ในบทความก่อนหน้านี้ เราได้พูดถึง Talent Retention หรือการรักษาพนักงานที่มีความสามารถไว้กับองค์กร เพราะยิ่งการสรรหาบุคลากรทำได้ยากขึ้นเท่าไร การรักษาพนักงานที่มีความสามารถไว้กับองค์กรได้จะถือเป็นสิ่งที่มีค่ามากขึ้นเท่านั้น ในช่วงเวลานี้ อีกหนึ่งปัญหาใหญ่ที่ผู้นำองค์กรและผู้จัดการเห็นตรงกันว่าเป็นสิ่งเกิดขึ้นบ่อยมากยิ่งขึ้นและยากที่จะแก้ไข นั่นก็คือการลาออกของพนักงานใหม่ จากการศึกษาของ Forbes พบว่าอัตราการลาออกของพนักงานมากถึง 20% นั้นเกิดขึ้นภายใน 45 วันแรกของการจ้างงาน ซึ่งนั่นหมายความว่าผู้นำองค์กรและผู้จัดการควรให้ความสำคัญกับวันแรก ๆ ในการทำงานของพนักงานใหม่ให้มากขึ้น
การ Onboarding พนักงานใหม่อย่างมีประสิทธิภาพ
จากบทความของ Ron Carucci ใน Harvard Business Review ได้นำเสนอว่า วิธีที่จะรักษาพนักงานใหม่ไว้กับองค์กรได้ดีที่สุดนั้นก็คือการมีการต้อนรับและเตรียมความพร้อมให้กับพนักงานใหม่ หรือ Onboarding ที่มีประสิทธิภาพ โดยได้แบ่งขั้นตอนการ Onboarding ออกเป็น 3 ส่วน ได้แก่ Organizational Onboarding (ทางองค์กร) Technical Onboarding (ทางเทคนิค) และ Social Onboarding (ทางสังคม)
Organizational Onboarding
Organizational Onboarding เป็นการเตรียมความพร้อมให้กับพนักงานใหม่ในเรื่องทั่วไปเกี่ยวกับการทำงานในองค์กร ซึ่งอาจไม่เกี่ยวข้องกับงานของพนักงานโดยตรง ผู้นำหรือผู้จัดการจะต้อง
- บอกพนักงานใหม่ถึงข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการทำงานในแต่ละวัน เช่น รับบัตรประจำตัวพนักงานได้จากใคร จอดรถได้ที่ไหน แนะนำสถานที่ต่าง ๆ ในออฟฟิศ วิธีลงทะเบียนเพื่อรับสิทธิประโยชน์ด้านสุขภาพ และให้ความรู้เกี่ยวกับกฎระเบียบและนโยบายขององค์กร
- สอน "คำศัพท์" หรือคำย่อที่คนส่วนใหญ่ในบริษัทใช้กันในที่ทำงานให้พนักงานทราบ โดยอาจจะแจก รายการอธิบายความหมายของคำศัพท์เฉพาะเหล่านี้ ให้กับพนักงานได้อ่านและศึกษาข้อมูลในเบื้องต้น
- ช่วยให้พนักงานใหม่ปรับตัวเข้ากับค่านิยมและแนวทางการปฏิบัติที่เป็นบรรทัดฐานขององค์กร โดยเฉพาะในเดือนที่ 3, 6 และ 9 ของการทำงานของพนักงานใหม่ ผู้จัดการจะต้องพูดคุยกับพนักงานเกี่ยวกับประวัติและแบรนด์ขององค์กร วิธีวัดผลการปฏิบัติงาน วิธีในการให้รางวัล และโอกาสในการเติบโต ผู้นำที่เป็นแบบอย่างที่ดีขององค์กรก็ควรมีโอกาสในการติดต่อพูดคุยกับพนักงานใหม่เพื่อแบ่งปันเรื่องราวและวิธีในการปฏิบัติตามค่านิยมขององค์กร
Technical Onboarding
Technical Onboarding เป็นการเตรียมความพร้อมให้กับพนักงานใหม่ในเรื่องของการใช้ความรู้และทักษะที่พวกเขามีในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด โดยที่ผู้นำหรือผู้จัดการจะต้อง
- กำหนดว่าการทำงานที่ดีเป็นอย่างไร โดยการให้รายละเอียดงานที่บอกถึงหน้าที่ความรับผิดชอบที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนและขอบเขตการทำงานที่พวกเขาควรทราบ ซึ่งรวมไปถึงอิสระในการตัดสินใจในเรื่องต่าง ๆ ของการทำงาน
- จัดตารางการฝึกสอนประจำสัปดาห์ เพื่อตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานใหม่มีโอกาสในการสนับสนุนเป้าหมายขององค์กรอย่างมีความหมายโดยเร็วที่สุด
- ให้เป้าหมายการทำงานที่ชัดเจนกับพนักงานใหม่ โดยอาจเริ่มต้นด้วยเป้าหมายที่มั่นใจว่าพนักงานใหม่สามารถบรรลุได้ และถ้าทุกอย่างเป็นไปด้วยดี ให้ค่อย ๆ เพิ่มระดับความรับผิดชอบของพวกเขาในแต่ละงาน พนักงานใหม่ที่รู้สึกว่างานของพวกเขาสอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กรอย่างไรจะมีความมั่นใจและรู้สึกผูกพันต่อองค์กรมากขึ้น
- พูดคุยเกี่ยวกับช่องว่างในการเติบโตอย่างเปิดเผยและหาวิธีที่จะเพิ่มความรู้ในทักษะนั้น ๆ โดยในระหว่างการเช็คอินในแต่ละวัน ผู้จัดการอาจแนะนำให้พนักงานใหม่แบ่งปันเกี่ยวกับพื้นที่ที่พวกเขาต้องการเรียนรู้และเติบโตและช่วยพวกเขาในการพัฒนาทักษะเหล่านั้น
Social Onboarding
Social Onboarding เป็นการเตรียมความพร้อมให้กับพนักงานใหม่ในเรื่องของการเข้าสังคมและสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับเพื่อนร่วมงาน โดยที่ผู้นำหรือผู้จัดการจะต้อง
- แนะนำสมาชิกทั้งในและนอกทีมให้กับพนักงานใหม่ ซึ่งจะรวมไปถึงหัวหน้างาน เพื่อนร่วมงาน และลูกค้าทั้งภายในและภายนอก เพราะพวกเขาเหล่านี้คือคนที่มีส่วนร่วมในความสำเร็จ ของพนักงานใหม่
- กระตุ้นให้พนักงานใหม่ได้ทำความรู้จักกับผู้เกี่ยวข้อง เช่น การจัดการประชุมแบบ One-on-one สั้น ๆ ระหว่างดื่มกาแฟหรือพักรับประทานอาหารกลางวัน สิ่งนี้จะเป็นโอกาสที่พนักงานใหม่จะได้เรียนรู้และขอคำแนะนำจากพนักงานคนอื่น ๆ และสร้างความสนิทสนมและความไว้วางใจไปพร้อม ๆ กัน
วิธีป้องกันไม่ให้พนักงานใหม่อยากลาออก
แต่นอกเหนือจากการ Onboarding ที่มีประสิทธิภาพแล้ว ผู้นำองค์กรและผู้จัดการยังต้องใช้วิธีอื่น ๆ หลังจากการ Onboarding จบลง เพื่อที่จะรักษาพนักงานใหม่ไว้กับองค์กรไปได้นาน ๆ เพราะมีอีกหลายสิ่งนอกเหนือจากการ Onboarding ที่ส่งผลต่อการตัดสินใจของพนักงานใหม่ว่าจะอยู่ต่อกับองค์กรหรือไม่ ต่อไปนี้คือวิธีที่ผู้นำองค์กรและผู้จัดการสามารถทำได้เพื่อป้องกันไม่ให้พนักงานใหม่รู้สึกอยากลาออก
- ช่วยให้พนักงานได้พัฒนาทักษะที่พวกเขาสามารถใช้ได้ในขณะที่กำลังเติบโตในอาชีพการงานและเลื่อนขั้นในบริษัท
- แสดงความขอบคุณและชื่นชมยอมรับ (Recognition) ให้กับพนักงานอย่างสม่ำเสมอ
- มอบสิทธิพิเศษเพื่อช่วยให้ชีวิตการทำงานของพนักงานง่ายขึ้น เช่น ตารางการทำงานที่ยืดหยุ่นได้
- สื่อสารค่านิยมขององค์กรให้พนักงานทราบอย่างชัดเจน และตรวจสอบให้แน่ใจว่านโยบายของคุณสะท้อนถึงค่านิยมเหล่านั้น
- เปิดรับ Feedback จากพนักงาน เพื่อให้พวกเขาเชื่อมั่นในวิสัยทัศน์ที่มีร่วมกัน
การทำให้พนักงานใหม่มีความผูกพันต่อองค์กรและต้องการที่จะอยู่กับองค์กรไปนาน ๆ จะต้องเริ่มตั้งแต่วันแรกที่พวกเขาเข้ามาทำงาน เป็นหน้าที่ของผู้นำองค์กรและผู้จัดการที่จะต้องจัดการ Onboarding ให้มีมาตรฐานและมีประสิทธิภาพโดยการให้คำแนะนำต่าง ๆ ทั้งในด้านขององค์กร ด้านทักษะความรู้เชิงเทคนิค และ ด้านสังคมและความสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงาน พนักงานใหม่ที่ได้รับการต้อนรับและเตรียมความพร้อมเป็นอย่างดี จะมีประสิทธิภาพการทำงานที่สูงขึ้นและมีโอกาสที่จะอยู่ต่อกับองค์กรมากยิ่งขึ้น
เอกสารอ้างอิง
[1] https://hbr.org/2018/12/to-retain-new-hires-spend-more-time-onboarding-them
[2] https://culvercareers.com/blog/retain-new-employees/
[4] Photo by Jacqueline Munguía on Unsplash
