The science behind happier workplaces

การลาออกระลอกใหญ่ หรือ “The Great Resignation”

จากการแพร่ระบาดใหญ่ของไวรัสโควิด-19 ทำให้วิถีชีวิตคนเปลี่ยนแปลงไปมากมาย รวมถึงวิถีชีวิตการทำงานด้วย และด้วยรูปแบบการทำงานที่เปลี่ยนแปลงไป ทำให้คนทำงานต้องปรับตัวตามสถานการณ์ ทั้งความสามารถในการทำงานที่บ้าน การใช้เทคโนโลยีช่วยเหลือในการทำงานระยะไกล การจัดการงานและบริหารเวลาในการทำงานและการพักผ่อน แม้ว่าสถานการณ์โรคระบาดจะยังไม่จบลง แต่เราได้ผ่านช่วงวิกฤตหนักๆ มาได้ และในขณะที่เศรษฐกิจเกิดการฟื้นตัวหลังจากโควิดระบาดหนักรอบแรก มีกระแสหนึ่งเกิดขึ้นทางฝั่งสหรัฐอเมริกา นั่นก็คือ การลาออกระลอกใหญ่ หรือ “The Great Resignation” ที่มีรายงานจากกรมแรงงานถึงการลาออกจากงานของคนอเมริกันสูงถึง 4 ล้านคนในช่วงเดือนเมษายนที่ผ่านมา และยังมีอัตราการลาออกจากงานต่อเดือนสูงขึ้นอย่างต่อเนื่อง ขณะเดียวกันกับผลจากการศึกษาของบริษัท Microsoft  พบว่าพนักงานจากทั่วโลกกว่า 41 เปอร์เซนต์มีแนวโน้มที่จะลาออกจากงานที่ทำอยู่ภายในปี 2021 นี้ด้วยเช่นกัน ซึ่งจากการที่มีการลาออกจากงาน หรือเปลี่ยนงานกันใหม่ในช่วงนี้ทำให้หลายๆ องค์กรมีพนักงานใหม่หมุนเวียนเข้ามาในองค์กร และพนักงานเก่าบางส่วนที่รู้สึกว่าตัวเองเหมือนเริ่มงานใหม่อีกครั้งเมื่อเพื่อนร่วมงานเปลี่ยนเกือบยกทีม ดังนั้นการ Onboarding หรือ การอบรมและพัฒนาพนักงานใหม่ เป็นสิ่งสำคัญ และสิ่งนี้ไม่เพียงสำคัญต่อพนักงานใหม่ แต่การทำ Re-onboarding ยังสำคัญต่อพนักงานเก่าที่ต้องเผชิญกับสถานการณ์แบบนี้ด้วยเช่นกัน

ขั้นตอนการ Re-onboard สำหรับผู้จัดการ

จากข้อมูลการลาออกระลอกใหญ่ที่ได้กล่าวไปแล้ว ในฐานะผู้นำองค์กรควรส่งเสริมและสนับสนุนกลยุทธ์ที่ให้ผู้จัดการเตรียมตัวสำหรับการทำ Onboading กับพนักงาน โดย Liz Fosslien หัวหน้าฝ่าย Content ของ Humu, บริษัทที่มุ่งเน้นเรื่องการเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมในที่ทำงาน ได้นำเสนอ 6 ขั้นตอนที่ผู้จัดการควรเริ่มทำ หรือ Re-onboard กับพนักงานทุกคน ผู้จัดการสามารถส่งเสริมความสามัคคีภายในทีม ประสิทธิภาพในการทำงาน และความเป็นอยู่ที่ดี หรือ well-being ของพนักงานได้ ดังนี้

  1. เริ่มต้นด้วยการเชื่อมต่อกับพนักงาน
    ในช่วงเวลาสถานการณ์การแพร่ระบาด และเกิดการลาออกระลอกใหญ่นี้ ทำให้พนักงานหลายๆ คนที่ทำงานทางไกล หรือทำงานจากที่บ้าน ไม่สามารถเชื่อมต่อกับเพื่อนร่วมงานได้เท่าที่ควร โดยเฉพาะกับพนักงานใหม่ๆ ที่เข้ามาร่วมทีม ดังนั้นผู้จัดการหรือหัวหน้างานจึงมีส่วนสำคัญที่ช่วยขับเคลื่อนให้สมาชิกในทีมมีโอกาสได้เชื่อมต่อและรู้จักกันมากยิ่งขึ้น โดยผู้จัดการสามารถจัดการประชุมที่ช่วยเชื่อมต่อความรู้สึกนึกคิดของพนักงานในทีมให้บ่อยเท่าที่จะทำได้ อย่างเช่นการจัดประชุม  One-on-Ones ใช้เวลาประมาณ 30 นาที และเริ่มเปิดการประชุมด้วยหัวข้อเรื่องที่ไม่เคร่งเครียดหรือเรื่องเบาสมอง เช่นการถามเรื่องอาหารจานโปรด เป็นต้น และวิธีการนี้ยังเป็นวิธีที่สร้างพื้นที่ให้พนักงานได้เปิดใจคุย หรือสามารถใช้เทคนิค “High, Low, Ha” จากคำแนะนำของ Liz Fosslien โดยให้พนักงานแชร์เรื่องไฮไลท์ของสัปดาห์ที่ผ่านมา แชร์เรื่องที่รู้สึกว่าไม่ดี และแชร์เรื่องที่ทำให้หัวเราะได้
  2. เปิดรับผลงานที่มีเอกลักษณ์หรือลักษณะเฉพาะตัว
    ข้อความแรกที่ลูกทีมคุณอยากได้ยินคือ เขามีค่าเพียงใดกับงานที่พวกเขาได้ทำ และทำแตกต่างออกไปจากคนอื่นๆ ในการทดลองการ Onboarding หรือการดูแลพนักงานใหม่ ที่นักวิจัยสุ่มแบ่งพนักงานใหม่ให้เข้าร่วมหนึ่งในสามเซสชันที่ต่างกัน เซสชันแรก ให้พนักงานใหม่สะท้อนความคิดเห็นว่ามุมมองที่เป็นเอกลักษณ์ของพวกเขาสามารถช่วยให้พวกเขาประสบความสำเร็จในบทบาทหน้าที่ใหม่ได้อย่างไร เซสชันที่สอง สอบถามพนักงานใหม่ว่าเหตุใดพวกเขาจึงภูมิใจที่ได้ร่วมงานกับบริษัทนี้ และเซสชันที่สาม มุ่งเน้นการฝึกฝนและอบรมทักษะ หลังจาก 6 เดือนผ่านไป นักวิจัยพบว่ากลุ่มพนักงานใหม่ที่เข้าร่วมเซสชันแรกมีโอกาสที่จะลาออกน้อยและได้รับคะแนนความพึงพอใจจากลูกค้าสูงขึ้น

    ในการประชุม  One-on-Ones ถามพนักงานแต่ละคนให้สะท้อนความคิดของตนเองว่าอะไรที่พวกเขาทำได้ดีและสามารถประยุกต์ใช้ทักษะเหล่านั้นในงานของตนเอง และจากบทสนทนาเหล่านี้ สามารถกำหนดงานเริ่มต้นที่จะให้พนักงานแต่ละคนได้แสดงผลงานที่ใช้ความสามารถของตนเองได้ และในการประชุมทีม ควรให้การชื่นชมและยอมรับข้อเสนอแนะใหม่ๆ อย่างเช่น ลองใช้ประโยคนี้ดู “ฉันคิดไม่ถึงเลย ขอบคุณสำหรับการชี้ให้เห็นประเด็นนี้นะ”
  3. ช่วยให้พนักงานเรียนรู้ว่าใครรู้เรื่องอะไร
    ทีมที่มีประสิทธิภาพสูงสุดคือทีมที่มีทักษะ “การแบ่งปันความรู้” หรือความเข้าใจในความเชี่ยวชาญของแต่ละคน (ใครที่รับผิดชอบดูแลเรื่องอะไร) และวิธีที่ทุกคนทำงานร่วมกันเพื่อให้งานสำเร็จลุล่วงไปได้ด้วยดี เพื่อสร้างความรู้ที่แชร์กันได้ เริ่มจากการสร้างโอกาสสำหรับสมาชิกในทีมให้ทำงานร่วมกันและค้นหาว่าแต่ละคนมีความสามารถพิเศษในด้านใด คุณสามารถเริ่มด้วยการส่งอีเมลหรือส่งข้อความผ่านช่องทางการสื่อสารที่สมาชิกทุกคนในทีมสามารถโพสเกี่ยวกับปัญหาที่แต่ละคนพบเจอให้ผู้อื่นที่อาจมีประสบการณ์ที่เกี่ยวข้อง เพื่อแบ่งปันข้อมูลเชิงลึกได้
  4. ให้สมาชิกทุกคนในทีมร่วมกันทำภารกิจสามเดือน (ภารกิจระยะสั้น)
    แผนปฏิบัติการเร่งรัดหรือ Quick Wins เพื่อกระตุ้นให้เกิดแรงบันดาลใจและความมั่นใจของพนักงาน เพื่อให้ทีมได้บรรลุผลสำเร็จร่วมกันแต่เนิ่นๆ หัวหน้าสามารถรวมทีมและทำให้ทีมมีเป้าหมายระยะสั้นที่คาดหวังสูงแต่ทำได้จริง ตัวอย่างเช่น อเล็กซ์ ผู้จัดการทีมวิศวกร ได้ตั้งภารกิจสามเดือนสำหรับทีมของเขาในการเปิดตัวฟีเจอร์ใหม่ของผลิตภัณฑ์ที่ลูกค้าถามถึงมานานหลายปี โดยการมีเป้าหมายที่ชัดเจน เฉพาะเจาะจงนี้ ส่งผลให้ทีมทำงานได้ง่ายขึ้นทั้งการกำหนดหน้าที่ของแต่ละคนและขั้นตอนการทำงานที่ชัดเจน ทีมของอเล็กซ์มีการทำแผนงานในช่วง 30, 60, และ 90 วัน และทุกๆ ปลายสัปดาห์ทีมจะมารวมตัวกันเพื่อฉลองความก้าวหน้าร่วมกันและชื่นชมความสำเร็จของกันและกัน
  5. กำหนดความคาดหวังทางวัฒนธรรมที่ชัดเจน
    เมื่อคุณเป็นพนักงานใหม่ ความไม่แน่นอนที่ดูเหมือนเป็นเรื่องเล็กน้อยอาจกลายเป็นสาเหตุความเครียดครั้งใหญ่ได้ เพื่อต่อสู้กับความวิตกกังวลเหล่านี้ หัวหน้าควรหาเวลาให้ทีมเพื่อทำให้ทุกคนรู้และเข้าใจถึงบรรทัดฐานทางวัฒนธรรมและอารมณ์ มีหลักฐานทางวิทยาศาสตร์แสดงให้เห็นว่า การกำหนดความคาดหวังที่ชัดเจนล่วงหน้ามีอิทธิพลอย่างมากต่อประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน โดยลองตอบคำถามเหล่านี้ดู

    - เราแน่ใจได้อย่างไรว่าเพื่อนร่วมทีมที่ไม่ได้อยู่ในออฟฟิศยังมีสิทธิ์มีเสียงอยู่?
    - เราติดตามความก้าวหน้าและอัพเดทงานตลอดสัปดาห์ของแต่ละคนกันอย่างไร?
    - เราแต่ละคนอยากได้รับฟีดแบ็กอย่างไร?
    - เราควรกำหนดแนวทางอะไรในการประชุม?
    - อะไรที่ทีมโอเค ที่จะทำ (เช่น พักเบรค หรือถามคำถาม)?

    และเมื่อใส่คำตอบลงไปในแต่ละข้อแล้วอย่าลืมแชร์สิ่งเหล่านี้ในช่องทางที่ทุกคนสามารถเข้าถึงได้ง่ายด้วย
  6. ส่งเสริมบรรทัดฐานที่ดีต่อสุขภาพและประสิทธิผลการทำงานด้วยการชื่นชมและยอมรับกัน
    การจัดแสดงผลงานที่โดดเด่นหรือการแสดงการชื่นชมยินดีสำหรับพฤติกรรมที่สนับสนุนให้มี คือวิธีที่เร็วที่สุดในการกระตุ้นแรงบันดาลใจของพนักงาน สิ่งเหล่านี้เป็นการสร้างภาพที่ชัดเจนว่าอะไรคือสิ่งที่มีคุณค่าภายในทีมและยังช่วยส่งเสริมบรรทัดฐานที่แข็งแรงในเชิงบวกอีกด้วย และควรพิจารณาการฉลองความสำเร็จของทีมมากกว่าการฉลองรายบุคคล
    ในการทดลองหนึ่ง นักวิจัยแบ่งกลุ่มพนักงานออกเป็นกลุ่มละแปดคน จากนั้นทำการสุ่มส่งการ์ดขอบคุณในความพยายามไปยังพนักงานที่เป็น top performer ของกลุ่ม, พนักงานที่เป็น top three performers ของกลุ่ม, และพนักงานทุกคนในกลุ่ม ผลการทดลองพบกว่าการชื่นชมและขอบคุณ top three performers ส่งผลสู่การเพิ่มประสิทธิภาพโดยรวมของกลุ่มที่แข็งแกร่งที่สุด

    ท้ายที่สุดนี้ ยังเป็นการสร้างโอกาสสำหรับเพื่อนร่วมงานในการชื่นชมขอบคุณกันและกันอีกด้วย งานวิจัยแสดงให้เห็นว่าการได้รับคำชื่นชมจากเพื่อนร่วมงานทำให้พนักงานใหม่รู้สึกเชื่อมโยงกับองค์กรได้เร็วกว่าการได้รับคำชมจากผู้จัดการ
Employee re-onboarding

บทสรุป
อัตราการลาออกสูง การเปลี่ยนรูปแบบการทำงานเป็นการทำงานแบบผสมผสาน และความไม่แน่นอนของอนาคตที่ยังคงดำเนินต่อไป สิ่งเหล่านี้อาจหมายถึงความรู้สึกไม่มั่นคงของพนักงาน ในฐานะผู้จัดการหรือผู้นำองค์กรควรใช้ช่วงเวลานี้ในการเริ่มต้นใหม่หรือ Onboarding กับพนักงานทุกคน สิ่งนี้ช่วยในการเพิ่มความสามัคคีในทีม เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และทำให้ well-being ของพนักงานดีขึ้น และส่งผลต่อเนื่องถึงการเติบโตขององค์กรที่มีพนักงานเป็นผู้ขับเคลื่อนหลักนั่นเอง

happily.ai

เอกสารอ้างอิง

[1] https://thematter.co/quick-bite/the-great-resignation-is-coming/156273

[2] https://joshbersin.com/2021/12/from-the-great-resignation-to-the-great-migration/

[3]https://hbr.org/2021/08/its-time-to-re-onboard-everyone?utm_campaign=hbr&utm_medium=social&utm_source=linkedin

[4] Man photo created by freepik - www.freepik.com