแรงบันดาลใจทางอาชีพ การกำหนดจุดประสงค์ร่วมกันจะทำให้แน่ใจได้ว่าทั้งคุณและผู้จัดการของคุณเข้าใจตรงกัน และสิ่งนี้ทำให้ได้ผลลัพธ์ที่ประสบความสำเร็จ
7. ถามคำถามที่ช่วยเพิ่มคุณค่า เคล็ดลับหนึ่งที่สำคัญสำหรับพนักงานที่สามารถถามได้ในระหว่างการประชุม One-on-One นี้คือ “งานอะไรที่สำคัญที่สุดในสัปดาห์นี้ที่ฉันสามารถช่วยคุณ (หัวหน้า) ได้” การช่วยให้งานของผู้จัดการของคุณง่ายขึ้นนี้ทำให้คุณมีค่ามากยิ่งขึ้นสำหรับเขา
8. มุ่งเป้าไปที่การสร้างการค้นพบส่วนบุคคล นำรายการที่เตรียมมาพูดคุยกันถึงไอเดียและผลลัพธ์ที่มุ่งมาดปรารถนา เช่น “คำว่าดีเยี่ยมของโปรเจคนี้เรามองว่าเป็นอย่างไร” “อะไรจะเปลี่ยนไปเมื่อโปรเจคนี้สำเร็จลง” สิ่งนี้สร้างการแลกเปลี่ยนเกี่ยวกับความน่าจะเป็น ที่ไม่ใช่แค่เนื้อหาในรายการ
9. โฟกัสไปที่อะไรที่ผู้จัดการอยากจะรู้จากคุณ วิธีการนี้นำไปสู่การรับฟังอย่างตั้งใจและมีความรู้สึกร่วมในสิ่งที่ผู้พูดต้องการสื่อสาร ทำให้นึกถึงประโยคที่ว่า “คุณได้รับสิ่งที่คุณต้องการถ้าคุณช่วยให้ผู้อื่นได้รับสิ่งที่เขาต้องการ”
10. ให้ฟีดแบ็กกับผู้จัดการของคุณ ถ้าคุณไม่ได้รับสิ่งที่คุณต้องการสำหรับการทำงานจากผู้จัดการของคุณ ก็บอกให้เขารู้ ผู้จัดการของคุณต้องการให้คุณประสบความสำเร็จ ดังนั้นเขาต้องช่วยเหลือคุณอย่างเต็มที่ ถ้าคุณบอกกับผู้จัดการของคุณว่าอะไรที่ช่วยคุณมากที่สุดในการประชุม One-on-One นี้ คุณมีแนวโน้มที่จะได้รับสิ่งนั้น และนี่ก็คือการประชุมที่มีประโยชน์

สำหรับหัวหน้าทีมหรือผู้จัดการ

1. กำหนดจุดประสงค์ของการประชุม การระบุจุดประสงค์ของการประชุมที่ชัดเจนว่าการประชุมมีขึ้นเพื่ออะไรและมีเรื่องอะไรเป็นพิเศษที่อยากจะหยิบยกขึ้นมาพูดคุยกันนั้น ช่วยทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมทราบว่าจะเริ่มต้นบทสนทนาตรงไหนและจะจบลงที่เรื่องอะไร นอกจากนี้ยังมีประโยชน์ในการควบคุมเวลาการประชุมให้เป็นไปตามกำหนดการได้สะดวกขึ้นอีกด้วย  โดยจุดประสงค์ของการประชุม One-on-One คือการค้นหาปัญหาที่มีแนวโน้มว่าจะเกิดขึ้น ซึ่งหมายถึงคุณจำเป็นต้องมีการประชุม One-on-One กับพนักงานเป็นประจำ และการประชุม One-on-One นี้เป็นที่ที่ดีแห่งหนึ่งในการกำหนด OKRs ซึ่งก็คือเฟรมเวิร์กของการกำหนดเป้าหมายการทำงานที่ได้รับความนิยม และตรวจสอบให้แน่ใจได้ว่าข้อดีและข้อเสียของ OKRs ของแต่ละคนนั้นไม่ขัดแย้งกับของคนอื่น ๆ ภายในทีม
2. จัดทำตารางการประชุมที่ระบุหัวข้อที่จะพูดคุยกันและระยะเวลาในการประชุมที่ชัดเจน การประชุมในฐานะที่เป็นผู้จัดการควรจะเป็นการประชุมแบบตัวต่อตัว และใช้เวลาไม่เกินหนึ่งชั่วโมง และอย่างน้อยควรจัดการประชุมนี้อย่างน้อยเดือนละหนึ่งครั้ง แต่ถ้าจะให้ดีที่สุดควรมีการจัดประชุมเป็นรายสัปดาห์
3. จัดการประชุมในเวลาที่เหมาะสม การเลือกช่วงเวลาที่เหมาะสมก็คือช่วงเวลาที่ผู้เข้าร่วมประชุมพร้อมเข้าร่วมและไม่ติดสิ่งใด ทำให้สามารถเตรียมตัวได้ล่วงหน้าและมีสมาธิกับการประชุม สิ่งเหล่านี้จะทำให้การประชุมดำเนินการได้อย่างมีประสิทธิภาพ และสิ่งที่น่าสนใจจากงานการศึกษาข้อมูลของ YouCanBookMe บริษัทซอฟแวร์ในประเทศอังกฤษ ก็คือ เวลาที่เหมาะที่จะจัดการประชุมมากที่สุดคือวันอังคาร ช่วงเวลาบ่าย 2:30 โมง โดยทางทีมงานได้วิเคราะห์ข้อมูลจากจดหมายเชิญการประชุมถึง 530,000 ครั้งและพบว่าเวลาที่คนส่วนใหญ่ไม่มีการประชุมคือเวลา บ่าย 2:30 โมงของวันอังคาร
4. ร่างตารางการประชุม การกำหนดรายละเอียดในตารางการประชุมที่ดีควรรวมถึงเป้าหมายของการประชุม ว่าทำไมเราถึงต้องมีการประชุม อะไรที่คุณต้องการเพื่อให้งานสำเร็จลุล่วงตามเป้าหมายและใครควรที่จะอยู่ในการประชุมนี้บ้าง และหัวข้อใดที่ต้องการจะพูดคุยกันในที่ประชุม รวมไปถึงระบุเวลาให้ชัดเจน สิ่งนี้จะช่วยให้ผู้เข้าร่วมรู้ล่วงหน้าว่าต้องเตรียมตัวอย่างไร และเมื่อใดที่ต้องมีส่วนร่วมในการนำเสนอในที่ประชุม
5. ให้มีคนดูแลเรื่องสรุปการประชุม โดยสามารถเริ่มได้จากการสรุปการประชุมว่าอะไรที่เราพูดคุยกันในการประชุมและจบด้วยรายการการดำเนินการในขั้นต่อไป ซึ่งสิ่งนี้เป็นประโยชน์อย่างมากในการติดตามผลการดำเนินการ และเป็นสิ่งช่วยเตือนความจำในสิ่งที่เคยพูดคุยกันไปแล้วและสิ่งที่ช่วยจัดลำดับความสำคัญของงานที่ยังไม่ได้ดำเนินการ

สำหรับองค์กร

1. สื่อสารถึงความสำคัญและประโยชน์ของการประชุม One-on-One
2. สร้างวัฒนธรรมองค์กรที่ส่งเสริมการประชุม One-on-One ในแต่ละทีม โดยเริ่มจากการทำให้ผู้นำและผู้บริหารระดับสูงมีส่วนร่วมก่อน และให้ผู้นำสื่อสารกับพนักงานทั้งองค์กร
3. จัดหาอุปกรณ์ที่ช่วยให้การประชุม One-on-One เกิดขึ้นได้ง่ายและสะดวกขึ้น ไม่ว่าจะเป็นระบบการจองห้องประชุม ซอฟแวร์สำหรับการประชุม และเครื่องมืออื่น ๆ
4. ใช้ข้อมูลจากแบบสอบถามพนักงานในองค์กรในการขับเคลื่อนกิจกรรมการประชุม One-on-One เช่น ถ้าข้อมูลส่วนใหญ่บ่งบอกว่าพนักงานได้รับฟีดแบ็กหรือคำแนะนำที่ไม่เพียงพอจากผู้จัดการของตน ข้อมูลนี้สามารถนำมาใช้ในการส่งเสริมให้ผู้นำและผู้บริหารสนับสนุนผู้จัดการทุกทีมให้มีการประชุม One-on-One เพื่อแก้ไขปัญหานี้

ทำให้การประชุมตัวต่อตัวมีประสิทธิภาพ ด้วยข้อมูลเชิงลึกและเรียลไทม์ของพนักงาน

ดูเพิ่มเติมได้ที่นี่

เคล็ดลับการประชุม One-on-One ที่มีประสิทธิภาพสำหรับผู้จัดการ

การประชุมแบบ One-on-One ที่มีประโยชน์ต้องเริ่มจากความต้องการพื้นฐานในการอยากรู้จักและเรียนรู้สมาชิกในทีมของคุณให้มากขึ้น การสร้างสภาพแวดล้อมแบบเปิดที่มีการแชร์ความคิดเห็นกันอย่างแท้จริงจะช่วยให้หัวหน้าทีมหรือผู้จัดการใช้เวลาให้เกิดประโยชน์สูงสุดและได้รับฟีดแบ็กที่สามารถนำไปช่วยพัฒนาและดึงศักยภาพสูงสุดของสมาชิกภายในทีมออกมา และท้ายที่สุดคือช่วยส่งเสริมประสิทธิภาพโดยรวมของทีม

โดยเคล็ดลับในการประชุม One-on-One สำหรับหัวหน้าทีมหรือผู้จัดการ มีดังนี้

1. จัดตารางเวลาที่แน่นอนในการประชุม One-on-One โดยความถี่ของการประชุมนี้ขึ้นกับขนาดของทีมว่ามีขนาดเล็กหรือใหญ่ หรือคนในทีมมีประสบการณ์มากน้อยเพียงใด และไม่สำคัญว่าการประชุมจะมีบ่อยแค่ไหน แต่สิ่งสำคัญคือการประชุมนี้ต้องถูกกำหนดลงในปฏิทินของผู้จัดการและเป็นกิจกรรมที่มีการทำซ้ำ การกำหนดตารางเวลาที่แน่นอนนี้ช่วยให้ลูกทีมทราบว่าต้องเตรียมตัวอย่างไรและลดการโต้แย้งเรื่องการรบกวนเวลาขณะทำงาน และอีกสิ่งที่สำคัญมากๆ คือ อย่ายกเลิกการประชุมแบบกระชั้นชิด เพราะแทนที่ลูกทีมของคุณจะรู้สึกถึงการให้ความสำคัญของหัวหน้าทีมในการจัดประชุม one-on-one แต่อาจทำให้ลูกทีมรู้สึกได้ว่าพวกเขาไม่ได้มีความสำคัญจริง ๆ
2. เตรียมตัวเรื่องที่จะพูดคุยกันในการประชุม One-on-One ในการประชุมโดยทั่วไปต้องมีการเตรียมวาระการประชุม แต่ด้วยปัจจัยหลายๆ อย่าง ในการประชุม One-on-One ไม่จำเป็นต้องเป็นทางการขนาดนี้ ผู้จัดการและลูกทีมเพียงแค่จดรายการที่ต้องการจะคุยกันในมีตติ้งและกำหนดเวลาคร่าว ๆ ในแต่ละหัวข้อ ขึ้นอยู่กับลำดับความสำคัญของหัวข้อนั้น ๆ  สิ่งนี้จะช่วยให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น และการประชุมนี้สามารถยืดหยุ่นได้ โดยที่การประชุมที่ดีที่สุดคือการที่ผู้ร่วมประชุมอยู่ในโหมดร่วมกันสร้างสรรค์ นั่นก็คือทุกคนสามารถออกความคิดเห็นเกี่ยวกับการประชุมและหัวข้อต่าง ๆ ร่วมกันได้
3. ใส่ใจและให้เวลากับการพูดคุยกันในการประชุม One-on-One อย่าคิดว่าการประชุม One-on-One ก็เป็นแค่อีกสิ่งหนึ่งที่อยู่ในรายการที่ต้องทำ แต่ให้พิจารณาว่าการประชุมนี้เป็นช่วงเวลาอันล้ำค่าของการ connect กับลูกทีม หรือให้คิดว่า คุณในฐานะผู้จัดการอยู่ที่นี่เพื่อสร้างความเปลี่ยนแปลงให้กับคนคนหนึ่งซึ่งก็คือลูกทีมของคุณนั่นเอง และผู้จัดการควรให้ความสำคัญและใส่ใจกับการประชุม โดยปิดเครื่องมือการสื่อสารรวมถึงเสียงจากคอมพิวเตอร์เพื่อป้องกันการรบกวนระหว่างการประชุม
4. เริ่มต้นจากสิ่งดี ๆ หรือเรื่องราวเชิงบวก ในการเริ่มต้นการประชุมควรเริ่มด้วยการแชร์เรื่องราวดี ๆ เช่นการกล่าวชื่นชมและขอบคุณสำหรับความตั้งใจในการทำงาน โดยการพูดคุยกันด้วยเรื่องดี ๆ เป็นวิธีที่ดีในการเริ่มการประชุม One-on-One เพราะสิ่งนี้ช่วยสร้างพลังงานเชิงบวกให้กับผู้ร่วมประชุม
5. แก้ไขปัญหาร่วมกัน การประชุม One-on-One นี้เป็นโอกาสที่ดีที่จะตอบปัญหาเชิงกลยุทธ์และแก้ไขปัญหาร่วมกัน เป็นสิ่งสำคัญที่ผู้จัดการจะต้องสร้างสมดุลระหว่างการถามคำถามกับการรับฟังสิ่งที่เพื่อนร่วมงานหรือลูกทีมพูด และจดจำไว้เสมอว่า คุณอยู่ตรงนี้เพื่อเรียนรู้ ผู้จัดการบางคนขอให้ลูกทีมสร้างรายการของความท้าทายที่เจอพร้อมทั้งวิธีการแก้ไขมาให้ดูก่อนล่วงหน้า สิ่งนี้ทำให้ลูกทีมได้ผ่านกระบวนการแก้ไขปัญหามาก่อนล่วงหน้า และหลังจากนั้นผู้จัดการสามารถให้ฟีดแบ็กเชิงสร้างสรรค์เพิ่มเติมได้
6. ถามคำถามเกี่ยวกับความก้าวหน้าในสายงาน แม้ว่าการพูดคุยกันในเรื่องกลยุทธ์จะมีความสำคัญแต่เรื่องส่วนบุคคลของพนักงานก็มีความสำคัญเช่นเดียวกัน การประชุมนี้ยังอาจเป็นโอกาสที่ช่วยให้สมาชิกในทีมมีความคิดที่รอบคอบขึ้นเกี่ยวกับอาชีพและชีวิตของพวกเขา ผู้จัดการบางคนพูดถึงเรื่องความก้าวหน้าในสายงานในทุกการประชุม และถ้าคุณมีแผนจะพูดถึงเรื่องความก้าวหน้าในสายงานกับลูกทีม คุณต้องรอบคอบเพราะเรื่องนี้ต้องการการไตร่ตรองและคิดทบทวน โดยการ ให้เวลาและพื้นที่แก่ลูกทีมของคุณได้คิดว่าอะไรคือสิ่งที่พวกเขาต้องการ ก่อนที่คุณจะพูดประเด็นเกี่ยวกับความก้าวหน้าในสายอาชีพขึ้นมา นอกจากนี้เมื่อมีการพบกันแบบ Face-to-Face แล้ว ผู้จัดการควรถามคำถามปลายเปิดโดยตรงต่อเรื่องเป้าหมายของลูกทีม สิ่งนี้ทำให้ลูกทีมมีแรงบันดาลใจและทำงานในทิศทางที่สอดคล้องกับเป้าหมายของทีมและองค์กร
7. พูดชื่นชมและขอบคุณกัน การจบการประชุมก็จะคล้ายกันกับการเริ่มต้นการประชุม คือทำให้เป็นบรรยากาศเชิงบวก โดยควรปิดการประชุมด้วยการขอบคุณกัน โดยไม่จำเป็นต้องพูดยืดยาว แค่เพียงหยุดสักครู่ก่อนพูดว่า “ขอบคุณ” แค่เพียงห้าวินาที และการเน้นย้ำด้วยคำดี ๆ นั้นมีความหมายต่อลูกทีม แต่ทั้งนี้ทั้งนั้นต้องเป็นคำพูดที่ออกมาจากใจจริง ๆ หรือเพียงแค่คุณสามารถพูดเกี่ยวกับสิ่งที่ลูกทีมทำได้ดี อย่างเช่น ฉันรู้สึกซาบซึ้งและเห็นคุณค่าในสิ่งที่คุณทำ สิ่งนี้เป็นสิ่งที่ทรงพลังอย่างมาก

เทมเพลตคำถามที่ใช้ในการประชุม One-on-One

สรุป

การประชุม One-on-One เป็นเครื่องมือที่ผู้จัดการจะขาดไม่ได้ในการบริหารจัดการความสัมพันธ์กับคนในทีมและงานของสมาชิกภายในทีมให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น และถึงแม้ว่าจะเป็นเครื่องมือที่สำคัญของผู้จัดการแล้วนั้น แต่การประชุมนี้มีประโยชน์ต่อทุกฝ่ายไม่ว่าจะเป็นตัวพนักงานเอง ตลอดไปจนถึงระดับองค์กรในเรื่อง Employee Engagement, Talent Retention, จนถึงปัญหาอย่าง Turnover

ถ้ามีการจัดการหรือการเตรียมพร้อมที่ไม่ดีในการประชุม One-on-One นี้สามารถนำไปสู่ความไม่พอใจที่อาจส่งผลเสียมากกว่าเป็นการพัฒนาเชิงบวกขององค์กร ดังนั้นการเข้าใจถึงจุดประสงค์ที่แท้จริง การเตรียมตัวที่ดีในการดำเนินการของผู้ที่เกี่ยวข้อง สิ่งเหล่านี้ทำให้ได้ประโยชน์สูงสุดจากการประชุม One-on-One ที่ทำให้ทีมมีความสัมพันธ์ที่ดีและมี Productivity เพิ่มสูงขึ้น และขับเคลื่อนองค์กรให้เติบโตไปอย่างยั่งยืน