แบบประเมินผลงานคือหลักสำคัญของกระบวนการบริหารทรัพยากรบุคคล เป็นเครื่องมือที่ให้โอกาสหัวหน้างานได้ให้ Feedback กับพนักงาน โดยที่เน้นจุดแข็ง ระบุสิ่งที่ควรพัฒนา และวางเป้าหมายสำหรับปีต่อไปได้ อย่างไรก็ตาม การใช้งานแบบประเมินอย่างไม่ถูกวิธีจะทำให้พนักงานเสียกำลังใจการทำงาน Productivity ลดลง และรักษาพนักงานไว้ในองค์กรได้ยากขึ้น บทความนี้นำเสนอเคล็ดลับและแบบอย่างการทำแบบประเมินพนักงานที่เป็นประโยชน์แก่ตัวพนักงานและองค์กร
5 เทคนิควิธีการประเมินผลงานอย่างมีประสิทธิภาพ
- กำหนดความคาดหวังให้ชัดเจน
ทุก ๆ ต้นปีเป็นเวลาสำคัญในการวางเป้าหมายและกำหนดตัวชี้วัดผลงานที่บ่งบอกความคาดหวังในตัวพนักงานอย่างชัดเจน พนักงานก็จะสามารถทำงานและพุ่งเป้าหมายไปตามทิศทางที่กำหนดไว้ ในขณะที่หัวหน้าเองก็สามารถให้ Feedback เป็นประจำระหว่างที่ดำเนินงาน เช่นนี้ทั้งหัวหน้าและพนักงานเองก็จะเชื่อมต่อกันผ่านเป้าหมายและความคาดหวังที่วางไว้ ซึ่งจะทำให้ทำงานสอดประสานกันเป็นอย่างดี - มีตัวชี้วัดที่ชัดเจน
เพื่อให้มั่นใจว่า กระบวนการประเมินผลงานเป็นธรรมและปราศจากอคติ จำเป็นต้องมีตัวชี้วัดที่ชัดเจน ตัวชี้วัดเหล่านี้ต้องสามารถวัดผลงานได้และไม่เกี่ยวข้องกับความเห็นส่วนบุคคล ตัวอย่างเช่น ฝ่ายขายก็อาจมีตัวชี้วัดเป็นรายได้ที่สร้างขึ้น หรือเป็นจำนวนลูกค้าใหม่ที่เข้ามา เป็นต้น การมีตัวชี้วัดที่ชัดเจนจะทำให้องค์กรมั่นใจได้ว่า พนักงานได้ถูกประเมินผ่านผลการทำงานมากกว่าความสัมพันธ์ระหว่างหัวหน้าทีมและตัวพนักงานเอง - ให้ Feedback บ่อยครั้ง
การให้ Feedback บ่อย ๆ เป็นสิ่งจำเป็นต่อการพัฒนาและเติบโตของพนักงาน การให้ Feedback อย่างต่อเนื่องตลอดปีจะช่วยให้พนักงานได้รู้ว่า ยังคงทำงานอยู่ตามทิศทางที่วางไว้และรับรู้ถึงปัญหาที่เกิดขึ้นได้อย่างรวดเร็ว เวลาที่ให้ Feedback คนให้ต้องมองไปที่พฤติกรรม หรือผลงานที่เกิดขึ้นมากกว่านิสัยส่วนตัวของบุคคลนั้น ๆ Feedback ที่ให้ไปก็จะเป็น Feedback ที่ก่อให้เกิดประโยชน์และผู้รับก็สามารถนำไปใช้งานต่อได้ทันที - ส่งเสริมให้มีการประเมินตนเอง
การประเมินตนเองเป็นเครื่องมือสำคัญต่อกระบวนการประเมินผลงาน เป็นการให้อำนาจพนักงานเป็นเจ้าของผลงานตนเอง สังเกตเห็นแง่มุมของตนที่ต้องพัฒนา และส่งเสริมให้เกิดบทสนทนาอย่างตรงไปตรงมากับหัวหน้างาน องค์กรส่งเสริมให้พนักงานประเมินตัวเองได้ด้วยการให้แนวทางการประเมินที่ชัดเจน เน้นย้ำความโปร่งใส และสร้างพื้นที่การทำงานที่ปลอดภัย สิ่งเหล่านี้จะส่งเสริมให้พนักงานมีส่วนร่วมในงาน มีกำลังใจทำงาน และทำงานอย่าง Productive ซึ่งก็จะทำให้องค์กรเติบโตต่อไป - โฟกัสไปที่การพัฒนาและเติบโต
การประเมินผลงานไม่ได้ควรประเมินเพียงผลการทำงานที่ผ่านมาเท่านั้น แต่ควรจะมองไปยังอนาคตข้างหน้าที่พนักงานควรจะพัฒนา เพื่อความก้าวหน้าในหน้าที่การงาน เพื่อบรรลุวัตถุประสงค์นี้ หัวหน้างานควรทำงานร่วมกับพนักงานเพื่อสร้างเป้าหมายที่สามารถทำให้สำเร็จได้ในปีถัดไปและวางแผนอย่างเป็นรูปธรรมเพื่อไปให้ถึงเป้าหมายที่วางไว้ วิธีการนี้จะช่วยสร้าง Growth Mindset และให้อำนาจพนักงานเป็นเจ้าของการพัฒนาตนเองอย่างแท้จริง
ตัวอย่างของการทำการประเมินผลงานอย่างรอบด้าน
- จัดทำการประเมินเป็นประจำ
เพื่อให้มั่นใจว่า กระบวนการประเมินผลงานมีประสิทธภาพ องค์กรต้องทำการประเมินผลงานเป็นประจำ โดยทั่วไปความถี่คือปีละครั้ง หรือทุก 6 เดือน แต่องค์กรบางแห่งก็ประเมินผลงานทุก ๆ ไตรมาส เพื่อเพิ่มความถี่การให้ Feedback และส่งเสริมให้เกิดการเติบโตและพัฒนา - ฝึกเทคนิคในการให้ฟีดแบ็กอย่างมีประสิทธิภาพแก่หัวหน้างาน
จัดเทรนนิ่งฝึกการให้ Feedback ให้หัวหน้างานจะช่วยให้มั่นใจว่า การประเมินผลงานเป็นประโยชน์และนำไปปฏิบัติได้จริง ตัวอย่างเทคนิคการให้ Feedback ที่มีประสิทธิภาพคือ Feedback ไปที่พฤติกรรมหรือผลงาน ให้แนวทางการปฏิบัติต่อได้ และให้การชื่นชมยอมรับต่อความสำเร็จ - ใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยประเมินผลงาน
เทคโนโลยีสามารถทำให้ระบบการประเมินเป็นไปโดยง่ายยิ่งขึ้น รวบรวม Feedback เข้าสู่ฐานข้อมูลเดียวกันได้ และช่วยให้มั่นใจว่า สิ่งเหล่านี้จะเกิดขึ้นอย่างสม่ำเสมอและทั่วถึงทั้งองค์กร
เพื่อเติมเต็มเทคนิคที่กล่าวข้างต้น เราจึงออกแบบ “ตัวอย่างการประเมินผลงานแบบ 360 องศา (360-degree performance template)” ขึ้น การประเมินรูปแบบนี้จะรวบรวมข้อมูลการประเมินจากหลายมุมมอง ไม่ว่าจะตัวพนักงานเอง หัวหน้า ลูกน้อง และเพื่อนร่วมงาน หากนำเทมเพลตของเราไปใช้งานจะช่วยเพิ่มคุณภาพการประเมินผลการปฏิบัติงานของพนักงานและช่วยให้หัวหน้างานใช้ทรัพยากรที่มีได้อย่างคุ้มค่ายิ่งขึ้น ดังนั้นองค์กรจะสามารถสร้างกระบวนการประเมินผลงาน ซึ่งเพิ่มแรงกระตุ้นและจูงใจในการทำงาน เพิ่ม Productivity และรักษาพนักงานได้นานยิ่งขึ้น ดาวน์โหลดเทมเพลตได้ฟรีที่นี่
บทสรุป
กระบวนการประเมินผลที่รอบด้านสำคัญและจำเป็นต่อการเติบโตของพนักงานและองค์กรอย่างยิ่ง หากนำเทคนิคที่นำเสนอข้างต้นไปปรับใช้ องค์กรจะสร้างกระบวนการประเมินผลงานที่พนักงานได้รับ Feedback ที่สามารถนำไปปรับใช้ได้จริงและรับรู้ความคาดหวังจากองค์กรอย่างชัดเจน ซึ่งส่งเสริมให้เกิดการเติบโตและพัฒนาอย่างต่อเนื่อง
