The science behind happier workplaces

แบบสำรวจ Employee Engagement ประจำปี คือ การปฏิบัติที่มองย้อนกลับไปในอดีต' เป็นการเปรียบเทียบตัวคุณในวันนี้กับสิ่งที่คุณกำลังทำอยู่เมื่อหลายเดือนหรือหลายปีก่อน

แบบสำรวจ Employee Engagement ประจำปี

Employee Engagement หรือ ความผูกพันที่พนักงานมีต่อองค์กร มีความสำคัญต่อการทำให้พนักงานยังมีการเชื่อมต่อกันและมีแรงบันดาลใจในการทำงานในระหว่างที่ต้องทำงานแบบ Work From Home หรือทำงานแบบผสมผสาน แต่คำถามคือ คุณสามารถสร้างกลยุทธ์ที่มีประสิทธิภาพในการส่งเสริม Engagement เพื่อให้พนักงานรู้สึกเชื่อมต่อกันได้อย่างไร? เพื่อที่จะส่งเสริม Employee Engagement กลยุทธ์ของคุณจำเป็นต้องมีพื้นฐานมาจากฟีดแบ็ก หรือก็คือเสียงของพนักงานนั่นเอง และขั้นตอนแรกในการรับฟีดแบ็กที่น่าเชื่อถือคือการรู้ว่าจะวัดผล Employee Engagement อย่างไร

วิธีการหนึ่งที่ใช้กันอย่างแพร่หลายที่สุดในการวัดผล Employee Engagement คือการทำแบบสำรวจประจำปี จากเดิมที่ใช้กระดาษคำถามในการส่งแบบสำรวจให้กับพนักงาน เทคโนโลยีทำให้การสำรวจประจำปีนั้นเป็นเรื่องที่ทำได้ง่ายขึ้น เพื่อให้เป็นประโยชน์สำหรับองค์กรในการรวบรวมฟีดแบ็กและวิเคาะห์ข้อมูลที่ได้รับจากพนักงาน แต่ส่วนใหญ่แล้วแบบสำรวจหนึ่งชุดก็ยังคงมีความยาวถึง 50 - 100 คำถาม ซึ่งใช้เวลานานในการกรอกฟีดแบ็กและสร้างความเหนื่อยหน่ายให้กับพนักงาน

ปัญหาที่พบ

  1. แบบสำรวจประจำปีใช้เวลานานเกินไป พนักงานส่วนใหญ่ยุ่งเกินกว่าจะอยากมีส่วนร่วมในการทำแบบสำรวจยาว ๆ นอกจากนี้ แบบสำรวจที่ยาวมักจะได้รับการตอบรับเชิงบวกมากเกินไป ซึ่งมักจะไม่แม่นยำ
  2. แบบสำรวจประจำปีสร้างข้อมูลจำนวนมหาศาล ซึ่งโดยปกติแล้วจะเป็นข้อความตัวอักษรจำนวนมากและวิเคราะห์ได้ยาก
  3. แบบสำรวจประจำปีเป็นการสื่อสารทางเดียว โดยที่พนักงานให้ฟีดแบ็กโดยไม่ทราบว่าจะเกิดอะไรขึ้นต่อไป ซึ่งจะจำกัดโอกาสที่ผู้นำและผู้จัดการจะสามารถสื่อสารกลับไปยังพนักงาน
  4. ขั้นตอนการประมวลผลข้อมูลใช้เวลานานเกินไป กว่าจะถึงเวลาที่ฟีดแบ็กของพนักงานทุกคนจะถูกรวบรวม วิเคราะห์ และนำเสนอต่อผู้เกี่ยวข้อง ก็สายเกินไปแล้วกว่าที่องค์กรจะดำเนินการได้ตามความเหมาะสม

สี่ประเด็นข้างต้นอธิบายได้ว่าทำไมแบบสำรวจ Employee Engagement ประจำปีจึงเป็น 'การปฏิบัติที่มองย้อนกลับไปในอดีต' ซึ่งเป็นการเปรียบเทียบตัวคุณในวันนี้กับสิ่งที่คุณกำลังทำอยู่เมื่อหลายเดือนหรือหลายปีก่อน แต่ถึงแม้ว่าองค์กรส่วนใหญ่จะทราบดีว่าแบบสำรวจ Employee Engagement ประจำปีไม่ได้ให้ประโยชน์เท่าที่ควร หลาย ๆ องค์กรก็ยังคงประสบปัญหาในการหาวิธีที่ดีกว่านี้ในการรับฟีดแบ็กจากพนักงาน

การสำรวจเกี่ยวกับแบบสำรวจพบว่ามีเพียง 24 เปอร์เซ็นต์ของผู้นำและผู้จัดการที่คิดว่าแบบสำรวจของพวกเขามีคุณค่า และมีเพียง 27 เปอร์เซ็นต์ของผู้นำและผู้จัดการรู้สึกว่าแบบสำรวจให้ผลตอบแทนที่ดีจากการลงทุนของพวกเขา จากกรณีดังกล่าว ผู้นำองค์กรและผู้จัดการจะได้รับฟีดแบ็กจากพนักงานที่แม่นยำและเป็นประโยชน์ต่อองค์กรได้อย่างไร

Pulse Surveys

เพื่อที่จะจัดการกับปัญหาที่เกี่ยวข้องกับ Employee Engagement แบบสำรวจความสุขรายวัน หรือ Pulse Surveys ซึ่งก็คือแบบสำรวจความผูกพันต่อองค์กรของพนักงานขนาดพอดีคำ กำลังเป็นที่นิยมมากขึ้น Pulse Surveys เป็นแบบสำรวจสั้นๆ ซึ่งประกอบไปด้วยคำถามประมาณ หนึ่งถึงห้าข้อ และถูกส่งให้พนักงานเป็นประจำ ข้อดีอย่างหนึ่งของ Pulse Surveys คือการรวบรวมข้อมูลและเวลาตอบสนองที่รวดเร็ว ฟีดแบ็กที่ได้รับแบบเรียลไทม์จะมีความหมายและสามารถนำไปปฏิบัติได้มากขึ้น Pulse Surveys ส่วนใหญ่ยังเป็นการสื่อสารแบบสองทางระหว่างพนักงานและผู้จัดการ ทำให้พวกเขาได้แบ่งปันความคิดในหัวข้อที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการทำงานในแต่ละวันและระดับความพึงพอใจของพนักงานอีกด้วย

Pulse Surveys เป็นเครื่องมือสำหรับการเป็นผู้นำองค์กร

ในขณะที่เรามีเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในการรวบรวมฟีดแบ็กในช่วงเวลาที่เหมาะสมแล้ว เรายังจำเป็นต้องใช้เครื่องมือนี้อย่างถูกวิธี จากข้อมูลอ้างอิงจาก Welbourne (2016) แบบสำรวจความสุขรายวันเป็นการเปลี่ยนแปลงเพราะเป็นการส่งเสริมให้พนักงานมีส่วนร่วม ขับเคลื่อนการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง และช่วยให้ผู้นำองค์กรและผู้จัดการทำงานได้ดีขึ้น แต่การรับข้อมูลบ่อยขึ้นเพียงอย่างเดียวจะไม่ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญกับองค์กร ดังนั้น Engagement ที่มีประสิทธิภาพจำเป็นจะต้องมีกลยุทธ์ที่ดีและผู้นำที่เข้าใจวิธีใช้ประโยชน์จากฟีดแบ็กและข้อมูลเชิงลึกที่ได้รับจากแบบสำรวจความสุขรายวัน

เพื่อที่จะเปลี่ยนแบบสำรวจความสุขรายวันให้เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพ ผู้นำองค์กรและผู้จัดการควรทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

  1. กำหนดกลยุทธ์สิ่งที่ต้องการวัดให้สอดคล้องกับกระบวนการและค่านิยมของบริษัท
  2. เรียนรู้และทำความเข้าใจในการนำสิ่งที่ต้องการวัดมาใช้
  3. กำหนดว่าใครเป็นผู้ที่ได้รับฟีดแบ็ก และวิธีการที่จะใช้ในการวิเคราะห์และแบ่งปันข้อมูล
  4. สื่อสารกับพนักงานเกี่ยวกับเป้าหมาย ระดับความเป็นส่วนตัวของพนักงาน และเหตุผลในการนำฟีดแบ็กของพวกเขาไปใช้
  5. จัดโปรแกรมอบรมให้กับพนักงาน
  6. ดำเนินการในแบบที่สามารถวัดผล บันทึก และสื่อสารให้กับพนักงานได้
  7. เรียนรู้จากฟีดแบ็กและข้อมูลที่รวบรวมได้ต่อไป

บทสรุป

ในขณะที่หลาย ๆ องค์กร พยายามทำให้พนักงานของเขา Engage ในสถานที่ทำงานในช่วงเวลาที่ต้องทำงานแบบ Work From Home หรือแบบผสมผสานนั้น การทำแบบสำรวจความสุขรายวันกลายเป็นส่วนสำคัญของโปรแกรมส่งเสริม Employee Engagement และ Pulse Surveys ยังเป็นทางเลือกที่มีประสิทธิภาพซึ่งจะมาทดแทนการทำแบบสำรวจ Employee Engagement ประจำปี เพื่อรวบรวมฟีดแบ็กจากพนักงานแบบเรียลไทม์และช่วยให้ผู้นำองค์กรและผู้จัดการดำเนินการต่อไปได้อย่างเหมาะสม เพื่อที่จะได้เห็นถึงผลลัพธ์ทางธุรกิจอย่างชัดเจน ผู้นำองค์กรและผู้จัดการควรตรวจสอบให้แน่ชัดว่า การนำ Pulse Surveys มาใช้งานนี้ มีกลยุทธ์เมตริกที่พัฒนามาอย่างดี การฝึกอบรมที่เหมาะสม การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ และการดำเนินการที่สามารถวัดผลได้

ที่ Happily.ai เราช่วยผู้นำองค์กรเปลี่ยนแบบสำรวจความสุขรายวันให้เป็นเครื่องมือสำหรับผู้นำโดยใช้แบบสำรวจ Employee Engagement แบบเรียลไทม์รวมไปถึงการวิเคราะห์บุคคล การนำเสนอข้อมูลเชิงลึกที่สามารถนำไปปฏิบัติได้สำหรับผู้นำองค์กรและผู้จัดการ เชื่อมต่อพนักงานของคุณได้แล้วตอนนี้ โดยการเยี่ยมชมเว็บไซต์ของเราที่นี่

Feedback

เอกสารอ้างอิง

[1] Silverman, R. E. (2014). Are you happy at work? Bosses push weekly polls. Wall Street Journal, http://www.wsj.com/articles/more-bosses-use-shortfrequent-polls-to-measure-morale-1417550446

[2] Welbourne, T. M. (2007). Are employee surveys evil? Ragan Communications Journal, 26–28. Also posted on line in 2008 at http://www.eepulse.com/documents/pdfs/are_surveys_evil.pdf

[3] Welbourne, T. M. (2016). The potential of Pulse Surveys: Transforming Surveys into leadership tools. Employment Relations Today, 43(1), 33–39. https://doi.org/10.1002/ert.21548

[4] https://blog.happily.ai/daily-pulse-surveys-a-game-changing-tool-for-managers-and-business/

[5] https://www.business2community.com/human-resources/employee-pulse-surveys-what-they-are-and-why-they-matter-02301119

[6] https://hbr.org/2002/02/getting-the-truth-into-workplace-surveys

[7] https://www.winningtemp.com/blog/annual-employee-engagement-surveys-vs-pulse-surveys

[8] Photo by Celpax on Unsplash