การสื่อสารเป็นหัวใจสำคัญในการปฏิสัมพันธ์ภายในองค์กร เพราะการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพจะทำให้พนักงานรู้สึกผูกพันและเป็นส่วนหนึ่งกับองค์กร และการสื่อสารยังเป็นองค์ประกอบสำคัญที่ช่วยให้วัฒนธรรมองค์กรแข็งแรงอีกด้วย
บทบาทของการสื่อสารต่อวัฒนธรรมองค์กร
ความไม่แน่นอนของวิกฤติโรคระบาดช่วยตอกย้ำความสำคัญของการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ ภายใต้ภาวะความกลัว ความเครียด และความรู้สึกไม่มั่นคง พนักงานต้องการความโปร่งใส ความเห็นอกเห็นใจ และการสื่อสารที่ถี่ขึ้นจากองค์กร เมื่อองค์กรมีการสื่อสารข้อมูลแก่พนักงานผิดพลาดหรือไม่ครบถ้วน นอกจากจะก่อให้เกิดความเข้าใจผิด สร้างความขัดแย้ง ยังสั่นคลอนความไว้วางใจและความผูกพันต่อองค์กรของพนักงาน หรือแม้แต่เป็นศัตรูกับองค์กร ซึ่งไม่เป็นผลดีต่อวัฒนธรรมองค์กรทั้งสิ้น
เมื่อวัฒนธรรมองค์กรไม่ใช่ของใครคนใดคนหนึ่ง แต่ทุกคนในองค์กรเป็นเจ้าของร่วมกัน การสร้างความเป็นส่วนหนึ่ง และการมีส่วนร่วมกับองค์กรและวัฒนธรรมองค์กรจึงไม่อาจแยกขาดจากกัน เพื่อสร้างความมีส่วนร่วมและความผูกพันต่อองค์กร องค์กรต้องเปิดพื้นที่ให้พนักงานแสดงความคิดเห็น เพื่อรับฟัง ทบทวนและนำเสียงของพวกเขาไปดำเนินการต่ออย่างเป็นรูปธรรม เช่น ปรับปรุงกระบวนการทำงาน ออกนโยบาย เป็นต้น หรืออย่างน้อยที่สุด หากไม่สามารถดำเนินการได้ทันทีหรือมีข้อจำกัดอื่น ๆ เข้ามาเกี่ยวข้อง การแสดงออกว่ารับฟังและตอบสนองต่อข้อคิดเห็นของพนักงานก็เพียงพอที่จะสร้างความไว้วางใจและความเคารพต่อกันระหว่างผู้นำและพนักงาน พวกเขารู้สึกว่าตนมีคุณค่า ความเห็นของพวกเขาได้ถูกรับฟัง และได้รับคำชื่นชม และเกิดซึ่งเป็นส่วนสำคัญต่อการเสริมสร้างวัฒนธรรมองค์กรให้แข็งแกร่ง
การสื่อสาร 2 ทาง: รับฟัง คิดทบทวน และตอบสนอง
การสื่อสารที่เปิดพื้นที่ให้พนักงานมีส่วนร่วมในบทสนทนา สามารถแสดงความคิดเห็นอย่างอิสระ และมีการตอบสนองต่อความคิดเห็นระหว่างคู่สนทนากันไปมานั้น (ในที่นี้ก็คือพนักงานและหัวหน้างาน) เรียกว่า การสื่อสาร 2 ทาง
การสื่อสาร 2 ทางมีองค์ประกอบสำคัญ 4 อย่าง (ผู้ส่งสาร ผู้รับสาร ข้อความ การตอบสนอง) ที่ผู้นำให้พนักงานมีส่วนร่วมในบทสนทนา ซึ่งต่างจากการสื่อสารทางเดียวอย่างอีเมล์ ที่พนักงานรู้สึกไม่มีส่วนร่วมกับบทสนทนาหรือข้อกล่าวในช่องทางเช่นนี้ (หรืออาจจะไม่เปิดอ่านด้วยซ้ำ) และส่วนสำคัญที่สุดก็คือการตอบสนองต่อฟีดแบคของพนักงาน เมื่อครบองค์ประกอบสำคัญก็จะเกิดการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพในองค์กร
วิธีและเครื่องมือการสื่อสาร 2 ทาง
ผู้นำและหัวหน้างานในปัจจุบันจำเป็นต้องมีทักษะการสื่อสารที่ดี เป็นผู้ฟังที่ดี และเปิดกว้างต่อการสื่อสาร 2 ทางกับพนักงาน โดยผ่านวิธีการและเครื่องมือหลากหลายรูปแบบ เช่น
- ช่องทางการสื่อสารทั้งออฟไลน์และออนไลน์ (เช่น Line Messenger Slack เป็นต้น)
- การพูดคุยแบบตัวต่อตัว (1-1 meeting)
- การประชุมองค์กรแบบ Townhall และ All-hands
- แบบสำรวจความผูกพันองค์กร
- แบบสำรวจความสุขรายวัน (Pulse Survey)
- แบบฟอร์มความเห็นแบบปกปิดตัวตน
