The science behind happier workplaces

Digital transformation ไม่ใช่แค่เรื่องเทคโนโลยี แต่เป็นเรื่องของ "คน"ที่ใช้เทคโนโลยี ในบทความนี้เราขอนำเสนอสี่องค์ประกอบสำคัญ ที่ช่วยทำให้คุณรู้ว่าองค์กรของคุณพร้อมหรือยังสำหรับการทำ Digital Transformation

ข้อมูลและการทำ Digital transformation

ในโลกที่พัฒนาไปอย่างไม่หยุดยั้งและมีการแลกเปลี่ยนข้อมูลกันมากมาย ทำให้เทคโนโลยีต่างๆ เข้ามาช่วยงานมนุษย์มากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นเทคโนโลยี AI, Machine Learning และอื่นๆ ซึ่งจะเห็นได้ว่าเทคโนโลยีที่กล่าวมานี้เป็นการนำข้อมูลมาใช้ทั้งสิ้น และจากบทความก่อนหน้านี้ที่ทางเราได้นำเสนอ การใช้ข้อมูลในการตัดสินใจและดูแลคนในองค์กร ทำให้เห็นได้ว่าการมีข้อมูลและนำข้อมูลไปใช้อย่างเหมาะสมเป็นสิ่งที่เป็นประโยชน์อย่างมากต่อทุกหน่วยงาน ดังนั้นเมื่อเราเห็นความสำคัญของข้อมูลแล้ว สิ่งที่เรามองข้ามไม่ได้เลยสำหรับการได้ข้อมูลมา และนำข้อมูลเหล่านี้มาใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุดนั้น หน่วยงานต้องมีความพร้อมในหลายๆ ด้านรวมถึงด้านเทคโนโลยีดิจิตัล และที่ได้ยินกันอย่างแพร่หลายคือการทำ Digital Transformation ในองค์กร ซึ่งท่านผู้อ่านหลายท่านคงเคยได้ยินกันมาบ้างแล้ว

จากบทความของ Gartner [1] ได้กล่าวว่า Digital Transformation สามารถอ้างอิงถึงสิ่งต่างๆ ที่นำเทคโนโลยีสารสนเทศหรือ IT เข้ามาประยุกต์ใช้เพื่อให้มีการใช้เทคโนโลยีทางดิจิทัลที่เหมาะสมและเกิดประโยชน์สูงสุด หรือเพื่อสร้างแบบจำลองทางธุรกิจทางดิจิทัลแบบใหม่ๆ ขึ้นมา โดยทั่วไปแล้ว Digital Transformation ถูกใช้กันอย่างแพร่หลายเพื่อกล่าวถึงการริเริ่มสิ่งที่ทันสมัยต่างๆ เช่น การใช้บริการในรูปแบบออนไลน์ การทำงานจากที่บ้าน (Work From Home) หรือการทำระบบเดิมให้ทันสมัยยิ่งขึ้น

digital transformation

องค์กรคุณพร้อมหรือยังสำหรับการทำ Digital Transformation?

ในปัจจุบันองค์กรต่างๆ พุ่งความสนใจในการที่จะทำให้หน่วยงานเป็นหน่วยงานดิจิตัลและมีความทันสมัยมากขึ้น โดยการนำเทคโนโลยีต่างๆ เข้ามาช่วยงานในองค์กรให้เกิด productivity และสร้าง revenue สูงสุด รวมถึงเพิ่มความคล่องตัวในการทำงาน สืบเนื่องมาจากสถานการณ์โควิด-19 ทำให้เห็นว่าเทคโนโลยีดิจิทัลจะช่วยให้ธุรกิจสามารถดำเนินได้อย่างต่อเนื่องท่ามกลางสถานการณ์ความไม่แน่นอนอีกด้วย [2] ดังนั้นการปรับเปลี่ยนจากระบบเดิมให้เป็นระบบใหม่ที่ใช้เทคโนโลยีมากขึ้น หรือการทำ Digital Transformation จึงเป็นสิ่งสำคัญและเป็นสิ่งที่หลายหน่วยงานพูดถึงกันอยู่

จากรายงาน The Thailand Digital Transformation Survey Report 2020 ของ Deloitte ให้ข้อมูลว่า มีองค์กร 52%  ที่มีการทำ Digital Transformation ไปแล้ว และ 48% ที่ยังอยู่ในขั้นตอนการเตรียมการและในบางหน่วยงานยังไม่ได้เริ่มทำ Digital Transformation กันเลย

จึงมีคำถามขึ้นมาว่า แล้วในฐานะขององค์กรหรือหน่วยงานเราจะรู้ได้อย่างไรว่าองค์กรของเราพร้อมที่จะทำ Digital Transformation ในองค์กรกันแล้ว ในบทความนี้เรานำเสนอการค้นพบของงานวิจัย [3]  ที่กล่าวถึง 4 องค์ประกอบหลักที่แสดงถึงความพร้อมขององค์กรในการเปลี่ยนแปลงทางดิจิตัล (โดยการศึกษาจากหน่วยงานสนามบิน) หรือ 4C นั่นก็คือ

  1. Clarity (CLA) ความชัดเจน เป็นสิ่งสำคัญในการดำเนินการทางดิจิตัลในองค์กร ทั้งในเรื่องกลยุทธทางดิจิตัลที่ชัดเจน, การมีผู้นำในการริเริ่มด้านดิจิตัล, การยกกรณีทางธุรกิจที่ชัดเจนในการเริ่มต้นดำเนินการ, และรวมไปถึงการสนับสนุนและมีส่วนร่วมจากผู้บริหารระดับสูง ซึ่งสิ่งนี้จะทำให้ผู้บริหารและบุคลากรในองค์กรมีวิสัยทัศน์และ Mindset ที่ชัดเจน และไปในทิศทางเดียวกัน [4]
  2. Collaboration (COL) ความร่วมมือ ในการดำเนินการใดๆ ในองค์กรนั้นต้องใช้ความร่วมมือจากหลายฝ่ายเพื่อให้งานสำเร็จลุล่วงไปด้วยดี การดำเนินการทางดิจิตัลก็เช่นกัน ที่ต้องอาศัยความร่วมมือที่มีประสิทธิภาพจากผู้ที่เกี่ยวข้อง (Stakeholders) และการมีช่องทางสำหรับนำเสนอไอเดียหรือบอกความต้องการของผู้ที่เกี่ยวข้อง รวมไปถึงมีการเรียนรู้จากความร่วมมือระหว่างกัน
  3. Capabilities (CAP) ความสามารถ จาก Forbes [5] กล่าวว่า Digital Transformation ไม่ใช่แค่เรื่องเทคโนโลยี หรือการ Disruption เท่านั้นแต่ยังเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับวิวัฒนาการที่มุ่งเน้นผู้คน (People-Oriented Evolution) ซึ่งจะเกี่ยวข้องกับคน, คุณค่า, การใช้ทรัพยากรที่เหมาะสมที่สุด, และการปรับตัว ดังนั้นความรู้และความเข้าใจในเรื่องเทคโนโลยีดิจิตัล และการสามารถระบุถึงทักษะและทรัพยากรที่จำเป็นของบุคลากรในองค์กรจึงมีความสำคัญ
  4. Culture (CUL) วัฒนธรรม รีวิวของ MIT Sloan Management [6] บอกกับเราว่า Digital Transformation ไม่ใช่แค่การนำเทคโนโลยีมาใช้มากขึ้นหรือทำให้เทคโนโลยีดีขึ้นเท่านั้้น แต่มันเกี่ยวกับความสอดคล้องกันทางดิจิตัลกับวัฒนธรรม, คน, โครงสร้าง, และงานขององค์กร ซึ่งจะเห็นได้ว่าวัฒนธรรมก็เป็นส่วนสำคัญส่วนหนึ่งในการทำ Digital Transformation ซึ่งวัฒนธรรมนี้จะรวมไปถึงแนวทางแบบไดนามิก (Dynamic Approach) [7] ที่ใช้ในการตัดสินใจ  และวัฒนธรรมที่ให้ความสำคัญและคุณค่ากับความคิดใหม่ๆ
readiness of digital transformation

สี่องค์ประกอบที่กล่าวมานี้เป็นสิ่งที่แสดงถึงความพร้อมขององค์กรในการดำเนินการ Digital Transformation ไม่ว่าจะเป็นเรื่องความชัดเจนในองค์กรทั้งส่วนนโยบาย, การดำเนินการ, และบุคลากร เรื่องความร่วมมือของทุกภาคส่วน เรื่องทักษะและความสามารถของบุคลากรในองค์กร รวมไปถึงเรื่องวัฒนธรรมองค์กรที่มีส่วนสำคัญในการส่งเสริมการเปลี่ยนแปลงทางดิจิตัลในองค์กร แต่จากสี่สิ่งที่กล่าวมานี้จะเกิดขึ้นไม่ได้เลย ถ้าผู้บริหาร, หัวหน้างาน, บุคลากรในองค์กร และผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องทั้งหมดไม่ลงมือทำหรือไม่มีการเตรียมความพร้อมเหล่านี้ ดังนั้นการที่องค์กรจะทราบได้ว่าพนักงานและผู้ที่เกี่ยวข้องมีความพร้อมมากน้อยแค่ไหนในการทำ Digital Transformation จึงเป็นสิ่งสำคัญ

การดำเนินการเตรียมความพร้อมสำหรับ Digital Transformation

เพื่อให้องค์กรสามารถเตรียมความพร้อมสำหรับการก้าวเข้าสู่องค์กรที่มี Digital Transformation ได้นั้น สามารถเริ่มได้จากการดำเนินการ ดังนี้

  1. ศึกษากลยุทธก่อนที่จะนำ Digital Transformation ไปใช้ภายในองค์กร เพื่อจะสามารถวางนโยบาย, การดำเนินการ และระบุบุคลากรที่ชัดเจน
  2. สอบถามความคิดเห็นของพนักงานในองค์กร เพื่อทำความเข้าใจว่าคนในองค์กรมีความเข้าใจไปในทิศทางเดียวกันกับองค์กรในการทำ Digital Transformation หรือไม่ เช่นเทคโนโลยีที่จะนำเข้ามาใช้ในองค์กรนั้นพนักงานเห็นถึงความเป็นไปได้ในการใช้งานให้เกิดประโยชน์ต่องานของพวกเขาหรือไม่ หรือพนักงานมีความกังวลว่าเทคโนโลยีจะถูกนำเข้ามาเพื่อแทนที่งานของพวกเขาหรือไม่
  3. เมื่อผู้บริหารหรือผู้นำองค์กรรู้ถึงความรู้สึกของพนักงานแล้ว ควรเน้นย้ำว่าการทำ Digital Transformation นี้เป็นโอกาสให้พนักงานได้มีโอกาสพัฒนาความสามารถของตนเองเพื่อให้เหมาะสมกับตลาดแรงงานในอนาคตได้
  4. ส่งเสริมและจัดการฝึกอบรมในส่วนของทักษะและความรู้ที่จำเป็นต่อการทำ Digital Transformation สำหรับคนในองค์กร
  5. ถ้าต้องการนำ Digital Transformation ไปใช้ในการดูแลลูกค้าขององค์กร ข้อมูลเชิงลึกจากกลุ่มลูกค้าเป็นสิ่งที่สำคัญอย่างมากในการใช้พิจารณาเทคโนโลยีที่จะนำมาใช้ และพิจารณาบุคลากรที่มีส่วนเกี่ยวข้องในการดำเนินการ
  6. ส่งเสริมวัฒนธรรมในองค์กรให้เป็นเหมือน Startup ใน Silicon Valley นั่นก็คือมีการตัดสินใจที่รวดเร็วและเปิดรับสำหรับความคิดเห็นใหม่ๆ เพราะในการทำ Digital Transformation นั้นต้องการการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว การตัดสินใจที่รวดเร็วจึงมีความสำคัญ [8]

บทสรุป
จากรายงานของ Harvard Business Review ที่กล่าวว่า Digital Transformation ไม่ใช่แค่เรื่องของเทคโนโลยีแต่เป็นเรื่องของคน และสิ่งนี้เข้ามาพัฒนาองค์กรให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น และให้มีความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้ามากขึ้น แต่ถ้าบุคลากรในองค์กรขาด Mindset ที่ถูกต้องในการเปลี่ยนแปลง และแนวทางการปฏิบัติขององค์กรในปัจจุบันมีข้อบกพร่อง แล้วการทำ Digital Transformation เองก็จะทำให้เห็นข้อบกพร่องนี้ชัดเจนยิ่งขึ้น

ดังนั้นในการทำ Digital Transformation โดยเริ่มจากการเข้าใจพนักงาน และสร้างวัฒนธรรมในองค์กรให้พร้อมจึงเป็นสิ่งที่ควรให้ความสำคัญมาเป็นอันดับต้นๆ ทาง Happily.ai สามารถช่วยองค์กรในการทำความเข้าใจพนักงาน และช่วยสร้างวัฒนธรรม Growth Mindset ให้เกิดขึ้นภายในองค์กร ไม่ว่าจะเป็นเรื่องการให้และรับ Feedback, การ Recognition กันในองค์กร, และการสื่อสารภายในองค์กร สิ่งเหล่านี้จะทำให้พนักงานพร้อมยอมรับสำหรับการเปลี่ยนแปลงต่างๆ ที่จะเกิดขึ้น และพร้อมที่จะเติบโตและมุ่งไปในทิศทางเดียวกันกับองค์กร สนใจแวะเยี่ยมชมเว็บไซต์เรา หรือทดลองใช้งานได้ เราพร้อมจะพาองค์กรของคุณไปสู่ Digital Transformation ตั้งแต่รากฐาน นั่นคือเริ่มที่บุคลากรในองค์กรของคุณนั่นเอง

apple

เอกสารอ้างอิง

[1] https://www.gartner.com/en/information-technology/glossary/digital-transformation#:~:text=Digital%20transformation%20can%20refer%20to,services%20online%20or%20legacy%20modernization.

[2] https://www.fujitsu.com/th/en/imagesgig5/2018_workplace_innovation_outcomes_05_download_2.pdf

[3]  N. Halpern, D. Mwesiumo, P.Suau-Sanchez, T. Budd, S.Bråthen, “Ready for digital transformation? The effect of organisational readiness, innovation, airport size and ownership on digital change at airports”, Journal of Air Transport Management, Volume 90, January 2021, 101949

[4] https://stepstraining.co/strategy/how-to-implement-hr-digital-transformation-to-the-organization

[5] https://www.forbes.com/sites/forbesbusinesscouncil/2020/06/04/five-ways-to-prepare-your-company-for-digital-transformation/?sh=4cf19d8d7f68

[6] G.C. Kane, D. Palmer, A.N. Phillips, D. Kiron, N. Buckley, “Aligning the organisation for its digital future”, MIT Sloan Manag. Rev., 26 (2016), (July)

[7] https://www.tavinstitute.org/projects/kurt-lewin-dynamic-approach-rule-2/#:~:text=The label 'dynamic approach' indicates,on within the social system.

[8] https://hbr.org/2019/03/digital-transformation-is-not-about-technology

[9] Background photo created by freepik - www.freepik.com